Offene Posten mahnen mit Claude: vom Überblick zum Mahnentwurf

Erst die Bank, dann die Mahnung

Die peinlichste Mahnung ist die an einen Kunden, der längst bezahlt hat. Bitten Sie Claude deshalb zuerst, die noch nicht gebuchten Bankumsätze anzusehen (list_bank_transactions mit Status unbooked): Steht dort ein Zahlungseingang mit passender Rechnungsnummer, gehört er zuerst zugeordnet. Ist Claude noch nicht mit Ihrer Buchhaltung verbunden, folgen Sie vorher der Anleitung „Claude verbinden“.

Das Gespräch: was Sie fragen, was Claude liest

Ein Auftrag am Monatsende:

Welche Kundenrechnungen sind überfällig?
Sortiere nach Tagen über Fälligkeit, zeig Restbetrag und
ob schon etwas gezahlt wurde. Prüf vorher die offenen
Bankumsätze, ob eine Zahlung noch nicht zugeordnet ist.
Schlag mir je Kunde vor: Erinnerung oder Mahnung.

Beispiel: drei überfällige Rechnungen am 30.10.2026

Beispielzahlen, wie Claude sie Ihnen aufbereiten kann:

• Rechnung A über 2.380,00 €, fällig am 15.09.2026, nichts gezahlt: 45 Tage über Fälligkeit. Derselbe Kunde hat die letzten drei Rechnungen jeweils rund drei Wochen zu spät bezahlt. Vorschlag: Mahnung.
• Rechnung B über 595,00 €, fällig am 01.10.2026: 29 Tage über Fälligkeit, Kunde zahlt sonst pünktlich. Vorschlag: freundliche Zahlungserinnerung, vielleicht ist die Rechnung nicht angekommen.
• Rechnung C über 1.190,00 €, fällig am 10.10.2026, am 18.10. kamen 500,00 €: Rest 690,00 €, 20 Tage über Fälligkeit. Vorschlag: Erinnerung über den Restbetrag mit Dank für die Teilzahlung.
• Summe der überfälligen Forderungen: 3.665,00 €. Diese Zahl und die Reihenfolge sind Claudes Vorschlag – welcher Kunde gemahnt wird, entscheiden Sie.

Der Entwurf: eine Erinnerung im Ton Ihres Hauses

So könnte Claude die Erinnerung zu Rechnung B formulieren:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung B vom 17.09.2026

Guten Tag,

in unserer Buchhaltung ist die Rechnung B über 595,00 €,
fällig am 01.10.2026, noch offen. Vielleicht ist sie
untergegangen – die Rechnung hängt noch einmal an.

Bitte überweisen Sie den Betrag in den nächsten 7 Tagen.
Haben Sie bereits gezahlt, betrachten Sie diese Nachricht
bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Den Ton bestimmen Sie: Für Stammkunden bitten Sie um eine freundlichere Fassung, bei der zweiten Mahnung um eine bestimmtere. Die Rechnung für den Anhang laden Sie in der App herunter; mit get_outgoing_invoice_document kann Claude vorher nachsehen, welche Fassung zugestellt wurde. Verzugszinsen oder Kosten setzt Claude nur in den Text, wenn Sie das ausdrücklich wünschen – und dann sollten die Beträge aus dem Mahnwesen der App kommen.

Was das Mahnwesen der App übernimmt

• Mahnlauf mit Stufen: Sie wählen die fälligen Posten aus, die Software schlägt die nächste Mahnstufe vor und zeigt vor dem Versand eine Vorschau. Mehrere Mahnungen gehen nacheinander per E-Mail hinaus.
• Verzug und Zinsen: Die Liste zeigt, seit wann ein Kunde im Verzug ist. Verzugszinsen rechnet die Software mit dem Basiszinssatz aus einer gepflegten Tabelle und dem Zuschlag je nachdem, ob der Kunde Verbraucher ist.
• Pauschale: Die 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB setzt die Software nur gegenüber Kunden an, die keine Verbraucher sind, und nur einmal je Forderung.
• Sperren und Sonderfälle: Eine Mahnsperre beim Kunden verhindert Mahnlauf und Versand. Bestrittene, gestundete und in Raten gezahlte Posten werden nicht automatisch ausgewählt, und ein Filter zeigt Forderungen, deren Verjährung bald endet.

Verzug, Zinsen, Pauschale: die Rechtslage kurz

In Verzug kommt ein Kunde nach § 286 Abs. 1 BGB durch eine Mahnung nach Fälligkeit. Ohne Mahnung tritt Verzug ein, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), und bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB) – gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.

Der Verzugszins beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB), bei Entgeltforderungen aus Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli und wird von der Deutschen Bundesbank bekannt gemacht (§ 247 BGB) – eine feste Zahl gibt es deshalb nicht, und Claude sollte keine aus dem Gedächtnis einsetzen. Ist der Schuldner kein Verbraucher, kommt die Pauschale von 40 € hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB); sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.

Versenden: was über Claude geht und was nicht

• Mahnungen versendet die Anbindung nicht: Ein Schlüssel kann nur Rechnungen per E-Mail verschicken, keine Mahnungen und keine Angebote.
• Mit dem Recht „Rechnungen per E-Mail versenden“ kann Claude eine Rechnung mit send_outgoing_invoice erneut zustellen – mit dem Standardtext, an eine beim Kunden hinterlegte Adresse, höchstens dreimal in 24 Stunden. Das ist eine Rechnungskopie, keine Mahnung.
• Eine E-Mail-Adresse aus einer Kundenantwort oder einem Verwendungszweck übernimmt Claude nicht ungefragt in die Stammdaten; neue Adressen setzt es nur, wenn Sie sie nennen oder bestätigen.

Grenzen beim Mahnen: was Ihre Entscheidung bleibt

• Ob ein Kunde gemahnt wird, welche Stufe, welche Kosten: Ihre Entscheidung. Claude liefert Übersicht und Text.
• Inkasso und gerichtliches Mahnverfahren übernimmt Claude nicht.
• Ob ein Kunde Verbraucher ist, steht in den Stammdaten der App; über die Anbindung sieht Claude diese Angabe nicht verlässlich und fragt deshalb nach, bevor es Zinssätze oder die Pauschale erwähnt.

Häufige Fragen

Kann Claude Mahnungen verschicken?

Nein. Claude findet überfällige Posten und schreibt Entwürfe. Förmliche Mahnungen erzeugen und versenden Sie im Mahnwesen der App; über die Anbindung lassen sich nur Rechnungen per E-Mail zustellen.

Welche Rechte braucht Claude zum Mahnen?

Zum Auswerten und Formulieren genügt das Recht „Lesen“. Nur wenn Claude eine Rechnungskopie erneut zustellen soll, braucht die Verbindung zusätzlich das Recht zum Versand per E-Mail.

Ab wann ist ein Kunde in Verzug?

Nach einer Mahnung nach Fälligkeit, ohne Mahnung bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin und bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 BGB), bei Verbrauchern nur mit Hinweis in der Rechnung.

Berechnet Claude Verzugszinsen?

Claude kann die Formel erklären, kennt aber den aktuell gültigen Basiszinssatz nicht verlässlich. Die Zinsen rechnet das Mahnwesen der App mit einer gepflegten Tabelle des Basiszinssatzes.

Wie berücksichtigt Claude Teilzahlungen?

list_open_items zeigt nur den Restbetrag, und list_payments nennt die einzelnen Zahlungen mit Datum. Claude kann so gezielt an den offenen Rest erinnern.

Bekommt jeder Kunde die 40-Euro-Pauschale berechnet?

Nein. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur gegenüber Schuldnern, die keine Verbraucher sind, und das Mahnwesen der App setzt sie je Forderung nur einmal an.