KI-Jahresabschluss in der Kanzlei: vorbereiten lassen, selbst verantworten

Die Abschlusskette über alle Mandanten

Unter „Abschlüsse“ zeigt die Kanzlei-Umgebung je Mandant, Gesellschaft und Geschäftsjahr, wie weit der Abschluss ist — mit Fristen und Bearbeiter.

Die Übersicht folgt der Reihenfolge, in der ein Abschluss tatsächlich entsteht: Saldenliste, Bestätigung der Zahlen, Anhang und Lagebericht, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegung und zuletzt die Bescheide. Jede Zeile führt in die Akte der Gesellschaft. Als übermittelt gilt ein Schritt erst mit einem echten Nachweis aus der Software, nicht durch einen Haken von Hand.

Für die Planung der Abschlusssaison bedeutet das: Sie sehen ohne Rundmail, bei welchem Mandanten die Saldenliste noch aussteht und wo nur noch die Offenlegung offen ist. Die KI nimmt Ihnen diese Planung nicht ab — sie verkürzt die Arbeit innerhalb der einzelnen Schritte, vor allem beim Einlesen, Zuordnen und Formulieren.

Saldenliste übernehmen: zwei Ausgangslagen

Größenklasse nach § 267 HGB: gerechnet, nicht geschätzt

• Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a Abs. 1 HGB): 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatzerlöse, im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer — mindestens zwei der drei Werte dürfen nicht überschritten sein.
• Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB): 7.500.000 € Bilanzsumme, 15.000.000 € Umsatzerlöse, 50 Arbeitnehmer.
• Mittelgroße Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 2 HGB): 25.000.000 € Bilanzsumme, 50.000.000 € Umsatzerlöse, 250 Arbeitnehmer; wer zwei dieser Werte überschreitet, ist groß.
• Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: Eine GmbH hat am Stichtag 6,1 Mio. € Bilanzsumme, 16,2 Mio. € Umsatz und 38 Arbeitnehmer. Nur der Umsatz liegt über der Grenze für kleine Gesellschaften; zwei von drei Merkmalen halten sie ein. Die GmbH bleibt klein — und wird auch dann nicht sofort mittelgroß, wenn im Folgejahr zusätzlich die Bilanzsumme steigt, sondern erst, wenn zwei Merkmale an zwei Stichtagen hintereinander überschritten sind.

Von der Größenklasse hängt ab, welche Angaben der Anhang braucht, ob ein Lagebericht aufzustellen ist und was offengelegt wird. Die Software bestimmt sie für vier Klassen nach § 267 und § 267a HGB aus Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmerzahl. Sie berücksichtigt § 267 Abs. 4 HGB: Die Rechtsfolgen treten erst ein, wenn die Merkmale an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten werden; bei Neugründung zählt bereits der erste Stichtag.

Anhang nach Größenklasse: der Entwurf von der KI, der Pflichtumfang aus der Matrix

Welche Angabe ein Anhang enthalten muss, entscheidet bei jahresabschluss.io eine feste Angabenmatrix aus Größenklasse, Rechtsform und Merkmalen der Gesellschaft — nicht das Sprachmodell. Die KI schreibt innerhalb dieses Rahmens: Sie entwirft fehlende Abschnitte, übernimmt Texte aus dem Vorjahr mit neuen Zahlen und Daten und markiert Stellen, an denen ein Mensch hinsehen sollte.

Kleinstkapitalgesellschaften brauchen keinen Anhang, wenn sie die in § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB genannten Angaben unter der Bilanz machen; über diese Erleichterung entscheidet die Gesellschaft, und in der Software wird sie ausdrücklich gewählt, nie stillschweigend unterstellt. Kleine Kapitalgesellschaften nutzen die Erleichterungen des § 288 HGB und müssen keinen Lagebericht aufstellen (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB). Kommentare, Änderungen und Freigaben hängen am einzelnen Abschnitt, sodass Sachbearbeitung und Prüfung am selben Text arbeiten und sichtbar bleibt, wer was geändert hat.

Abschlussbuchungen: der Agent bereitet vor, die Sachbearbeitung entscheidet

Bei Mandanten, deren Buchhaltung hier läuft, bucht ein Agent mit dem Recht „Buchen“ über dieselben Prüfungen wie die App. Ein Auftrag für einen Mandanten kann so aussehen:

Mandant A, Geschäftsjahr 2025, Stichtag 31.12.2025:
1. Saldenliste lesen und prüfen, ob sie ausgeglichen ist.
2. Rückstellungen zeigen (list_provisions) – welche sind noch offen?
3. Rückstellung für Abschluss- und Prüfungskosten vorschlagen,
   Betrag laut unserem Angebot: 3.500 €.
4. Den AfA-Lauf für 2025 erklären, aber noch nicht buchen.
Jede Buchung vor dem Ausführen zeigen. Nichts festschreiben.

Für Punkt 3 bereitet der Agent create_provision mit der Art Abschlusskosten vor; der Buchungssatz lautet im SKR03 (Beispiel) 4957 Abschluss- und Prüfungskosten an 0977 Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten, 3.500,00 €, im SKR04 6827 an 3095. Weil der Auftrag es verlangt, zeigt er die Buchung vor dem Ausführen. Den AfA-Lauf übernimmt später run_depreciation, Rechnungsabgrenzungen create_accrual.

Für Mandanten mit Finanzbuchhaltung in anderer Software stehen vergleichbare Vorlagen direkt im Jahresabschluss bereit: AfA, Rückstellung für Abschluss- und Steuerberatungskosten, Urlaubs-, Gewerbesteuer- und Körperschaftsteuerrückstellung, aktive und passive Rechnungsabgrenzung, Bestandsveränderungen und die gesetzliche Rücklage der UG.

Erstellungsbericht und Bescheinigung aus dem bestätigten Abschluss

Am Jahresabschluss-Auftrag in der Kanzlei-Umgebung wählen Sie die Erstellungsart nach der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer zur Erstellung von Jahresabschlüssen: ohne Beurteilungen, mit Plausibilitätsbeurteilungen oder mit umfassenden Beurteilungen. Daraus entstehen die Erstellungsbescheinigung und der Bericht über die Erstellung, als PDF und als Word-Fassung zum Weiterbearbeiten.

Die Zahlen im Bericht stammen ausschließlich aus dem in der Software bestätigten und gesperrten Abschluss, nie aus der Saldenliste; die Vorjahreszahlen aus dem bestätigten Vorjahresabschluss. Was die Software nicht wissen kann — die eigene Würdigung, Einzelheiten der Auftragsdurchführung, die Vollständigkeitserklärung —, steht als [BITTE ERGÄNZEN] im Text. Diese Stellen füllt kein Sprachmodell; sie schreibt der verantwortliche Berufsträger.

Fristen und Offenlegungsdatei

• Aufstellung: in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres; kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB).
• Offenlegung: elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle, spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1 und 1a HGB); für kapitalmarktorientierte Gesellschaften gelten nach § 325 Abs. 4 HGB vier Monate.
• Die Software erzeugt die Offenlegungsfassung als Einreichungsdatei im XML-Format; eingereicht wird außerhalb der Software.
• Per Agent: get_annual_report_status nennt je Geschäftsjahr, bis wann festgeschrieben ist, ob die Saldenliste übergeben wurde, welche Abschlüsse ausgestellt sind und wie es um Offenlegungsdateien, E-Bilanz, Körperschaft- und Gewerbesteuer steht. list_disclosure_files liefert je Datei den SHA-256-Wert, download_disclosure_file die exakten Bytes.

Was bei Ihrer Kanzlei bleibt

• Bilanzierungswahlrechte, Bewertung und die Würdigung von Sachverhalten, abgestimmt mit der Geschäftsführung des Mandanten — die KI liefert Vorschläge, keine Entscheidungen.
• Inventur und Bestandsnachweise: Ein Agent liest Salden, zählt aber keine Bestände.
• Das Ausstellen des Abschlusses in der App; get_annual_report liest danach genau den ausgestellten Stand als Text.
• Die Feststellung durch die Gesellschafter und die Einreichung beim Unternehmensregister.
• Konzernabschlüsse nach §§ 290 ff. HGB gehören in das eigene Modul Konsolidierung bzw. Konzernabschluss, nicht in den Einzelabschluss.
• Ein Agent erreicht je Schlüssel genau eine Gesellschaft. Den Überblick über alle Mandate behält die Kanzlei-Umgebung, nicht der Chat.

Häufige Fragen

Erstellt die KI den Jahresabschluss für unsere Mandanten?

Nein, sie bereitet ihn vor. Die KI liest Saldenlisten ein, schlägt die Zuordnung zu den HGB-Posten vor und entwirft Anhang und Lagebericht im Pflichtumfang der Größenklasse. Prüfen, entscheiden und ausstellen tut Ihre Kanzlei in der App.

Geht das auch, wenn die Finanzbuchhaltung des Mandanten in Kanzlei Software läuft?

Ja. Sie laden die Summen- und Saldenliste im Jahresabschluss hoch und arbeiten dort mit derselben KI-Unterstützung. Die Abschluss-Werkzeuge eines externen KI-Agenten setzen dagegen das Buchhaltungs- oder EÜR-Modul der Gesellschaft voraus.

Woher kennt die Software die Größenklasse?

Sie rechnet sie aus Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmerzahl nach § 267 und § 267a HGB und beachtet die Regel der zwei aufeinanderfolgenden Stichtage aus § 267 Abs. 4 HGB. Eine abweichende Einstufung lässt sich in der App festlegen.

Gibt es einen Erstellungsbericht?

Ja, in der Kanzlei-Umgebung: die Erstellungsbescheinigung in den drei Auftragsarten der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer und einen Bericht über die Erstellung als PDF und Word, mit Zahlen aus dem bestätigten Abschluss. Offene Angaben sind als [BITTE ERGÄNZEN] markiert.

Reicht die Software den Abschluss beim Unternehmensregister ein?

Nein. Sie erzeugt die Offenlegungsfassung als Datei; eingereicht wird außerhalb der Software. Nach § 325 Abs. 1a HGB muss das spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag geschehen.

Welche Rechte braucht ein KI-Agent für die Abschlussvorbereitung?

Zum Lesen genügt das Leserecht, das jeder Schlüssel hat. Für Abschlussbuchungen und die Übergabe der Saldenliste braucht er das Recht „Buchen“; das Festschreiben verlangt ein eigenes Recht und gehört ans Ende der Arbeiten.