Hotelrechnung buchen mit KI: Übernachtung zu 7 %, Frühstück und Nebenleistungen getrennt

Eine Rechnung, mehrere Steuersätze

Beispiel: zwei Nächte, Frühstück und Parkplatz

Beispiel: Hotelrechnung. Übernachtung 200,00 € netto (7 % = 14,00 €), Frühstück (Speisen) 24,00 € netto (7 % = 1,68 €), Parken 20,00 € netto (19 % = 3,80 €), zusammen 263,48 € brutto. Erst bucht der Inhaber eines Einzelunternehmens, dann eine GmbH.

Die Vorsteuer bleibt auf allen Zeilen abziehbar, auch beim Frühstück: Das Abzugsverbot für die Verpflegung des Inhabers betrifft die Betriebsausgabe, nicht die in der Rechnung ausgewiesene Steuer.

Einzelunternehmer
SKR03   4676  Übernachtung und Reisenebenkosten         220,00  (Übernachtung + Parken)
        4672  Reisekosten Unternehmer (nicht abz. Anteil)  24,00  (Frühstück)
        1571  Abziehbare Vorsteuer 7 %                      15,68
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %                      3,80
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L                 263,48
SKR04   6680  Übernachtung und Reisenebenkosten         220,00
        6672  Reisekosten Unternehmer (nicht abz. Anteil)  24,00
        1401  Abziehbare Vorsteuer 7 %                      15,68
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %                      3,80
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L                 263,48

GmbH (Geschäftsführer)
SKR03   4660  Reisekosten  244,00 + 1571  15,68 + 1576  3,80   an 1600  263,48
SKR04   6650  Reisekosten  244,00 + 1401  15,68 + 1406  3,80   an 3300  263,48

Frühstück im Zimmerpreis

Ist das Frühstück im Preis enthalten, weist die Rechnung es häufig als eigene Zeile aus; Getränke zum Frühstück tragen dabei 19 %. Für den Inhaber eines Einzelunternehmens ist Verpflegung auf der Reise nur über die Pauschalen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG); der Prüfhinweis der Software nennt dafür das Konto „Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil)“ (4672 bzw. 6672). Die ausgewiesene Vorsteuer bleibt abziehbar.

Steht nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück auf der Rechnung, rät die Software den Anteil nicht. Die Lohnsteuer-Richtlinien kürzen den Gesamtpreis in diesem Fall um 20 % der vollen Tagespauschale des Unterkunftsorts, im Inland 5,60 € je Frühstück (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR). Für die Umsatzsteuer hilft das nicht weiter; bitten Sie das Hotel deshalb um eine Rechnung mit getrennten Zeilen.

Arbeitnehmer und Geschäftsführer: Verpflegungspauschale kürzen

Weist die Rechnung die Unterkunft ausdrücklich als die eines Arbeitnehmers oder Mitarbeiters aus, etwa „Hotel für Mitarbeiter“, wählt die Software das Konto 4666 bzw. 6660 („Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand“), und dieses Konto hat Vorrang vor den Konten für Unternehmer und Kapitalgesellschaft. Der Prüfhinweis nennt die Kürzung: Hat der Arbeitgeber das Frühstück gestellt, ist die Verpflegungspauschale um 20 % des vollen Tagesbetrags zu kürzen, bei Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bei einer Tagespauschale von 28 € sind das 5,60 € für das Frühstück. Zahlt der Arbeitnehmer selbst etwas für die Mahlzeit, mindert das die Kürzung (Satz 10).

Auslandssteuer auf einer Hotelrechnung ist keine deutsche Vorsteuer; die Auslandspauschalen richten sich nach dem Land. Dauert die Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte länger als 48 Monate, sind Unterkunftskosten danach nur noch bis 1.000 € im Monat abziehbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG); auch das nennt der Hinweis. Die lohnsteuerliche Behandlung der Erstattung gehört in die Lohnabrechnung, die die Software derzeit nicht anbietet.

Die Hotelrechnung im Chat aufteilen

Ist die Verbindung eingerichtet (Claude oder ChatGPT verbinden), reicht nach der Reise:

Die Hotelrechnung aus Köln liegt im Belegeingang. Zeige mir den
Vorschlag mit allen Steuersätzen. Wo steckt das Frühstück? Wir
sind ein Einzelunternehmen, ich bin allein gereist. Bereite die
Trennung vor und lass mich bestätigen.

Mit list_receipts findet das Programm die Rechnung, get_receipt_proposal zeigt den Vorschlag samt Prüfhinweis und die Zeilen je Steuersatz. Soll der Frühstücksanteil auf ein anderes Konto, geschieht das über confirm_receipt mit einer Korrektur in mehreren Zeilen (vat_splits) und einer Begründung (reason), die als Prüfspur gespeichert wird. Eine Hotelrechnung aus dem Ausland trägt in der Regel ausländische Umsatzsteuer; die Software bucht sie ohne deutsche Vorsteuer.

Typische Fehler bei Hotelrechnungen

• Die ganze Rechnung mit 19 % oder die ganze Rechnung mit 7 % buchen. Üblich sind gemischte Rechnungen mit zwei Sätzen.
• Das Frühstück als Übernachtungskosten verbuchen und dadurch die Pauschalenregel umgehen.
• Die Vorsteuer des Frühstücks streichen: Sie bleibt abziehbar.
• Die Übernachtung eines Mitarbeiters auf das Unternehmer-Konto buchen, obwohl die Rechnung ihn als Gast ausweist.
• Auslandssteuer als deutsche Vorsteuer behandeln.

Reisender, Frühstück, Abwesenheit: Ihre Angaben

• Reisenden und Reisezweck bestätigen.
• Bei Bedarf beim Hotel eine Rechnung anfordern, die Frühstück und Getränke getrennt ausweist.
• Verpflegungspauschalen mit Abwesenheitszeiten festhalten.
• Den Vorschlag bestätigen, nachdem Sie die Zeilen gegen die Rechnung gelesen haben.

Häufige Fragen

Mit wie viel Prozent wird eine Hotelübernachtung besteuert?

Mit 7 % bei kurzfristiger Beherbergung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Parken und Getränke tragen 19 %.

Auf welches Konto buche ich Hotelübernachtungen?

Einzelunternehmer und Gesellschafter: SKR03 4676, SKR04 6680. GmbH: 4660 bzw. 6650. Arbeitnehmer, wenn der Beleg ihn als solchen ausweist: 4666 bzw. 6660.

Ist Frühstück als Betriebsausgabe abziehbar?

Für den Inhaber nur über die Verpflegungspauschalen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die Vorsteuer aus der Rechnung bleibt abziehbar.

Wie wird die Verpflegungspauschale bei Frühstück gekürzt?

Um 20 % des vollen Tagesbetrags, bei Mittag- und Abendessen um 40 % (§ 9 Abs. 4a EStG).

Was gilt bei einer Hotelrechnung aus dem Ausland?

Ausländische Umsatzsteuer ist keine deutsche Vorsteuer; die Software bucht eine solche Rechnung ohne Vorsteuerabzug. Weist die Rechnung gar keine Steuer aus, kann sie einen § 13b-Schlüssel vorwählen; ihr Hinweis sagt dann, dass bei einer im Ausland verbrauchten Leistung wie dem Hotel „Ohne Vorsteuer“ zu wählen ist.

Bucht Claude Hotelrechnungen allein?

Es bereitet vor und bucht nach Ihrer Bestätigung, wenn die Verbindung das Recht „Buchen“ hat.