KI in der Steuerkanzlei: der Ablauf vom Mandantenbeleg bis zur Freigabe

Station 1: Der Mandant liefert

• Wege: Im Mandantenportal steht „Beleg hochladen“ auf jeder Seite; Belege lassen sich außerdem per E-Mail an den Belegeingang der Gesellschaft weiterleiten.
• Was der Mandant sieht: zuerst „Was wir von Ihnen brauchen“ mit den offenen Aufgaben, dazu Kontostand, Umsatz, Ergebnis und seine Belege mit einem Status in verständlicher Sprache.
• Was er nicht kann: Die Rolle „Mandant“ lädt hoch und beantwortet Rückfragen, sie bucht nicht.
• Wer entscheidet: Die Kanzlei legt fest, was fehlt. Eine Unterlagen-Checkliste je Auftrag — für den Mandanten unsichtbar — wird per Klick zu einer einzigen Portal-Aufgabe mit der vollständigen Liste.

Station 2: Vorkontierung durch die KI

E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden ohne KI gelesen, weil ihre Daten schon strukturiert sind. Alle anderen Belege gehen durch die Belegerkennung. Daraus entsteht ein Buchungsvorschlag mit Konto, Steuerschlüssel, Begründung, Konfidenz und gegebenenfalls einem Prüfhinweis.

Ist ein Beleg eindeutig, bucht ihn der Autopilot; sonst liegt er zur Prüfung bereit. Die feste Regel dahinter: Jede Buchung läuft durch denselben Buchungskern, Soll gleich Haben, kein Buchen in festgeschriebene Zeiträume, Korrektur nur per Storno. Entschieden wird in dieser Station noch nichts Fachliches — die KI sortiert vor.

Station 3: Prüfung und Rückfragen

Die Sachbearbeitung arbeitet die Belege mit Prüfhinweis ab und bucht, ändert begründet oder legt einen Vorschlag als „nicht buchen“ ab, etwa bei einer Dublette. Fehlt ein Beleg zu einer Bankzeile oder ist ein Sachverhalt unklar, geht eine Rückfrage als Aufgabe mit Frist ins Mandantenportal statt in einen E-Mail-Verlauf.

Der Mandant antwortet dort, lädt nach oder wählt eine der Schnellantworten wie „Privat bezahlt …“ oder „Kein Beleg“. Antwort und Upload bleiben an der Aufgabe; der kanzleiweite Posteingang „Rückfragen“ sammelt die Antworten aller Mandanten an einer Stelle.

Station 4: Abstimmung und Überblick

Bankumsätze, offene Posten und Kasse werden abgestimmt; Teilzahlungen lassen den Rest offen, Skonto und Zahlungsdifferenzen prüft die Software nach ihren Regeln. Die Kanzlei-Übersicht zählt offene und überfällige Aufträge, überfällige Wiedervorlagen und unverbuchte Umsätze, die Mandantentabelle zeigt je Mandant den FiBu-Rückstand und die nächste Wiedervorlage; „Heute für mich“ zeigt jeder Person ihre Aufträge, die in den nächsten sieben Tagen fällig oder schon überfällig sind, die Fristen dieser Woche und beantwortete Rückfragen.

Hier hat die KI eine zweite Aufgabe: „Fragen Sie Ihre Kanzlei“ beantwortet Fragen an den eigenen Bestand, etwa „Welche Mandanten haben offene Aufgaben?“, nur aus Ihren eigenen Daten — ohne Steuerberatung und ohne erfundene Zahlen.

Station 5: Umsatzsteuer-Voranmeldung für alle Mandate

Die Sammelübermittlung arbeitet die Voranmeldungen aller Mandate im Monats- oder Quartalsrhythmus ab. Ein Beispiel für die Planung eines einzelnen Mandats:

Beispiel: monatliche Voranmeldung, Dauerfristverlängerung aktiv
Voranmeldungszeitraum          September 2026
Frist ohne Dauerfrist           12.10.2026 (§ 18 Abs. 1 UStG, § 108 Abs. 3 AO)
Frist mit Dauerfrist            10.11.2026, ein Dienstag (§ 46 UStDV)

Planung in der Kanzlei
bis Di 03.11.  Belege und Bank vollständig, Rückfragen beantwortet
bis Fr 06.11.  Prüfung durch die Sachbearbeitung, Kennzahlen plausibel
bis Mo 09.11.  Sammelübermittlung, Transferticket am Mandat

• Vor dem Versand prüft die Software je Mandant die Vollmacht und führt die amtliche ERiC-Prüfung aus; was dort nicht besteht, wird nicht gesendet.
• Ist ein Mandat nicht bereit, wird es einzeln abgewiesen — nie der ganze Lauf.
• Fällt ein Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist nach § 108 Abs. 3 AO am nächsten Werktag; so wird aus dem 10.10.2026, einem Samstag, der 12.10.2026.

Station 6: Erklärungen mit Vier-Augen-Freigabe

Vor dem Echtversand einer Steuererklärung müssen Freigabe und Versand durch zwei verschiedene, für genau diesen Mandanten berechtigte Personen erfolgen. Der Freigabestempel wird auf dem Server gesetzt und lässt sich aus der Oberfläche nicht überschreiben. Eine Kanzlei mit nur einer versandfähigen Person wird nicht ausgesperrt.

Der Mandant kann im Portal eine Freigabe erteilen, die mit Person und Zeitpunkt festgehalten wird. Die KI ist an dieser Station bewusst nicht beteiligt: Freigeben ist eine fachliche Entscheidung, und jede Übermittlung trägt danach ihr Transferticket und den exakt gesendeten Datenstand.

Station 7: Jahresabschluss und Fristen

Die Seite „Abschlüsse“ zeigt je Mandant und Geschäftsjahr die Kette Saldenliste → Bestätigung → Anhang und Lagebericht → E-Bilanz → Erklärungen → Offenlegung → Bescheide, jeweils mit Frist und Bearbeiter. Die KI ordnet Konten den Posten nach HGB zu und entwirft Texte für Anhang und Lagebericht; der Berufsträger prüft und gibt Kapitel für Kapitel frei. Für den Erstellungsbericht übernimmt die Software Zahlen nur aus dem festgestellten Abschluss.

Alle Steuerfristen stehen im Fristenkontrollbuch, berechnet als beratene Fälle nach § 149 Abs. 3 AO, mit individuell gewährten Fristen nach § 109 AO und einer Historie, wer was wann erledigt hat. Diese Rechnung folgt festen Regeln, nicht einem Sprachmodell.

Wo ein eigener KI-Assistent dazukommt

Neben der KI in der Software kann Ihr Team Claude oder ChatGPT mit der Gesellschaft eines Mandanten verbinden — je Gesellschaft eine Verbindung, Lesen als Grundrecht, Buchen nur nach Wahl. Das eignet sich für Auswertungen im Gespräch: offene Posten, ungebuchte Belege, Umsatzsteuer-Zahlen eines Monats. Portal-Aufgaben und Freigaben bleiben dagegen in der App, dafür gibt es bewusst kein Werkzeug. Ein Recht zur Übermittlung wird an solche Verbindungen nicht vergeben; übermittelt wird ebenfalls in der App.

Grenzen des Ablaufs

• Die KI entscheidet an keiner Station; sie liest, sortiert und entwirft.
• Lohnabrechnung bietet die Software derzeit nicht an.
• Vollmachtsdatenbank und besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach sind nicht angebunden; die Vollmachtsdaten übermitteln Sie außerhalb der Software.
• Die Einkommensteuererklärung der Gesellschafter einer Personengesellschaft ist nicht enthalten.
• Zum Unternehmensregister erzeugt die Software die Einreichungsdatei; eingereicht wird außerhalb.

Häufige Fragen

An welcher Station spart KI in der Kanzlei die meiste Arbeit?

Bei der Vorkontierung und der anschließenden Prüfung: Die Sachbearbeitung prüft vor allem die Belege mit Prüfhinweis, statt jeden Beleg neu zu erfassen. Wie viel das ausmacht, hängt vom Belegbestand der Mandanten ab; deshalb empfiehlt sich ein Pilot mit wenigen Mandaten.

Kann der Mandant im Portal selbst buchen?

Nein. Die Rolle „Mandant“ lädt Belege hoch, beantwortet Rückfragen und bestätigt Aufgaben. Gebucht wird in der Kanzlei.

Was passiert, wenn ein Mandat bei der Sammelübermittlung nicht bereit ist?

Es wird einzeln abgewiesen, etwa wegen einer fehlenden Vollmacht oder nicht bestätigter Angaben zum Zeitraum. Die übrigen Mandate des Laufs werden weiter bearbeitet.

Gilt das Vier-Augen-Prinzip auch in einer Einzelkanzlei?

Die Software verlangt zwei Personen nur, wenn es eine zweite versandfähige Person für den Mandanten gibt. Eine Kanzlei mit nur einer solchen Person wird nicht ausgesperrt.

Woher kommen die Fristen im Fristenkontrollbuch?

Aus dem Steuerkalender aller Mandate, berechnet als beratene Fälle nach § 149 Abs. 3 AO, verschoben nach § 108 AO und ergänzt um individuell gewährte Fristen nach § 109 AO mit ihrem Grund. Eine Übermittlung aus der Software erledigt die Frist mit ihrem Transferticket.

Können wir parallel zu unserer bisherigen Kanzleisoftware arbeiten?

Ja. Ein Pilot mit wenigen Mandaten ist ausdrücklich vorgesehen; Stammdaten kommen per Kanzlei Software-CSV, Zahlen je Mandat als Buchungsstapel oder Summen- und Saldenliste.