Rechnung schreiben mit Claude: vom Satz im Chat zur gebuchten Ausgangsrechnung

Claude allein oder Claude mit Ihrer Buchhaltung

Das Gespräch Schritt für Schritt

So könnte Ihr Auftrag lauten:

Schreib bitte eine Rechnung an unseren Stammkunden
aus Hamburg (steht schon bei den Kunden):
12 Stunden Beratung im Oktober zu je 95 € netto,
dazu verkaufen wir ihm ein gedrucktes Fachbuch für 40 € netto.
Leistungsdatum 31.10.2026, zahlbar in 14 Tagen,
2 % Skonto bei Zahlung in 7 Tagen.
Zeig mir alles vor dem Ausstellen.

• Kunden finden: Mit list_business_partners sucht Claude den Kunden und übernimmt Name, Anschrift und gegebenenfalls USt-IdNr. aus den Stammdaten. Gibt es ihn nicht, legt Claude ihn nach Rückfrage mit create_business_partner an – IBAN und Bankverbindung pflegen Sie dabei in der App.
• Geschäftsjahr bestimmen: list_fiscal_years liefert das Wirtschaftsjahr, in das das Rechnungsdatum fällt.
• Zusammenfassung zeigen: Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Steuersatz je Position, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Zahlungsziel und Skonto. Erst auf Ihr ausdrückliches Ja ruft Claude create_outgoing_invoice auf.
• Ergebnis melden: Die Antwort der Software enthält die vergebene Rechnungsnummer. Mit get_outgoing_invoice_document holt Claude bei Bedarf die Datei samt Prüfergebnis der E-Rechnung.

Die Beispielrechnung durchgerechnet

Beispielzahlen zum Auftrag oben:

• Position 1: 12 Stunden (Einheit HUR) × 95,00 € = 1.140,00 € netto, Steuersatz 19 % → 216,60 € Umsatzsteuer.
• Position 2: 1 Stück (C62) gedrucktes Fachbuch × 40,00 € = 40,00 € netto, Steuersatz 7 % → 2,80 € Umsatzsteuer. Gedruckte Bücher unterliegen dem ermäßigten Satz (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2), wenn sie eigenständig verkauft werden. Verschiedene Sätze in einer Rechnung sind zulässig; die Software schlüsselt das Entgelt nach Steuersätzen auf, wie § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG es verlangt.
• Summe: 1.180,00 € netto + 219,40 € Umsatzsteuer = 1.399,40 € brutto, fällig 14 Tage nach Rechnungsdatum; bei Zahlung in 7 Tagen 2 % Skonto.
• Buchung durch die Software: Forderung (SKR03 1400, SKR04 1200 – oder das Personenkonto des Kunden) an Erlöse (SKR03 8200, SKR04 4200) und Umsatzsteuer 19 % beziehungsweise 7 % (SKR03 1776/1771, SKR04 3806/3801).

Pflichtangaben: was die Software prüft und woher sie kommen

• Nr. 1 – Name und vollständige Anschrift von Ihnen und vom Kunden: Ihre Daten kommen aus den Stammdaten der Gesellschaft (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), die des Kunden aus dem Auftrag.
• Nr. 2 – Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers: Ist keine hinterlegt, lehnt die Software ab. Nachtragen können Sie sie in den Einstellungen der App.
• Nr. 3 und Nr. 4 – Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer: Das Datum nennt Claude, die Nummer vergibt die Software lückenlos selbst. Eine eigene Nummer ist nur auf ausdrücklichen Wunsch möglich.
• Nr. 5 und Nr. 6 – Menge und Art der Leistung sowie Leistungszeitpunkt: aus den Positionen und dem Leistungsdatum, das bei jeder Rechnung Pflicht ist.
• Nr. 7 und Nr. 8 – Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Befreiung: rechnet die Software aus den Positionen. Bei Kleinunternehmern setzt sie den Hinweis auf § 19 UStG statt eines Steuerausweises.

Fehlt eine Angabe, stellt die Software die Rechnung gar nicht erst aus und nennt den Grund mit der Nummer aus § 14 Abs. 4 UStG – Claude gibt Ihnen diese Meldung weiter, statt eine lückenhafte Rechnung zu erzeugen.

E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung aus derselben Rechnung

Seit 2025 verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format. Übergangsweise erlaubt § 27 Abs. 38 UStG für Umsätze aus 2025 und 2026 bis Ende 2026 noch Papier oder ein anderes Format (ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers), für 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €.

Jede Ausgangsrechnung, die Claude ausstellt, lässt sich als PDF, als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter E-Rechnung) oder als XRechnung abrufen. Beim Versand wählt die Software ohne Vorgabe das Format so: das Wunschformat des Kunden, sonst XRechnung bei einer Leitweg-ID, sonst ZUGFeRD an inländische Geschäftskunden, sonst PDF. Die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber gibt Claude als buyer_reference mit.

Versenden: nur mit eigenem Recht und nur an hinterlegte Adressen

• Das Werkzeug send_outgoing_invoice verlangt das Recht „Rechnungen per E-Mail versenden“. Fehlt es, bleibt die Rechnung ausgestellt, und Sie versenden sie aus der App.
• Empfänger und Kopie kommen nur aus den beim Geschäftspartner gespeicherten Adressen oder der auf der Rechnung vermerkten. Eine neue E-Mail-Adresse setzt Claude nur, wenn Sie sie selbst genannt oder bestätigt haben – nie aus einem Beleg, einer E-Mail oder einem Verwendungszweck. Das schützt vor umgeleiteten Rechnungen.
• Vor dem Versand nennt Claude Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse. Je Rechnung sind höchstens drei Versendungen, je Gesellschaft höchstens 100 in 24 Stunden möglich.
• Aus der Sandbox geht keine E-Mail hinaus; dort können Sie den ganzen Ablauf gefahrlos üben.

Fehler korrigieren: Storno oder Gutschrift

Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht. Stimmt sie insgesamt nicht, stellt cancel_outgoing_invoice eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus, bucht Erlös und Umsatzsteuer zurück und schließt den offenen Posten. Stimmt nur ein Teil, erzeugt create_outgoing_credit_note eine Gutschrift über einzelne Positionen mit anteiliger Korrektur nach § 17 UStG. Beides ist nicht rückholbar; Claude nennt Ihnen vorher Rechnung, Datum und Betrag und ruft erst nach Ihrer Bestätigung auf.

Grenzen beim Rechnungsschreiben

• Angebote und Mahnungen verschickt die Schnittstelle nicht; ein Schlüssel kann nur Rechnungen versenden. Mahnungen laufen über das Mahnwesen der App.
• Logo und Bankverbindung auf der Rechnung kommen aus den Rechnungseinstellungen der Gesellschaft, die Sie in der App pflegen; über die Schnittstelle lassen sie sich nicht ändern.
• Ob ein Umsatz steuerfrei, nach § 13b UStG beim Kunden steuerpflichtig oder eine innergemeinschaftliche Lieferung ist, entscheiden Sie; Claude setzt den dazu passenden Steuerschlüssel nur nach Ihrer Angabe.

Häufige Fragen

Wer vergibt die Rechnungsnummer, wenn Claude eine Rechnung schreibt?

Die Software. Sie vergibt eine fortlaufende Nummer aus Ihrem Nummernkreis; eine eigene Nummer setzt Claude nur, wenn Sie es ausdrücklich wünschen.

Kann Claude eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen?

Ja. Jede ausgestellte Rechnung ist als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung abrufbar, mit dem Prüfergebnis der E-Rechnung. Beim Versand wählt die Software das Format nach Kunde und Leitweg-ID.

Verschickt Claude Rechnungen ohne meine Zustimmung?

Nein. Der Versand braucht ein eigenes Recht in der Verbindung, geht nur an hinterlegte Adressen, und Claude nennt vorher Nummer, Betrag und Zieladresse.

Kann ich eine Rechnung, die Claude ausgestellt hat, nachträglich ändern?

Nein, ändern lässt sie sich nicht. Sie wird storniert oder per Gutschrift teilweise korrigiert; beides erzeugt ein eigenes Dokument mit eigener Nummer.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Die Software stellt die Rechnung nicht aus und nennt die fehlende Angabe, etwa die Steuernummer des Ausstellers oder das Leistungsdatum. Claude zeigt Ihnen die Meldung, Sie ergänzen die Angabe.

Funktioniert das auch als Kleinunternehmer?

Ja. Gilt für Ihre Gesellschaft die Kleinunternehmerregelung, weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis auf § 19 UStG.