Steuerfristen in der Kanzlei mit KI überwachen: Fristenbuch, Agent und Wochenbericht

Die Termine, die eine Kanzlei trägt

• Umsatzsteuer-Voranmeldung: bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später (§ 46 UStDV).
• Zusammenfassende Meldung: bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (§ 18a Abs. 1 UStG).
• Jahreserklärungen ohne Beratung: sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, also Ende Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO).
• Jahreserklärungen mit Beratung: bis zum letzten Tag des Februars im zweiten Folgejahr (§ 149 Abs. 3 AO). Für den Besteuerungszeitraum 2024 galt übergangsweise der 30. April 2026 (Art. 97 § 36 Abs. 3 EGAO).
• Fällt ein Fristende auf Samstag, Sonntag oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Für den Besteuerungszeitraum 2025 wäre der 28.02.2027 maßgeblich, ein Sonntag — die Frist endet am Montag, 01.03.2027.
• Jahresabschluss: Aufstellung in drei, bei kleinen Kapitalgesellschaften bis zu sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 HGB); Offenlegung spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).

Das Fristenbuch der Kanzlei-Umgebung

• Individuell gewährte Fristen nach § 109 AO und vom Finanzamt abweichend gesetzte Termine tragen ihren Grund und gehen in Anzeige und Färbung vor.
• Wiedervorlagen mit Vorfrist; ein Bescheid, der im Postbuch eingeht, legt die Wiedervorlage im selben Schritt an.
• Das Fristenkontrollbuch hält fest, wer eine Frist wann erledigt, verschoben oder wieder geöffnet hat. Die Historie lässt sich nicht bearbeiten, gestrichene Fristen bleiben sichtbar.
• Erledigt durch Übermittlung heißt: mit Transferticket aus der Software. Was außerhalb übermittelt wurde, vermerken Sie von Hand.
• Tägliche Fristenliste und Eingabeprotokoll als PDF, Export als CSV. Auf der Übersicht zeigt „Heute für mich“ die Fristen der laufenden Woche.

Unter „Fristen“ stehen die Steuerfristen aller Mandate in einer Liste, gerechnet als beratene Fälle und nach § 108 AO verschoben, auch um die Feiertage des jeweiligen Bundeslands. Kleinunternehmer erscheinen ohne Voranmeldungsfristen, eine GbR ohne Körperschaftsteuer-Frist. Bei beendeten Mandaten laufen Fristen nur bis zum Mandatsende.

Was ein Agent je Mandant liest

list_tax_deadlines liefert für die Gesellschaft, mit der der Agent verbunden ist, die Fristen eines Jahres — dieselben wie im Steuerkalender der App: Voranmeldungen, Sondervorauszahlung, Zusammenfassende Meldung, Jahreserklärungen samt der in diesem Jahr fälligen aus Vorjahren, Vorauszahlungen laut Festsetzung und vom Finanzamt abweichende Fristen. Je Frist stehen Fälligkeit, Erledigung und Überfälligkeit; mit dem Filter status offen oder ueberfaellig grenzt er vorab ein.

Ist eine Quelle des Kalenders nicht lesbar, antwortet der Server mit kalender_nicht_vollstaendig statt mit einer lückenhaften Liste — eine fehlende Frist sieht also nie wie eine erledigte aus. Für die Abschlussseite ergänzt get_annual_report_status, ob Saldenliste, ausgestellter Abschluss und Offenlegungsdatei vorliegen; list_tax_filings zeigt den Übermittlungsstand der Meldungen.

Beraten oder nicht: eine Einstellung, zwei Fristen

Das Fristenbuch der Kanzlei rechnet jedes Mandat als beraten. Der Steuerkalender der Gesellschaft — und damit list_tax_deadlines — folgt dagegen der Steuer-Einstellung „Erstellt eine Steuerkanzlei die Jahreserklärungen?“. Ist der Schalter aus, zeigt der Agent die frühere Frist nach § 149 Abs. 2 AO. Das ist die vorsichtige Seite, kann im Wochenbericht aber als scheinbar überfällige Erklärung auftauchen.

Rechenbeispiel für die Körperschaftsteuer 2025 einer GmbH: ohne Beratung Freitag, 31.07.2026; mit Beratung Montag, 01.03.2027. Nennt der Agent den Juli und das Fristenbuch den März, fehlt meist nur der Schalter in den Steuer-Einstellungen des Mandanten.

Umgekehrt im Konto für Buchhaltungsdienstleister: Dort gelten die Mandate als nicht beraten, und das Fristenbuch rechnet mit § 149 Abs. 2 AO. Außerdem kann das Finanzamt nach § 149 Abs. 4 AO auch in beratenen Fällen eine frühere Abgabe anordnen, mit einer Frist von vier Monaten nach Bekanntgabe — solche Termine tragen Sie mit Grund ins Fristenbuch ein.

Wochenbericht „Was ist fällig?“ als Auftrag

Ein Auftrag für einen Agenten mit je einer Verbindung pro Mandant, etwa in Claude Code oder Codex (Beispiel):

Wochenbericht Fristen, KW 46/2026, alle verbundenen Mandanten:
1. Je Mandant die offenen Fristen 2026 lesen (list_tax_deadlines).
2. Alles, was bis Freitag, 13.11.2026 fällig oder schon überfällig
   ist, in eine Tabelle: Mandant, Frist, fällig am, Art.
3. Je offener Voranmeldung: Gibt es einen vorbereiteten Vorgang?
   Wenn ja, mit welchem Status? (list_tax_filings)
4. Prüfen, ob die Erklärungsfristen als beraten gerechnet sind.
Nichts vorbereiten, nichts bestätigen – nur berichten.

In dieser Woche fallen etwa die Voranmeldungen für Oktober von Monatszahlern ohne Dauerfristverlängerung auf Dienstag, 10.11.2026, ebenso die für September mit Dauerfristverlängerung. Was der Agent daraus macht, ist eine Lesehilfe, kein Fristenkontrollbuch: Er erreicht nur die Mandanten, mit denen er verbunden ist, und setzt keinen Status.

Für den ganzen Bestand bleibt das Fristenbuch der Ort. In der Kanzlei-Übersicht beantwortet „Fragen Sie Ihre Kanzlei“ außerdem Fragen wie „Welche Mandanten haben überfällige Wiedervorlagen?“ ausschließlich aus den eigenen Daten. Wie sich ein solcher Auftrag jede Woche von selbst ausführen lässt, beschreibt die Seite zu geplanten KI-Agenten.

Fristverlängerung und Vorabanforderung

• Fristen zur Abgabe von Steuererklärungen können nach § 109 Abs. 1 AO verlängert werden, unter Umständen auch rückwirkend. In beratenen Fällen geht das über den letzten Februartag des zweiten Folgejahres hinaus nach § 109 Abs. 2 AO nur, wenn die Frist ohne Verschulden nicht einzuhalten ist; das Verschulden eines Vertreters wird dem Mandanten zugerechnet.
• Die Verlängerung beantragt die Kanzlei beim Finanzamt; ein Agent stellt keinen Antrag. Die gewährte Frist tragen Sie mit Grund ins Fristenbuch ein, dann geht sie der berechneten vor.
• Eine Vorabanforderung nach § 149 Abs. 4 AO gehört ebenfalls mit Grund ins Fristenbuch.
• Für Voranmeldungen gibt es statt einer Einzelverlängerung die Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV; den Entwurf für das laufende Jahr legt ein Agent mit create_tax_draft an.

Grenzen

• Der Agent vermerkt keine Erledigung; den Status von Hand setzen Sie im Fristenbuch.
• Abweichende Fristen des Finanzamts kennt der Kalender nur, wenn sie in der App erfasst sind.
• Ein Bericht im Chat ersetzt keine Fristenkontrolle; der Nachweis ist das Fristenkontrollbuch mit seiner Historie.
• Die Fristen auf dieser Seite beschreiben Regelfälle und sind keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent die Steuerfristen aller Mandanten überwachen?

Er liest je verbundenem Mandanten die Fristen mit list_tax_deadlines und fasst sie zusammen. Das vollständige, nachweisbare Fristenkontrollbuch über alle Mandate führt die Kanzlei-Umgebung.

Warum zeigt der Agent eine frühere Frist als das Fristenbuch?

Der Steuerkalender der Gesellschaft folgt der Einstellung „Erstellt eine Steuerkanzlei die Jahreserklärungen?“, das Fristenbuch der Kanzlei rechnet jedes Mandat als beraten. Ist der Schalter beim Mandanten gesetzt, stimmen beide überein.

Wann gilt eine Frist als erledigt?

Mit einer Übermittlung aus der Software samt Transferticket oder mit einem von Hand gesetzten Status im Fristenbuch. Eine Aussage im Chat zählt nicht.

Bis wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben?

Bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag.

Welche Erklärungsfrist gilt für 2025 in beratenen Fällen?

Der letzte Februartag 2027 nach § 149 Abs. 3 AO. Weil der 28.02.2027 ein Sonntag ist, endet die Frist am 01.03.2027. Das Finanzamt kann nach § 149 Abs. 4 AO eine frühere Abgabe anordnen.

Kann der Agent eine Fristverlängerung beantragen?

Nein. Er liest Fristen und berichtet. Die Verlängerung beantragt die Kanzlei beim Finanzamt — in beratenen Fällen nach § 109 Abs. 2 AO nur ohne Verschulden; die gewährte Frist tragen Sie mit Grund ins Fristenbuch ein.