Bewirtungskosten buchen mit KI: 70 % Aufwand, 30 % nicht abziehbar, Vorsteuer voll

Der Fall auf einen Blick

Beispiel: Abendessen mit einem Kunden

Beispiel: Rechnung eines Restaurants über 220,00 € brutto. Speisen 150,00 € netto (7 % = 10,50 €), Getränke 50,00 € netto (19 % = 9,50 €), zusammen 200,00 € netto und 20,00 € Vorsteuer. Die Rechnung ist noch offen und läuft über das Verbindlichkeitenkonto.

Zur Kontrolle: 140,00 + 60,00 + 10,50 + 9,50 ergibt 220,00 €, Soll und Haben stimmen überein. Gezahlt wird später mit der Firmenkarte oder per Überweisung; diese Zahlung wird der offenen Rechnung zugeordnet und berührt die Bewirtungskonten nicht mehr.

SKR03
4650  Bewirtungskosten                     140,00  (70 % von 200,00)
4654  Nicht abz. Bewirtungskosten            60,00  (30 % von 200,00)
1571  Abziehbare Vorsteuer 7 %                10,50
1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %                9,50
  an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L                  220,00

SKR04
6640  Bewirtungskosten                     140,00
6644  Nicht abz. Bewirtungskosten            60,00
1401  Abziehbare Vorsteuer 7 %                10,50
1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %                9,50
  an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L                  220,00

Was die Software mit dem Beleg macht

Gelangt das Foto oder die PDF der Gaststättenrechnung in den Belegeingang, erkennt die Software an Stichworten wie Restaurant, Gaststätte, Bistro oder Bewirtungsbeleg, dass ein Bewirtungsfall vorliegt. Sie rechnet die Aufteilung auf den Cent, bucht die Vorsteuer in voller Höhe und hängt eine Begründung an die Buchung: was erkannt wurde, welche Vorschrift gilt und was Sie noch prüfen sollten. Bei einem Kleinunternehmer misst die Software am Bruttobetrag, weil dort die nicht abziehbare Vorsteuer Teil der Kosten ist.

Weist die Rechnung Speisen und Getränke mit verschiedenen Sätzen aus, bucht die Software je Steuersatz eine Zeile und teilt jede davon 70/30. Gehen die Steuerzeilen centgenau auf, darf der Autopilot den Beleg buchen; sonst legt die Software ihn zur Bestätigung der Steuerzeilen vor, statt mehrere Sätze unbeaufsichtigt zu buchen.

Den Beleg bringen Sie auf drei Wegen herein: per Upload im Belegeingang der App, als Weiterleitung an die Beleg-Adresse Ihrer Gesellschaft oder über einen Hochlade-Link, den Claude oder ChatGPT für Sie erzeugt. Der Autopilot bucht nur eindeutige Fälle von allein; alles andere liegt als Vorschlag zur Bestätigung bereit.

Der Bewirtungsbeleg: was drinstehen muss

• Für die Betriebsausgabe verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen.
• Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen nach Satz 3 Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen. Der Name des Gastgebers und der Gäste gehört deshalb auf den Beleg oder auf ein angeheftetes Blatt.
• Fehlen Anlass und Teilnehmer, ist der Betriebsausgabenabzug insgesamt verloren, auch die 70 %. Die Vorsteuer bleibt nach Auffassung der Finanzverwaltung trotzdem abziehbar, wenn die Bewirtung betrieblich veranlasst und angemessen ist und nur die Formvorschriften fehlen (BMF-Schreiben vom 23.06.2005); für einen unangemessenen Teil entfällt sie.
• Die Software kann Anlass und Teilnehmer nicht aus einem Kassenbon erraten. Der Prüfhinweis an der Buchung erinnert daran. Für die Angaben führt sie zu jeder Bewirtungsbuchung einen digitalen Bewirtungsnachweis (Anlass und Teilnehmer, außerhalb einer Gaststätte auch Ort und Höhe); die Abschluss-Checkliste zeigt, wie viele Nachweise noch offen sind.

Den Restaurantbeleg im Chat freigeben

Ist die Verbindung eingerichtet (Anleitung: Claude oder ChatGPT verbinden), reicht ein Auftrag wie dieser:

Im Belegeingang liegt die Rechnung vom Restaurant vom 14.10.
Zeige mir den Buchungsvorschlag. Wenn die Aufteilung 70/30 ist und
der Anlass "Angebotsgespräch Muster GmbH, Teilnehmer: Frau Beispiel,
Herr Probe, ich" lautet, bestätige sie.

Zuerst sucht das Programm den Beleg mit list_receipts, dann holt es mit get_receipt_proposal den Vorschlag: Konten, Steuerschlüssel und den Hinweis, ob vor dem Buchen etwas zu prüfen ist. Gebucht wird erst nach Ihrem ausdrücklichen Ja mit confirm_receipt; den Anlass kann es dabei über eine Korrektur in den Buchungstext übernehmen, den Bewirtungsnachweis selbst führen Sie in der App. Fehlt der Beleg noch, liefert create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link, get_receipt_inbox_address die Beleg-Adresse. Ein Dateianhang im Chat erreicht die Software nicht als Datei; Ihre Bestätigung bezieht sich immer auf den Vorschlag in Ihrem Belegeingang. Für das Buchen braucht die Verbindung das Recht „Buchen“, das auf der Freigabeseite nicht vorgewählt ist.

Typische Irrtümer, auch bei Sprachmodellen

• Die Vorsteuer wird mit gekürzt. Ein Sprachmodell ohne Kontenkatalog rechnet gern 70 % vom Bruttobetrag und verschenkt 30 % der Vorsteuer. Richtig ist die Kürzung des Nettobetrags und der volle Vorsteuerabzug.
• Alles auf 4650. Dann fehlt das Konto für den nicht abziehbaren Teil, und die Steuererklärung muss ihn von Hand herausrechnen. Die Trennung auf 4654 bzw. 6644 macht ihn sichtbar.
• Ein einheitlicher Satz von 19 %. Seit 2026 trennen Gaststättenrechnungen Speisen (7 %) und Getränke (19 %); die Software übernimmt die ausgewiesenen Sätze und bucht je Steuersatz.
• Alle Essen sind Bewirtung. Die Verpflegung ausschließlich eigener Arbeitnehmer ist keine Geschäftsfreundebewirtung und gehört nicht in die 70/30-Aufteilung, siehe nächster Abschnitt.

Abgrenzung: das Arbeitsessen mit eigenen Mitarbeitern

Isst nur das eigene Team, etwa bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz, greift die Kürzung nicht. Der Katalog führt diesen Fall als eigenes Szenario auf dem Konto „Aufmerksamkeiten“ (SKR03 4653, SKR04 6643); der Aufwand ist voll abziehbar. Die Software wählt es, wenn der Beleg das ausdrücklich sagt, etwa „Arbeitsessen“ oder „Bewirtung eigener Mitarbeiter“, und keine Kunden nennt; sonst schlägt sie die Aufteilung vor, und der Prüfhinweis bittet, sie bei einem reinen Teamessen zu entfernen. Ein regelmäßiges Mitarbeiteressen kann Arbeitslohn sein und gehört dann in die Lohnabrechnung, die die Software derzeit nicht anbietet; stimmen Sie sich dafür mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Kanzlei ab. Maßgeblich ist R 19.6 LStR.

Auf Geschäftsreisen bewirtet sich der Inhaber eines Einzelunternehmens nicht selbst: Eigene Verpflegung ist nur über die Pauschalen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG abziehbar, die Restaurantrechnung gehört dann ohne Aufteilung auf „Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil)“ (4672 bzw. 6672), die Vorsteuer bleibt bei ordnungsgemäßer Rechnung abziehbar. Der Geschäftsführer einer GmbH reist als Arbeitnehmer; seine Verpflegung gehört zu den Reisekosten (4660 bzw. 6650).

Anlass, Gäste, Angemessenheit: Ihr Teil

• Anlass und Teilnehmer festhalten, am besten noch am Tag der Bewirtung.
• Die Angemessenheit beurteilen: Ein nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessener Teil ist weder als Betriebsausgabe noch bei der Vorsteuer abziehbar.
• Klären, ob wirklich Geschäftsfreunde dabei waren; ein reines Teamessen gehört nicht in die Aufteilung.
• Den Vorschlag bestätigen oder korrigieren. Für den Abzug steht Ihr Unternehmen ein, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Auf welche Konten buche ich Bewirtungskosten?

Im SKR03 auf 4650 (abzugsfähig, 70 %) und 4654 (nicht abzugsfähig, 30 %), im SKR04 auf 6640 und 6644. Die Vorsteuer geht auf das Vorsteuerkonto des jeweiligen Satzes.

Ist die Vorsteuer aus Bewirtungskosten abziehbar?

Ja, in voller Höhe, wenn die Rechnung ordnungsgemäß und die Bewirtung betrieblich veranlasst und angemessen ist (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Die 70/30-Kürzung betrifft nur die Betriebsausgabe.

Gilt die 70-Prozent-Grenze auch für Bewirtung in meinem Büro?

Ja, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG knüpft an die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass an, nicht an den Ort; außerhalb einer Gaststätte sind zusätzlich Ort, Tag und Höhe festzuhalten. Kaffee, Tee und Gebäck bei einer Besprechung gelten als Aufmerksamkeit und nicht als Bewirtung (R 4.10 Abs. 5 EStR).

Muss der Bewirtungsbeleg handschriftlich sein?

Das Gesetz verlangt schriftliche Angaben, aber keine Handschrift. Entscheidend ist, dass Anlass, Teilnehmer und bei Nicht-Gaststätten auch Ort, Tag und Höhe festgehalten sind.

Was ändert sich 2026 bei der Umsatzsteuer auf Restaurantrechnungen?

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsleistungen 7 %, Getränke bleiben bei 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Die Software übernimmt die Sätze, die auf der Rechnung stehen.

Kann Claude Bewirtungsbelege allein buchen?

Claude bereitet den Vorschlag vor und bucht erst nach Ihrer Bestätigung, wenn die Verbindung das Recht „Buchen“ hat. Anlass und Teilnehmer müssen Sie liefern.