Umsatzsteuervoranmeldung in der Kanzlei mit KI: je Mandant prüfen, in der App senden

Wer was macht, wenn der Zehnte naht

Der Durchgang je Mandant mit den echten Werkzeugen

• get_entity_settings: Voranmeldungszeitraum, Dauerfristverlängerung, Soll- oder Ist-Versteuerung und ob die Gesellschaft Kleinunternehmer ist.
• get_vat_return mit period, etwa 2026-09 oder 2026-Q3: Kennzahlen, Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung.
• get_vat_supplementary: die bedingten Fragen des amtlichen Vordrucks im amtlichen Wortlaut. confirm_vat_supplementary bestätigt nur „keiner der Sonderfälle liegt vor“, nur nach der ausdrücklichen Antwort eines Menschen, und überschreibt erfasste Sonderfälle nie.
• check_tax_filing mit art ustva: die amtliche Prüfung mit Testmerker; es wird nichts übermittelt.
• prepare_tax_filing: friert Werte und Prüfwert (manifest_sha256) für 30 Minuten ein und nennt die Hindernisse. Ohne Hindernis ist der Stand sendebereit.
• request_tax_filing_approval: ein Freigabe-Link für die App, sieben Tage gültig. Ob danach übermittelt wurde, zeigen get_tax_operation und list_tax_filings.

Viele Mandate, ein Lauf: die Sammelübermittlung

Für den Versand an viele Mandate hat die Kanzlei-Umgebung die Sammelübermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Sie listet die fälligen Voranmeldungen aus dem Rhythmus jedes Mandanten und behandelt jede Position mit denselben Prüfungen wie den Einzelversand: aktive Vollmacht, Schutz vor doppelter Abgabe und bestätigte Angaben zum Zeitraum. Ist bei einer Position etwas offen, bleibt nur sie liegen und wird mit Grund ausgewiesen — der übrige Lauf geht weiter. Gesendet wird mit der PIN des Zertifikats, mit dem übermittelt wird, also des Kanzlei-Zertifikats oder des eigenen der Gesellschaft; gespeichert wird die PIN nicht.

Hier greifen Agent und Kanzlei ineinander: Die Bestätigung, die confirm_vat_supplementary nach Ihrer Antwort speichert, ist genau die Angabe zum Zeitraum, die der Sammellauf je Position verlangt. Wer in der Woche vor dem Zehnten je Mandant die Vordruckfragen klärt, öffnet am Fälligkeitstag eine Liste, in der jede Position sendebereit ist oder ihren Grund nennt. Die Sammelübermittlung steht Kanzleien mit Steuerberatungsbefugnis zur Verfügung; im Konto für Buchhaltungsdienstleister ist sie ausgeblendet.

Hindernisse richtig lesen

• zusatzangaben_offen: Die Vordruckfragen sind für den Zeitraum nicht bestätigt — mit dem Mandanten klären.
• eric_fehler: Die amtliche Prüfung meldet Fehler; die Feldmeldungen stehen in eric.field_errors.
• versand_gesperrt: Die Übermittlung ist für den Zeitraum gesperrt, etwa wegen umsatzsteuerlicher Organschaft oder eines Widerspruchs bei den Steuerschlüsseln im Journal; die Hinweise nennen den Grund.
• zertifikat_fehlt: Die Gesellschaft hat kein eigenes ELSTER-Zertifikat. Bei Mandanten, für die Ihre Kanzlei mit dem Kanzlei-Zertifikat sendet, ist das der Normalfall: Das Kanzlei-Zertifikat wird über die Schnittstelle nicht verwendet, gesendet wird in der App.
• unklarer_versand und zeitraum_ueberschneidung: Ein früherer Versand ist unklar oder der Zeitraum überschneidet sich mit einem übermittelten — nicht erneut senden, sondern in der App abgleichen.

Je Schlüssel sind höchstens 30 Prüfungen, Vorbereitungen oder Entwürfe pro Stunde möglich. Bei einem großen Bestand fällt das selten ins Gewicht, weil sich die Arbeit ohnehin auf eine Verbindung je Mandant verteilt.

Beispiel: das dritte Quartal eines Mandanten

Ein Auftrag an Claude, verbunden mit der Gesellschaft eines Quartalszahlers (Beispiel):

Umsatzsteuervoranmeldung Q3/2026:
1. Kennzahlen und Zahllast für 2026-Q3 zeigen.
2. Umsatzsteuer und Vorsteuer mit den Konten der Saldenliste
   abgleichen: Stand 30.09.2026 minus Stand 30.06.2026.
   Abweichungen über 1 € nennen.
3. Die Vordruckfragen vorlesen. Ich kläre sie mit dem Mandanten.
4. Erst wenn ich „keine Sonderfälle“ schreibe: bestätigen, amtlich
   prüfen, vorbereiten und den Freigabe-Link erzeugen.
Keine PIN, keine Übermittlung aus dem Chat.

Punkt 2 ist eine Verprobung, wie sie in Kanzleien üblich ist: Der Agent liest mit get_saldenliste und as_of die Salden zu beiden Stichtagen, im SKR03 etwa 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % und 1776 Umsatzsteuer 19 %, und stellt die Differenz den Kennzahlen des Quartals gegenüber. Den Abzug des Vorquartals braucht es, weil ein Saldo zum Stichtag alles seit Beginn des Geschäftsjahres enthält. Bucht der Mandant die Zahllast regelmäßig auf ein Verrechnungskonto um (im SKR03 etwa 1776 an 1789), lassen Sie den Agenten diese Umbuchungen mit list_journal_entries heraussuchen und herausrechnen — sonst geht die Differenz nicht auf. Bitten Sie den Agenten, den Rechenweg offen zu zeigen — dann sehen Sie, worauf seine Aussage beruht.

Nach Punkt 4 stehen im Chat Zeitraum, Kennzahlen, Zahllast und Prüfwert. Den Link öffnet, wer in Ihrer Kanzlei senden darf; die App rechnet den Stand neu und vergleicht ihn mit dem Prüfwert, bevor jemand mit der PIN übermittelt.

Fristen und Dauerfristverlängerung

• Abgabe bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG); fällt das Ende auf Samstag, Sonntag oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
• Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, der Kalendermonat, wenn die Steuer des Vorjahres 9.000 € übersteigt. Bei nicht mehr als 2.000 € kann das Finanzamt von der Abgabe befreien (§ 18 Abs. 2 UStG).
• Die Dauerfristverlängerung schiebt Abgabe und Zahlung um einen Monat (§ 46 UStDV); Monatszahler melden dafür bis zur ersten fälligen Voranmeldung eine Sondervorauszahlung an (§ 48 UStDV). Den Antrag für das laufende Jahr legt ein Agent mit create_tax_draft und art dauerfrist als Entwurf an.
• Beispiel: Die Voranmeldung September 2026 eines Monatszahlers wäre am 10.10.2026 fällig, einem Samstag — die Frist endet am Montag, 12.10.2026. Mit Dauerfristverlängerung ist es Dienstag, der 10.11.2026.
• Ist der Rhythmus eines Mandanten noch nicht festgelegt, weist die Sammelübermittlung darauf hin und rechnet bis dahin mit der Voreinstellung „vierteljährlich“.

Was bei der Kanzlei bleibt

• Sonderfälle des Vordrucks erfassen — die Schnittstelle bestätigt nur ihr Fehlen.
• Senden mit PIN in der App, einzeln oder im Sammellauf. Ein Recht, mit dem ein Agent selbst an ELSTER übermittelt, wird nicht vergeben.
• Berichtigungen einer übermittelten Voranmeldung laufen in der App, nicht über die Schnittstelle.
• Vollmachten pflegen Sie in der Kanzlei-Umgebung; ohne gültige Vollmacht sendet sie nicht. Die Vollmachtsdatenbank ist nicht angebunden.
• Die Angaben sind nach § 150 Abs. 2 AO wahrheitsgemäß nach bestem Wissen und Gewissen zu machen — ein Vorschlag der KI ändert an dieser Verantwortung nichts.
• Was eine Übermittlung kostet, steht auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent die Umsatzsteuervoranmeldungen unserer Mandanten abgeben?

Nein. Er prüft amtlich und bereitet vor; gesendet wird in der App mit der PIN des Zertifikats — einzeln über einen Freigabe-Link oder für viele Mandate über die Sammelübermittlung der Kanzlei-Umgebung.

Funktioniert die Sammelübermittlung mit dem Kanzlei-Zertifikat?

Ja. Im Sammellauf geben Sie die PIN des Zertifikats ein, mit dem übermittelt wird — des Kanzlei-Zertifikats oder des eigenen der Gesellschaft. Positionen mit eigenem Gesellschafts-Zertifikat senden Sie mit dessen PIN getrennt.

Warum meldet der Agent zertifikat_fehlt, obwohl unsere Kanzlei senden kann?

Die Schnittstelle kennt nur das eigene Zertifikat der Gesellschaft, nicht das Kanzlei-Zertifikat. Für Ihre Mandanten ist der Hinweis deshalb kein Fehler, sondern der Verweis auf den Freigabe-Link oder den Sammellauf in der App.

Wer beantwortet die Fragen des Vordrucks?

Ein Mensch, der den Sachverhalt kennt. Der Agent liest die Fragen im amtlichen Wortlaut vor; bestätigen darf er nur „keine Sonderfälle“ und nur nach Ihrer ausdrücklichen Antwort. Liegt ein Sonderfall vor, erfassen Sie ihn in der App.

Kann der Agent mehrere Mandanten in einem Gespräch vorbereiten?

Nur mit je einer eigenen Verbindung pro Gesellschaft. Für den ganzen Bestand ist die Liste der Sammelübermittlung die bessere Übersicht; der Agent hilft beim einzelnen Mandanten in die Tiefe.

Wie lange gilt eine Vorbereitung?

Werte und Prüfwert bleiben 30 Minuten eingefroren, der Freigabe-Link ist sieben Tage gültig. Beim Öffnen rechnet die App den Stand neu und vergleicht ihn mit dem Prüfwert, bevor gesendet wird.