Bankabgleich mit Claude: Zahlungen und offene Rechnungen zusammenführen

Woher die Bankumsätze kommen

Claude verbindet keine Bank. Die Bankanbindung und die Zuordnung eines Kontos zu seinem Sachkonto richten Sie einmal in der App ein; eine Anmeldung bei der Bank ist über die Schnittstelle bewusst nicht möglich. Danach holt die Software die Umsätze selbst ab, und ihre Automatik bucht, was eindeutig ist. Für Claude bleibt, was offen steht: Umsätze mit dem Status unbooked.

Ohne automatischen Abruf geht es über eine Datei: import_bank_statement liest einen Kontoauszug als CSV, CAMT.053 oder MT940 für ein Bankkonto ein, das in der App angelegt und einem Sachkonto zugeordnet ist; die Software prüft dabei Konto, Salden und Dubletten. Ist Claude noch nicht mit Ihrer Buchhaltung verbunden, folgen Sie zuerst der Anleitung „Claude verbinden“. Zum Zuordnen und Buchen braucht die Verbindung das Recht „Buchen“.

Das Gespräch: vom Kontoauszug zur Entscheidung

Ein Auftrag, wie Sie ihn schreiben könnten:

Mach bitte den Bankabgleich für Oktober.
Zeig mir alle noch offenen Umsätze und daneben,
zu welcher offenen Rechnung sie vermutlich gehören.
Ordne erst zu, wenn ich die Liste bestätigt habe.
Was zu keiner Rechnung passt, frag mich einzeln.

Beispiel: fünf Zeilen auf dem Kontoauszug

Beispielumsätze (Beträge erfunden) und was mit ihnen geschieht:

• +1.399,40 € mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck: passt genau zu einer offenen Ausgangsrechnung. Zuordnung mit match_bank_transaction, die Forderung ist ausgeglichen.
• +500,00 € von einem Kunden mit einer offenen Rechnung über 1.190,00 €: Teilzahlung. Nach der Zuordnung bleiben 690,00 € offen und erscheinen weiter in den offenen Posten.
• −1.166,20 € an einen Lieferanten, Rechnung über 1.190,00 € mit 2 % Skonto: 1.190,00 € × 0,98 = 1.166,20 €. Ob der Abzug zum vereinbarten Skonto passt, prüft die Software wie in der App; Claude erfindet keine Differenzbeträge.
• −2.000,00 € „Übertrag Tagesgeld“: kein Aufwand, sondern eine Umbuchung zwischen eigenen Konten. book_bank_transaction mit kind transfer.
• −9,90 € Kontoführung ohne Beleg: Beim Bilanzierer bucht die Software diese Zeile nicht ohne Weiteres in den Aufwand. Gibt es eine freigegebene Regel für Bankentgelte, greift sie; sonst bleibt der Betrag als offener Posten stehen, bis der Beleg da ist.

Zuordnen, buchen oder ignorieren?

Die Hausregel beim Bilanzierer: keine GuV-Buchung aus der Bankzeile

Wer bilanziert, bucht Aufwand und Erlös aus dem Beleg, nicht aus dem Kontoauszug. Die Software setzt das auch für Claude durch: Ohne Beleg bucht ein Umsatz nicht direkt auf ein Aufwands- oder Erlöskonto, eine Aufteilung auf mehrere Gegenkonten wird beim Bilanzierer nicht gebucht, und eine einzelne Zeile wird als offener Posten geparkt. Kommt der Beleg später, gleicht er den Posten aus. Ausnahmen kennt die Software für Gebühren eines Zahlungsdienstleisters und für Bankentgelte mit freigegebener Regel.

Für Einnahmen-Überschuss-Rechner gilt das Gegenteil: Dort zählen Einnahmen und Ausgaben am Geldfluss, die Bankzeile ist der Zeitpunkt der Buchung. Ob Ihre Gesellschaft bilanziert oder eine EÜR erstellt, liest Claude vorher mit get_entity.

Danach abstimmen: Stimmt die Bank mit dem Buch überein?

list_bank_accounts mit dem Geschäftsjahr nennt je Bankkonto den Saldo laut Auszug und den Saldo laut Buchhaltung zum Auszugsstichtag. Weichen beide ab, sucht Claude mit Ihnen die Ursache: ein fehlender Umsatz, eine doppelte Erfassung, eine Bareinzahlung, die schon im Kassenbuch steht. Werte, die die Software nicht kennt, bleiben leer.

Eine falsche Zuordnung wird nicht gelöscht. list_payments zeigt die Ausgleiche mit ihrer clearing_id, storno_payment nimmt einen Ausgleich per Gegenbuchung zurück, und die Rechnung ist wieder offen. Ein falsch gebuchter Umsatz wird mit book_bank_transaction samt Begründung in einem Schritt storniert und neu gebucht.

Grenzen im Bankabgleich

• Bankanbindung, Kontozuordnung und die Pflege von Bankverbindungen laufen in der App; die IBAN eines Geschäftspartners kann Claude über die Schnittstelle nicht ändern.
• Aufteilen und Korrigieren über die Schnittstelle geht nur für Umsätze in Euro; Fremdwährungsumsätze bearbeiten Sie in der App.
• Ob eine Zahlung wirklich zu einer Rechnung gehört, entscheiden Sie. Claude schlägt vor; bei gleichem Betrag und fremdem Namen fragt es nach.

Häufige Fragen

Kann Claude mein Bankkonto mit der Buchhaltung verbinden?

Nein. Die Bankanbindung richten Sie in der App ein. Claude arbeitet mit den Umsätzen, die die Software abgeholt hat, oder liest einen Kontoauszug als CSV, CAMT.053 oder MT940 ein.

Was passiert bei einer Teilzahlung?

Claude ordnet den gezahlten Betrag der Rechnung zu; der Rest bleibt offen und erscheint weiter in den offenen Posten, bis die nächste Zahlung kommt.

Erkennt Claude Skonto?

Claude erkennt den Abzug am Betrag. Ob er zum vereinbarten Skonto passt, prüft die Software bei der Zuordnung wie in der App; frei erfundene Differenzen werden nicht gebucht.

Bucht Claude eine Bankgebühr ohne Beleg?

Beim Bilanzierer nicht direkt in den Aufwand. Greift keine freigegebene Regel für Bankentgelte, bleibt der Betrag als offener Posten stehen, bis der Beleg vorliegt.

Wie mache ich eine falsche Zuordnung rückgängig?

Mit storno_payment und der clearing_id aus list_payments. Die Rechnung ist danach wieder offen, und der Umsatz kann neu zugeordnet werden.

Was macht Claude mit privaten Umsätzen?

Auf einem Geschäftskonto bucht Claude eine private Zahlung nach Ihrer Bestätigung mit book_bank_transaction und der Art private_expense, damit der Bankbestand stimmt. Ausblenden mit ignore_bank_transaction passt nur für Umsätze, die nicht in diese Buchhaltung gehören. Welche Variante richtig ist, hängt von Rechtsform und Sachverhalt ab.