KI für Steuerfachangestellte: vom Erfassen zum Prüfen und Klären

Fünf Aufgaben: wie bisher und mit KI

Aufträge an Claude oder ChatGPT

Mit einer Verbindung zur Gesellschaft eines Mandanten — für die ersten vier reicht Leserecht:

1  Welche Bankumsätze vom 1. bis 31. Oktober 2026 sind noch ungebucht?
   Sortiere nach Betrag und markiere die ohne passenden Beleg.

2  Zeig mir die Buchungen auf Konto 1360 Geldtransit im Oktober
   und welche davon sich bis heute nicht ausgeglichen haben.

3  Welche Belege im Belegeingang haben einen Prüfhinweis,
   und worum geht es jeweils?

4  Wie hoch sind Umsatzsteuer und Vorsteuer für Oktober,
   und welche Fragen des Vordrucks müssen wir klären?

5  Formuliere aus den offenen Punkten eine kurze Rückfrage
   an den Mandanten, in der Sie-Form und ohne Fachbegriffe.

• Zu 1: list_bank_transactions mit status=unbooked und dem Zeitraum, dazu list_receipts für die Belege desselben Monats.
• Zu 2: list_journal_entries mit account=1360 und from/to; get_saldenliste mit as_of liefert den Saldo zum Stichtag (Kontenrahmen SKR03 als Beispiel).
• Zu 3: list_receipts und je Beleg get_receipt_proposal — dort steht, ob vor dem Buchen etwas zu prüfen ist und welche Sicherheitsstufe der Vorschlag hat.
• Zu 4: get_vat_return für die Kennzahlen, get_vat_supplementary für die bedingten Angaben des amtlichen Vordrucks.
• Zu 5: kein Werkzeug — ein Textentwurf. Die Rückfrage stellen Sie in der App als Portal-Aufgabe.

Woran Sie einen guten Vorschlag erkennen

• Passt der Steuerschlüssel zur Leistung? Ein Lieferant aus dem EU-Ausland oder eine Bauleistung verlangen oft eine andere Behandlung als die Standardrechnung.
• Stimmen Leistungsdatum und Voranmeldungszeitraum? Kommt eine Rechnung erst nach der Frist ihres Zeitraums, verlangt die Software beim Buchen eine ausdrückliche Bestätigung.
• Steckt ein privater Anteil darin — beim Telefonvertrag, beim Fahrzeug, bei der Bewirtung?
• Anlage oder Aufwand? Beim Buchen prüft die Software unter anderem Anlage und Abgrenzung; die Einordnung im Grenzfall bleibt Ihre.
• Meldet die Software eine mögliche Dublette, ist der Beleg vielleicht zweimal eingegangen. Dieser Hinweis lässt sich über die Schnittstelle nicht übergehen.

Kompetenzen, die wichtiger werden

Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer zählen auf, was der KI-Einsatz verlangt, und das meiste davon ist vertrautes Handwerk: steuerrechtliches Wissen, um Ergebnisse einzuordnen; Verständnis der Kanzleiabläufe; ein Grundverständnis davon, wo Sprachmodelle stark sind und wo sie Fehler erfinden. Neu ist vor allem, Aufträge präzise zu formulieren und Ergebnisse systematisch gegenzuprüfen — Paragrafen im Gesetz nachschlagen, Summen gegenrechnen, bei Zweifeln nachfragen.

Dazu kommt Kommunikation: Wer die Ausnahmen bearbeitet, spricht häufiger mit Mandanten über das, was die Software nicht wissen kann. Nach den FAQ verschieben sich die Rollen im Team: Es entstehen Aufgaben in der Überwachung und Steuerung von KI-Prozessen, und analytische und kommunikative Fähigkeiten werden stärker gefragt. Erfahrung und fachliche Expertise bleiben dabei unerlässlich.

Üben ohne Risiko: der Sandbox-Zwilling

Wer Aufträge an einen Assistenten ausprobieren will, ohne echte Bücher zu verändern, nutzt den Sandbox-Modus: einen versteckten Zwilling einer Gesellschaft, der in den Einstellungen eingeschaltet wird und eigene Schlüssel hat. Aus dem Zwilling geht nichts hinaus — keine ELSTER-Sendung, keine E-Mail, keine Bankverbindung. Die amtliche Prüfung ohne Versand funktioniert auch dort, und die Antwort von get_entity zeigt mit sandbox: true, dass Sie im Zwilling arbeiten.

Was die Kanzlei regelt — nicht Sie allein

• KI-Kompetenz: Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet die Kanzlei als Betreiberin, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Ein Zertifikat verlangt die Verordnung laut Bundesnetzagentur nicht.
• Zugänge: Nach den FAQ der Kammer nutzen Mitarbeitende nur von der Kanzlei freigegebene KI-Zugänge; private Konten für dienstliche Zwecke sind unzulässig.
• Verschwiegenheit: Nach § 62 StBerG verpflichtet die Kanzlei ihre Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit — das gilt im Chat genauso wie am Telefon.
• Rollen: In der Kanzlei-Umgebung sind Sachbearbeitung, Prüfung und Freigabe getrennte Rollen; „Heute für mich“ zeigt Ihre fälligen Aufträge, die Fristen der Woche und beantwortete Rückfragen.

Was beim Berufsträger bleibt

• Die steuerliche Beurteilung und die Beratung des Mandanten.
• Die Freigabe von Steuererklärungen: Freigabe und Versand erfolgen durch zwei verschiedene berechtigte Personen, wenn die Kanzlei zwei versandfähige Personen hat.
• Die Übermittlung: Ein Assistent prüft und bereitet vor, gesendet wird in der App mit PIN oder über die Sammelübermittlung.
• Die Prüfung und Freigabe des Jahresabschlusses, Kapitel für Kapitel.

Häufige Fragen

Ersetzt KI Steuerfachangestellte?

Nein. Sie übernimmt Erfassen und Vorsortieren; Prüfen, Klären und die Kommunikation mit Mandanten bleiben Fachaufgaben. Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer beschreiben neue Aufgaben in der Überwachung und Steuerung von KI und eine wachsende Nachfrage nach analytischen und kommunikativen Fähigkeiten; Erfahrung und fachliche Expertise bleiben danach unerlässlich.

Muss ich programmieren können, um mit Claude oder ChatGPT zu arbeiten?

Nein. Die Verbindung zur Gesellschaft eines Mandanten wird einmal freigegeben; danach schreiben Sie Aufträge in ganzen Sätzen. Schreibende Schritte legt Claude Ihnen laut Hilfe seines Herstellers vorher zur Erlaubnis vor, solange Sie ein Werkzeug nicht dauerhaft freigeben.

Darf ich meinen privaten ChatGPT- oder Claude-Zugang für Mandantenarbeit nutzen?

Nein. Nach den FAQ der Bundessteuerberaterkammer ist der Einsatz privater KI für dienstliche Zwecke unzulässig. Nutzen Sie die Zugänge, die Ihre Kanzlei freigegeben hat.

Wer haftet, wenn ein KI-Vorschlag falsch gebucht wird?

Gegenüber dem Mandanten steht die Kanzlei für das Ergebnis ein; die KI ist ein Werkzeug. Intern wird der Fehler per Storno korrigiert, und die Gegenbuchung bleibt im Journal nachvollziehbar.

Brauche ich ein Zertifikat über KI-Kompetenz?

Die KI-Verordnung verlangt kein Zertifikat. Sie verpflichtet die Kanzlei, Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals zu ergreifen; die Bundesnetzagentur empfiehlt, diese Maßnahmen zu dokumentieren.

Mit welchem Auftrag fange ich am besten an?

Mit einer reinen Lesefrage, etwa nach ungebuchten Bankumsätzen eines Monats. Das Ergebnis lässt sich sofort in der App gegenprüfen, und es wird nichts verändert. Zum Üben eignet sich der Sandbox-Zwilling einer Gesellschaft.