Buchhaltung für IT-Freelancer und IT-Dienstleister mit KI

Wer ist Ihr Kunde? Drei Fälle, drei Steuerschlüssel

Jede Rechnung mit einer 0-%-Position verlangt einen ausdrücklichen Steuerschlüssel; fehlt er, lehnt die Schnittstelle die Rechnung ab, statt einen Grund zu raten. Die USt-IdNr. des Kunden steht im Partnerstammsatz, von dort übernimmt der Agent sie in das Feld recipient.vat_id der Rechnung.

Die Zusammenfassende Meldung aus den Büchern

Sonstige Leistungen an Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet, für die der Kunde dort die Steuer schuldet, melden Sie in der Zusammenfassenden Meldung — für jedes Kalendervierteljahr bis zum 25. Tag nach dessen Ablauf (§ 18a Abs. 2 UStG).

Ihr Agent legt den Entwurf mit create_tax_draft an, art zm und period etwa 2026-Q4. Vorher fragt er Sie ausdrücklich, ob Dreiecksgeschäfte oder Meldezeilen außerhalb der Buchhaltung vorliegen; erst nach Ihrem Nein setzt er keine_sonderfaelle. Ein vorhandener Entwurf wird nie überschrieben. Danach prüft check_tax_filing amtlich ohne Versand, prepare_tax_filing friert die Werte ein, und mit dem Freigabe-Link aus request_tax_filing_approval schicken Sie die Meldung in der App ab.

Software-Abos und Cloud-Dienste aus dem Ausland

Welcher Schlüssel zu welcher Eingangsrechnung passt — die Kennzahlen stehen im Steuerschlüssel-Katalog der Software:

• Anbieter in einem anderen EU-Staat, Rechnung ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf Reverse Charge: RC19. Sie schulden die Steuer selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG), Kennzahlen 46 und 47; bei vollem Vorsteuerabzug steht derselbe Betrag als Vorsteuer in Kennzahl 67.
• Anbieter außerhalb der EU, etwa in den USA, Rechnung ohne Umsatzsteuer: RCB19 nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG, Kennzahlen 84, 85 und 67.
• Rechnung mit ausländischer Mehrwertsteuer, weil der Anbieter Sie wie einen Privatkunden behandelt: V0, denn ausländische Steuer ist keine deutsche Vorsteuer. Hinterlegen Sie Ihre USt-IdNr. im Kundenkonto des Anbieters, damit künftige Rechnungen ohne fremde Steuer kommen.
• Konto: Abos, Hosting und Cloud-Nutzung sind zeitlich befristete Überlassungen von Rechten (SKR03 4964, SKR04 6837) und laufen als Aufwand. Reicht ein Jahresabo über den Bilanzstichtag und nennt der Beleg den Leistungszeitraum, grenzt die Belegbuchung den Anteil des Folgejahres aktiv ab (§ 250 Abs. 1 HGB), sofern die Bagatellgrenze Ihrer Gesellschaft nicht greift; in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung entfällt das.

Reverse-Charge-Belege bucht die Automatik nicht ungesehen; sie liegen zur Prüfung bereit, bis Sie den Schlüssel bestätigt haben. Ist er im Stammsatz des Anbieters mit derselben USt-IdNr. und demselben Land bestätigt, kann die Automatik spätere Rechnungen dieses Anbieters selbst buchen. Auch als Kleinunternehmer schulden Sie die Steuer auf solche Leistungen; sie wird dann zu Aufwand, und für die betroffenen Zeiträume ist eine Voranmeldung abzugeben (§ 18 Abs. 4a UStG).

Laptop, Monitor, Server: sofort absetzen oder abschreiben

Selbständig nutzbare Geräte bis 800 € netto dürfen Sie im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abziehen (§ 6 Abs. 2 EStG). Erkennt die Belegerkennung ein solches Gerät, bucht sie es auf das Konto für geringwertige Wirtschaftsgüter (SKR03 0480, SKR04 0670). Güter über 250 € bis 1.000 € netto können Sie stattdessen in einen Sammelposten geben, der über fünf Jahre aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG).

Für Computerhardware samt Peripherie und für Software zur Dateneingabe und -verarbeitung darf steuerlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr angenommen werden; die volle Abschreibung im Anschaffungsjahr wird nicht beanstandet (BMF-Schreiben vom 22.02.2022). Diese Wahl treffen Sie ausdrücklich am Anlagegut: Bucht die Software die Rechnung, legt sie das Gerät im Anlagenverzeichnis an, und dort wählen Sie in der App die Nutzungsdauer von einem Jahr. Nimmt Ihr Agent ein Gerät, das noch nicht im Verzeichnis steht, mit create_fixed_asset auf, übergibt er dafür digital_afa_sofort mit einem Jahr Nutzungsdauer und linearer AfA. run_depreciation bucht dann den vollen Betrag im Anschaffungsjahr. Ohne die Wahl rechnet die Software linear über die angegebene Nutzungsdauer, in Zwölfteln ab dem Anschaffungsmonat. Ob die steuerliche Ein-Jahres-Annahme auch in einer Bilanz nach HGB stehen soll, besprechen Sie mit Ihrer Kanzlei.

Rechenbeispiel: Ein Notebook für 1.680 € netto liegt über der GWG-Grenze. Mit der Ein-Jahres-Wahl mindern die 1.680 € den Gewinn des Anschaffungsjahres vollständig; bei drei Jahren Nutzungsdauer und Kauf im Oktober wären es im ersten Jahr 140 € (drei von 36 Monaten).

Beispiel: Stundenrechnung an einen Kunden in Irland, im Gespräch mit Claude

Claude ist in claude.ai als eigener Konnektor mit der Adresse https://jahresabschluss.io/mcp verbunden; auf der Freigabeseite haben Sie „Buchen“ und „Rechnungen per E-Mail versenden“ gewählt. Der Auftrag (Beispielzahlen):

Bitte die Rechnung für Oktober an unseren Kunden in Dublin:
38 Stunden Backend-Entwicklung à 110 €, Leistungszeitraum Oktober 2026.
Der Kunde ist Unternehmer, seine USt-IdNr. steht im Stammsatz.
Bitte die Rechnung vor dem Ausstellen zeigen und sie danach
als PDF an die hinterlegte Adresse schicken.

• list_business_partners findet den Kunden mit USt-IdNr. und hinterlegter E-Mail-Adresse.
• Der Agent zeigt den Entwurf: eine Position, 38 Stunden in der Einheit HUR zu 110 €, netto 4.180,00 €, Steuersatz 0 % mit dem Schlüssel NSTB_EU, Leistungsdatum 31.10.2026. Ausgestellt wird erst nach Ihrem Ja; so weisen die Anweisungen unseres Servers Claude bei jeder Rechnung an.
• create_outgoing_invoice stellt die Rechnung aus und bucht Forderung und Erlös ohne Umsatzsteuer; der Vermerk zur Steuerschuldnerschaft steht auf der Rechnung. Danach lässt sie sich nur noch stornieren.
• send_outgoing_invoice verschickt sie an die beim Kunden hinterlegte Adresse — erst nachdem der Agent Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse genannt und Sie bestätigt haben.
• Am Quartalsende fließt die Rechnung in den Entwurf der Zusammenfassenden Meldung, den create_tax_draft aus den Büchern anlegt.

Freiberuflich, gewerblich oder GmbH: was sich ändert

Viele IT-Selbständige ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG): Einnahmen und Ausgaben zählen mit der Zahlung, Rechnungsabgrenzungen gibt es dort nicht. Die Buchführungspflicht des § 141 AO trifft nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte ab mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn; Freiberufler fallen nicht darunter. Ob Ihre Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, hängt vom Einzelfall ab.

Eine GmbH oder UG bilanziert immer; dann gehören aktive Rechnungsabgrenzung, Anlagenverzeichnis und ein Jahresabschluss nach HGB dazu, den Sie in der App erstellen. Der Agent liest mit get_entity, welche Gewinnermittlung für Ihre Gesellschaft gilt, und bucht danach — in der EÜR am Geldfluss, in der Bilanz mit Beleg und offenem Posten.

Was bei Ihnen bleibt

• Ob Ihr Kunde Unternehmer ist und wo er sein Unternehmen betreibt.
• Die Wahl zwischen Sofortabzug, Sammelposten und einem Jahr Nutzungsdauer.
• Rechnungen an Privatkunden im EU-Ausland mit dem Steuersatz ihres Landes: create_outgoing_invoice kennt nur die deutschen Sätze 19, 7 und 0 %, solche Fälle bearbeiten Sie in der App.
• Die Übermittlung von Voranmeldung und Zusammenfassender Meldung über den Freigabe-Link, mit Ihrer PIN.
• Ihre Einkommensteuererklärung: Sie entsteht im eigenen Modul der App und ist über die Schnittstelle gesperrt.
• Eine Lohnabrechnung für Angestellte bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Muss ich auf Rechnungen an Firmen in der EU Umsatzsteuer ausweisen?

Bei Dienstleistungen an Unternehmer in einem anderen EU-Staat in der Regel nicht: Der Ort der Leistung liegt beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG), und er schuldet die Steuer dort. Die Rechnung trägt den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und beide USt-IdNr.

Wie wird ein Software-Abo aus den USA gebucht?

Mit dem Schlüssel RCB19: Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus, Sie schulden sie nach § 13b UStG selbst. Bei vollem Vorsteuerabzug steht derselbe Betrag zugleich als Vorsteuer in der Voranmeldung, sodass sich beides aufhebt.

Kann ich einen Laptop für 1.500 € netto sofort absetzen?

Steuerlich ja, wenn Sie für Computerhardware die Nutzungsdauer von einem Jahr annehmen (BMF-Schreiben vom 22.02.2022). In der Software setzen Sie dafür beim Anlagegut digital_afa_sofort. Als geringwertiges Wirtschaftsgut gilt das Gerät mit 1.500 € nicht.

Bis wann ist die Zusammenfassende Meldung fällig?

Für Dienstleistungen nach § 3a Abs. 2 UStG bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendervierteljahres (§ 18a Abs. 2 UStG). Der Agent legt den Entwurf aus den Büchern an; abgeschickt wird über den Freigabe-Link in der App.

Erkennt die KI ausländische Mehrwertsteuer auf einer Rechnung?

Sie liest den ausgewiesenen Steuersatz. Ausländische Mehrwertsteuer ist keine abziehbare deutsche Vorsteuer; solche Rechnungen laufen mit V0, und der Bruttobetrag wird Aufwand.

Brauche ich als IT-Freelancer die Buchhaltung oder das EÜR-Abo?

Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es das EÜR-Abo, für bilanzierende Gesellschaften die Buchhaltung; beide schließen die Anbindung von Claude und ChatGPT ohne Aufpreis ein. Die aktuellen Preise stehen unter /preise.