SKR03 und SKR04 mit KI: warum die KI Ihren Kontenrahmen kennen muss

Zwei Ordnungen für dieselbe Buchhaltung

Beide Standardkontenrahmen der Kanzlei Software haben zehn Kontenklassen von 0 bis 9, ordnen sie aber nach verschiedenen Prinzipien: Der SKR03 folgt den Abläufen im Betrieb (Prozessgliederungsprinzip), der SKR04 dem Aufbau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (Abschlussgliederungsprinzip). Im SKR03 stehen die betrieblichen Aufwendungen deshalb in Klasse 4 und die Erlöse in Klasse 8, im SKR04 die Erträge in Klasse 4 und die Aufwendungen in den Klassen 5 und 6.

jahresabschluss.io führt beide Rahmen als Katalog samt Ihren eigenen Konten. Welcher gilt, legen Sie je Gesellschaft fest. Nach der ersten Buchung lässt sich der Kontenrahmen nicht mehr wechseln, weil jede Kontonummer im Journal nur zusammen mit ihrem Rahmen eine Bedeutung hat.

Häufige Konten im Vergleich

Bezeichnungen aus dem Kontenkatalog der Software, Stand Oktober 2026; maßgeblich ist immer die Kontenliste Ihrer Gesellschaft:

Konto                                        SKR03   SKR04
Kasse                                        1000    1600
Bank                                         1200    1800
Geldtransit                                  1360    1460
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen   1400    1200
Abziehbare Vorsteuer 19 %                    1576    1406
Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leist.  1600    3300
Umsatzsteuer 19 %                            1776    3806
Erlöse                                       8200    4200
Erlöse 19 % USt (Automatikkonto)             8400    4400
Wareneingang                                 3200    5200
Miete                                        4210    6310
Werbekosten                                  4600    6600
Telefon                                      4920    6805
Bürobedarf                                   4930    6815

Gleiche Nummer, anderes Konto: die Paare, auf die es ankommt

• 1000: Kasse im SKR03 – Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe im SKR04.
• 1200: Bank im SKR03 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im SKR04.
• 1400: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im SKR03 – Abziehbare Vorsteuer im SKR04.
• 1600: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im SKR03 – Kasse im SKR04.
• 1800: Privatentnahmen allgemein im SKR03 – Bank im SKR04.
• 4200: Raumkosten im SKR03 – Erlöse im SKR04.
• 4600: Werbekosten im SKR03 – Unentgeltliche Wertabgaben im SKR04.
• 4930: Bürobedarf im SKR03 – Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen im SKR04.

Ein Sprachmodell kennt beide Rahmen aus seinen Trainingsdaten. Fragt es nicht nach, welcher Rahmen gilt, kann es eine Nummer aus dem falschen Rahmen vorschlagen – und weil es die Nummer im anderen Rahmen auch gibt, wirkt der Vorschlag auf den ersten Blick plausibel. Auffallen würde der Fehler erst in Saldenliste, BWA oder Jahresabschluss.

So erfährt die KI Ihren Rahmen

• get_entity liefert die Stammdaten der Gesellschaft, darunter den Kontenrahmen; get_entity_settings nennt zusätzlich Gewinnermittlung, Versteuerungsart und Voranmeldungszeitraum.
• list_accounts durchsucht den Kontenrahmen samt eigenen Konten nach Nummer oder Bezeichnung, zum Beispiel mit dem Suchbegriff „Bürobedarf“.
• list_hgb_positions nennt die Posten in Bilanz und GuV, denen ein Konto zugeordnet werden kann.
• Beim Buchen über create_journal_entry prüft der Buchungskern den Steuerschlüssel gegen Kontenrahmen und Sachverhalt. Ob das Aufwandskonto inhaltlich passt, prüft dagegen keine Regel – das muss der Vorschlag leisten.
• Belege aus dem Belegeingang bringen ihren Vorschlag bereits mit (get_receipt_proposal); die Software bildet ihn aus dem Katalog Ihrer Gesellschaft.

Am einfachsten ist eine feste Anweisung in Ihrem KI-Programm, etwa in den Anweisungen eines Claude-Projekts: „Frage vor jedem Buchungsvorschlag mit get_entity den Kontenrahmen ab, suche Konten nur mit list_accounts und nenne zu jeder Kontonummer die Bezeichnung.“ Wer zu jeder Nummer die Bezeichnung lesen muss, bemerkt eine Verwechslung sofort – „4930 Bürobedarf“ fällt in einer SKR04-Gesellschaft auf, weil die Liste dort etwas anderes zurückgibt.

Beispiel: dieselbe Barzahlung in beiden Rahmen

Druckerpapier für 59,50 € brutto, bar bezahlt, 19 % Vorsteuer (Beispiel):

Sie:     Ich habe Druckerpapier für 59,50 € bar bezahlt, der Beleg
         liegt im Belegeingang.
Claude:  [get_entity]       Kontenrahmen: SKR04
         [list_accounts]    Suche „Bürobedarf“ → 6815 Bürobedarf
         „Vorschlag: Kassenauszahlung 59,50 €, Gegenkonto 6815,
          Steuerschlüssel V19, Beleg verknüpfen. Soll ich buchen?“
Sie:     Ja.
Claude:  [book_cash_entry]  gebucht im Kassenbuch

Im SKR04                         Soll      Haben
6815 Bürobedarf                 50,00
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %   9,50
1600 Kasse                                 59,50

Im SKR03                         Soll      Haben
4930 Bürobedarf                 50,00
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %   9,50
1000 Kasse                                 59,50

Falsch: SKR03-Nummern in einer SKR04-Gesellschaft
„4930 an 1000“ hieße dort: Erträge aus der Auflösung von
Rückstellungen an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe –
ausgeglichen, aber ohne jeden Sinn.

Eigene Konten und Personenkonten

Reicht der Katalog nicht, legt upsert_account ein eigenes Sachkonto an: vierstellig oder sechs- bis achtstellig, mit Bezeichnung, Posten in Bilanz oder GuV und Normalseite. Katalogkonten lassen sich umbenennen, ausblenden oder einem anderen Posten zuordnen; jede Änderung steht in der Stammdaten-Historie. Personenkonten für Kunden und Lieferanten sind fünfstellig und entstehen mit dem Geschäftspartner. Lassen Sie ein KI-Programm neue Konten nur nach Ihrer Bestätigung anlegen.

Auch Bankkonten folgen dem Rahmen: Das erste Bankkonto erhält im SKR03 das Sachkonto 1200, im SKR04 die 1800. Weitere Banken bekommen eigene Konten wie 1210 oder 1820, damit jede Bank ihr eigenes Kontenblatt hat und der Abgleich zwischen Bankbestand und Sachkonto aufgeht.

Grenzen

• Nach der ersten Buchung ist der Kontenrahmen fest. Entscheiden Sie vorher, am besten gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.
• Kanzlei Software veröffentlicht die Rahmen in jährlichen Fassungen; einzelne Bezeichnungen können sich ändern. Maßgeblich ist, was list_accounts für Ihre Gesellschaft liefert, nicht eine Liste aus dem Internet.
• Automatikkonten wie 8400 im SKR03 und 4400 im SKR04 tragen den Steuersatz schon im Konto. Ob und wie Sie sie nutzen, klären Sie mit Ihrer Kanzlei, bevor eine KI darauf bucht.
• Auch mit dem richtigen Rahmen bleibt die Zuordnung eine fachliche Entscheidung: ob ein Aufwand betrieblich ist und welches Konto ihn am besten beschreibt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen SKR03 und SKR04?

Der SKR03 ordnet die Konten nach den Abläufen im Betrieb, der SKR04 nach der Gliederung von Bilanz und GuV. Beide haben zehn Kontenklassen, belegen sie aber unterschiedlich – deshalb bedeuten gleiche Nummern oft verschiedene Konten.

Welchen Kontenrahmen sollte meine GmbH nehmen?

Das entscheiden Sie am besten mit Ihrer Kanzlei; die Software führt beide. Wichtig ist, dass die Wahl vor der ersten Buchung fällt.

Kann ich später von SKR03 auf SKR04 wechseln?

In der Software nicht, sobald die Gesellschaft die erste Buchung hat. Jede Kontonummer im Journal hätte nach einem Wechsel eine andere Bedeutung.

Woher weiß Claude, welchen Rahmen meine Gesellschaft nutzt?

Aus get_entity: Die Stammdaten nennen den Kontenrahmen. Bitten Sie Claude, ihn vor jedem Buchungsvorschlag abzufragen und Konten mit list_accounts zu suchen.

Kann die KI eigene Konten anlegen?

Mit dem Recht zum Buchen ja, über upsert_account. Lassen Sie sich Nummer, Bezeichnung und Posten vorher zeigen und bestätigen Sie erst dann.

Gilt der Kontenrahmen auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner?

Ja. Auch wer seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, bucht bei jahresabschluss.io auf Konten des SKR03 oder SKR04; die Vorschau der Anlage EÜR (get_euer) wird aus diesen Buchungen abgeleitet.

Warum ist eine verwechselte Kontonummer so heikel?

Weil der Buchungssatz trotzdem ausgeglichen ist und keine Summenprüfung anschlägt. Der Fehler verschiebt Beträge zwischen Aufwand, Ertrag und Bilanz und fällt oft erst im Abschluss auf.