KI-Debitorenbuchhaltung: von der Rechnung bis zum Zahlungseingang

Der Kreislauf einer Forderung

• Rechnung ausstellen: create_outgoing_invoice vergibt eine Rechnungsnummer und bucht Forderung, Erlös und Umsatzsteuer. Danach lässt sich die Rechnung nur noch stornieren.
• Versenden: send_outgoing_invoice schickt die Rechnung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung per E-Mail – nur an Adressen, die beim Kunden hinterlegt sind oder auf der Rechnung stehen. Dafür braucht die Verbindung das Recht „Rechnungen per E-Mail versenden“.
• Zahlungseingang zuordnen: Die Software gleicht Bankumsätze zuerst mit offenen Rechnungen und Posten ab; was offen bleibt, ordnet Ihr KI-Programm mit match_bank_transaction zu.
• Überfälliges erkennen: list_open_items mit kind=debitor zeigt Restbetrag und Fälligkeit je Rechnung; überfällig ist, was nach dem Fälligkeitstag noch offen steht.
• Mahnen: in der App unter „Mahnwesen“, mit Mahnstufen, Verzugszinsen und Mahnschreiben.
• Zweifelhafte Forderungen: Einzel- und Pauschalwertberichtigungen bilden Sie in der App unter „Zweifelhafte Forderungen“.

Rechnung stellen per Satz im Chat

Verbunden? Sonst zuerst die Anleitung „Claude und ChatGPT anbinden“. Dann reicht ein Auftrag wie dieser:

Stell dem Kunden aus unseren Stammdaten, mit dem wir die Beratungstage vereinbart haben, eine Rechnung:
3 Beratungstage zu je 1.200 € netto, 19 % USt, Leistung vom 20. bis 22.10.2026.
Zahlungsziel 14 Tage, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.
Zeig mir Empfänger, Positionen und Endbetrag vor dem Ausstellen. Versende erst nach meinem zweiten Ja.

Das Programm sucht den Kunden mit list_business_partners und bereitet create_outgoing_invoice vor: Empfänger mit Anschrift, Positionen mit Menge, Netto-Einzelpreis und Steuersatz, Leistungsdatum, payment_terms_days 14, skonto_percent 2 und skonto_days 7. Die Anweisungen des Servers verlangen, dass es Ihnen Empfänger und Betrag zeigt und erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung ausstellt, denn die vergebene Nummer lässt sich nicht zurückholen.

Für den Versand ruft es send_outgoing_invoice auf, wieder erst nach Ihrem Ja, mit Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse vor Augen. Ohne Formatangabe wählt die Software das passende Format: die Vorgabe des Kunden, bei hinterlegter Leitweg-ID die XRechnung, an inländische Geschäftskunden ZUGFeRD, sonst PDF. Je Rechnung sind höchstens 3 Versendungen und je Unternehmen 100 in 24 Stunden möglich.

Zahlungseingänge zuordnen

Viele Zahlungseingänge ordnet die Software beim Kategorisieren der Bankumsätze selbst zu: Bevor sie überhaupt ein Konto vorschlägt, sucht sie die passende offene Rechnung oder den offenen Posten. Was danach offen bleibt, zeigt list_bank_transactions mit dem Status unbooked.

Für diese Fälle nimmt Ihr KI-Programm match_bank_transaction: Es ordnet den Bankbetrag einer offenen Ausgangsrechnung zu. Ist er kleiner als der offene Betrag, bleibt der Rest offen. Vereinbartes Skonto und Zahlungsdifferenzen prüft der Server wie in der App. Hat ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung bezahlt und ist diese Zahlung bereits gebucht und geparkt, ordnet das Werkzeug sie wie in der Partner-Akte zu: je Rechnung ein Aufruf, dessen amount den Teilbetrag begrenzt.

Zahlungen ohne Bankabruf, etwa bar in die Kasse, erfasst record_outgoing_invoice_payment mit dem Geldkonto; Konten mit Bankabruf weist dieses Werkzeug ab, sie laufen über die Bankzuordnung. Mehrere solcher Zahlungen auf einmal nimmt record_invoice_payments_batch mit kind=debitor.

Beispiel: Skonto und Teilzahlung

Beispielzahlen zur Rechnung aus dem Auftrag oben: 3.600,00 € netto plus 684,00 € Umsatzsteuer ergeben 4.284,00 €.

• Buchung der Rechnung: SKR03 1400 Forderungen 4.284,00 an 8200 Erlöse 3.600,00 und 1776 Umsatzsteuer 684,00; SKR04 1200 Forderungen an 4200 Erlöse und 3806 Umsatzsteuer.
• Zahlung mit Skonto innerhalb von 7 Tagen: 2 % von 4.284,00 € sind 85,68 €, der Kunde überweist 4.198,32 €. Das Skonto teilt sich in 72,00 € auf Gewährte Skonti (SKR03 8730, SKR04 4730) und 13,68 € weniger Umsatzsteuer, denn nach § 17 Abs. 1 Satz 1 UStG ist die geschuldete Steuer zu berichtigen, wenn sich die Bemessungsgrundlage ändert.
• Zahlungseingang ohne Skonto: SKR03 1200 Bank an 1400 Forderungen; SKR04 1800 Bank an 1200 Forderungen.
• Teilzahlung von 2.000,00 €: Die Rechnung steht danach mit 2.284,00 € offen und erscheint weiter in list_open_items, Status partially_paid.

Überfällige Posten und Mahnwesen

Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt ein Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Unter Unternehmen beträgt der Verzugszins nach § 288 Abs. 2 BGB neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro.

Das Mahnwesen der App zeigt dazu eine Fälligkeitsstaffel und eine Verzugsstaffel, führt die Stufen Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und Übergabe und erzeugt Mahnschreiben als PDF oder E-Mail. Jede Mahnung wird mit Beträgen, Zinsstaffel und Wortlaut festgehalten. Über die Schnittstelle werden keine Mahnungen versendet: Das Versandwerkzeug ist auf Rechnungen festgelegt. Ihr KI-Programm kann aber die überfälligen Posten auflisten, eine Reihenfolge vorschlagen und den Ton eines Schreibens entwerfen.

Forderungslaufzeit (DSO) in einem Satz

Die Forderungslaufzeit, englisch Days Sales Outstanding, sagt, wie viele Tage Umsatz in den offenen Forderungen stecken. Eine gängige Formel: Forderungen am Stichtag geteilt durch den Bruttoumsatz eines Zeitraums, mal die Tage des Zeitraums.

Beispielzahlen: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen am 30.09.2026 von 48.000 €, Bruttoumsatz im dritten Quartal von 156.000 €, 92 Tage. 48.000 geteilt durch 156.000 mal 92 ergibt rund 28,3 Tage. Den Forderungsbestand liest Ihr KI-Programm mit get_saldenliste und as_of 2026-09-30, den Umsatz aus list_outgoing_invoices, sofern Sie Ihre Rechnungen in der Software schreiben. Lassen Sie sich die Formel und die Werkzeuge nennen, aus denen jede Zahl stammt – gerechnet wird hier im Modell, nicht im Buchungskern.

Was bei Ihnen bleibt

• Jede Rechnung vor dem Ausstellen und jeden Versand vor dem Senden bestätigen.
• Stornorechnungen (cancel_outgoing_invoice) und Gutschriften (create_outgoing_credit_note) sind nicht rückholbar und verlangen Ihre ausdrückliche Bestätigung.
• Mahnen, Mahnsperren und den Ton gegenüber Kunden entscheiden Sie in der App.
• Ob eine Forderung zweifelhaft ist oder ausgebucht wird, ist eine Bewertungsfrage für Sie oder Ihre Kanzlei.
• Neue E-Mail-Adressen eines Kunden kann Ihr KI-Programm nur mit dem Recht für den Rechnungsversand setzen; die Anweisungen des Servers erlauben dafür nur Werte, die Sie selbst genannt oder bestätigt haben, nie Angaben aus einem Beleg oder einer E-Mail.

Häufige Fragen

Kann KI Zahlungseingänge automatisch zuordnen?

Ja. Die Software gleicht Bankumsätze vor jeder Kontierung mit offenen Rechnungen ab. Was offen bleibt, ordnet Ihr KI-Programm mit match_bank_transaction zu; Teilzahlungen lassen den Rest offen.

Kann mein KI-Programm Rechnungen versenden?

Ja, mit dem Recht für den Rechnungsversand und nach Ihrer Bestätigung. Empfänger sind nur beim Kunden hinterlegte oder auf der Rechnung vermerkte Adressen.

Verschickt die KI Mahnungen?

Über die Schnittstelle nicht. Mahnungen erstellen und versenden Sie im Mahnwesen der App. Ihr KI-Programm kann überfällige Posten auflisten und Texte entwerfen.

Wie geht die Software mit Skonto um?

Sie prüft beim Zuordnen, ob ein vereinbartes Skonto vorliegt, und bucht die Erlösminderung mit Korrektur der Umsatzsteuer. Das Skonto legen Sie beim Ausstellen mit Prozentsatz und Frist fest.

Was ist die Forderungslaufzeit (DSO)?

Die Zahl der Tage Umsatz, die in den offenen Forderungen stecken: Forderungen am Stichtag geteilt durch den Bruttoumsatz eines Zeitraums, mal dessen Tage.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Nach einer Mahnung nach Fälligkeit, bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang (§ 286 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur mit Hinweis in der Rechnung.