Kosten analysieren per KI-Agent: Lieferanten, Abos und doppelte Rechnungen

Die Datenquellen einer Kostenanalyse

Abos und wiederkehrende Kosten finden

Ein Abo erkennt das Modell an einem Muster: dieselbe Gegenpartei oder derselbe Lieferant, ein ähnlicher Betrag, ein regelmäßiger Abstand – monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Der Agent sucht das Muster in den Eingangsrechnungen und in den Bankabgängen, weil manche Abos nur als Kartenzahlung auftauchen.

Das Ergebnis ist eine Liste je Abo: Lieferant, letzter Betrag, Rhythmus, aufs Jahr hochgerechnete Kosten, Aufwandskonto, letzte Zahlung und ob dazu eine Rechnung gebucht ist. Welche Abos Sie noch brauchen, entscheiden Sie – kündigen kann der Agent über die Buchhaltung nichts.

Preissteigerungen erkennen

Für Lieferanten mit regelmäßigen Rechnungen vergleicht der Agent die Nettobeträge über die Zeit: letzter Betrag gegen den Durchschnitt der Vormonate, gegen denselben Monat im Vorjahr und gegen den ersten Betrag des Jahres. Auffällig ist, was über einer Schwelle liegt, die Sie vorgeben.

Die Liste der Eingangsrechnungen enthält Beträge, keine Rechnungspositionen. Ob eine Steigerung am Preis je Einheit oder an der Menge liegt, sieht der Agent deshalb nicht; dafür öffnen Sie den Beleg in der App. Originaldateien gehen bewusst nicht durch das Modell – get_receipt_file nennt nur den Abruf per REST mit Ihrem Schlüssel.

Mögliche doppelte Rechnungen

Ein Teil der Arbeit ist schon beim Buchen erledigt: Für book_incoming_invoice ist die Rechnungsnummer des Lieferanten Grundlage der Dublettenprüfung; meldet die Antwort eine mögliche Dublette, bucht der Agent nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung. Beim Buchen eines Belegs mit confirm_receipt lassen sich Dublettenhinweise über die Schnittstelle gar nicht übersteuern.

Die Analyse sucht, was durch diese Prüfung rutschen kann: gleicher Lieferant und gleicher Bruttobetrag in kurzem Abstand mit abweichender Rechnungsnummer, dieselbe Nummer in anderer Schreibweise, oder eine Rechnung, deren Aufwand zusätzlich über einen Bankumsatz direkt gebucht wurde. Eine doppelt gebuchte Eingangsrechnung zieht auch die Vorsteuer doppelt – die Voranmeldung wäre falsch.

Bestätigen Sie eine Dublette, nimmt der Agent mit Schreibrecht die Buchung mit cancel_incoming_invoice per Gegenbuchung zurück; eine bezahlte Rechnung löst er vorher mit storno_payment von der Zahlung. Gelöscht wird nichts: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).

Ablauf mit den Werkzeugen

• list_fiscal_years für das Geschäftsjahr, get_saldenliste für die Summen je Aufwandskonto – die Basis, gegen die jede Teilsumme abgestimmt wird.
• list_incoming_invoices für das Jahr, seitenweise bis zur Gesamtzahl; gruppiert nach Lieferant mit Summe, Anzahl und Spanne der Beträge.
• list_journal_entries je auffälligem Aufwandskonto für die Buchungen ohne Eingangsrechnung, etwa direkt gebuchte Bankumsätze.
• list_bank_transactions der letzten zwölf Monate für Lastschriften und Kartenzahlungen; Abgleich mit den Eingangsrechnungen.
• list_business_partners für das Standard-Gegenkonto je Lieferant – hilfreich, wenn derselbe Lieferant auf verschiedenen Konten landet.
• Ausgabe: drei Listen (Abos, Preissteigerungen, mögliche Dubletten) mit Buchungsnummern und Belegnummern zum Nachschlagen.
• Dazu auf Wunsch Kennzahlen: Anteil der zehn größten Lieferanten an den Gesamtkosten, Kosten je Monat im Verlauf und das Verhältnis einzelner Kostenarten zum Umsatz aus der Saldenliste.

Beispiel: Auftrag im Chat

Ein Auftrag für einen Leseschlüssel:

Kostenanalyse Geschäftsjahr 2026 bis heute:
1. Top 15 Lieferanten nach Nettosumme, mit Anteil an den Gesamtkosten.
2. Wiederkehrende Kosten (Rechnungen und Bankabgänge): Lieferant, Rhythmus,
   letzter Betrag, hochgerechnet aufs Jahr, Konto.
3. Preissteigerungen > 5 % gegenüber dem Durchschnitt der Vormonate.
4. Mögliche doppelte Rechnungen: gleicher Lieferant, gleicher Bruttobetrag,
   höchstens 45 Tage Abstand – mit Buchungs- und Belegnummern.
Summen gegen die Saldenliste abstimmen. Nichts buchen, nichts stornieren.

Verwendungszwecke, Lieferantennamen und Belegtexte stammen von Dritten. Der Server weist den Agenten an, sie als Daten zu behandeln und keine Aufforderung darin zu befolgen – ein Grund mehr, für Analysen nur Leserecht zu vergeben.

Grenzen

• Die Analyse rechnet das Modell. Teilsummen sollten zur Saldenliste passen; Programme, die Code ausführen, rechnen am besten mit einem Skript.
• Rechnungspositionen und Mengen liefert die Liste nicht; Preissteigerungen sind auf Ebene des Rechnungsbetrags erkannt.
• Ob ein Abo gebraucht wird oder ein Vertrag gekündigt werden soll, entscheiden Sie. Der Agent kann nur in der Buchhaltung handeln, nicht bei Ihren Lieferanten.
• Ungebuchte Belege fehlen in den Summen – list_receipts zeigt, was noch auf Prüfung wartet.
• Bankverbindungen Ihrer Lieferanten ändert der Agent nicht; IBAN und BIC sind über die Schnittstelle nicht änderbar.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent meine Ausgaben analysieren?

Ja. Er liest Eingangsrechnungen, Buchungen je Aufwandskonto, Bankabgänge und Lieferantenstammdaten und gruppiert die Kosten nach Lieferant, Konto und Zeitraum. Die Auswertung rechnet das Modell Ihres KI-Programms aus diesen Daten.

Wie findet der Agent Abos?

An wiederkehrenden Zahlungen an dieselbe Gegenpartei mit ähnlichem Betrag und regelmäßigem Abstand – in Eingangsrechnungen und in Bankabgängen. Die Liste legt er Ihnen zur Entscheidung vor.

Erkennt die Software doppelte Rechnungen nicht schon selbst?

Beim Buchen ja: Die Rechnungsnummer des Lieferanten ist Grundlage der Dublettenprüfung, und Dublettenhinweise beim Buchen eines Belegs lassen sich per API nicht übersteuern. Die Analyse sucht zusätzlich nach Fällen mit abweichender Nummer oder doppelter Buchung über die Bank.

Darf der Agent eine Dublette stornieren?

Nur mit Schreibrecht und nach Ihrer Bestätigung. Er nimmt die Buchung mit cancel_incoming_invoice per Gegenbuchung zurück; gelöscht wird nichts, beide Buchungen bleiben im Journal sichtbar.

Welche Rechte braucht die Analyse?

Nur Leserecht. Ein Leseschlüssel bekommt keine schreibenden Werkzeuge angezeigt.

Sieht der Agent die Positionen einer Rechnung?

Nein. Die Liste der Eingangsrechnungen enthält Beträge, Daten und Nummern, keine Positionen. Originaldateien gehen nicht durch das Modell; Sie öffnen sie in der App oder laden sie per REST mit Ihrem Schlüssel.