Controlling mit dem KI-Agenten: der Monatsbericht aus Saldenliste und Journal

Monatswerte aus der Saldenliste mit Stichtag

Grundlage ist get_saldenliste. Mit fiscal_year_id liefert das Werkzeug die Summen- und Saldenliste eines Geschäftsjahres, mit as_of zu einem Stichtag darin: je Konto Eröffnung, Verkehrszahlen im Soll und Haben bis einschließlich des Stichtags und Schlusssaldo, dazu die Zuordnung zum Posten in Bilanz oder GuV (hgb_key) und eine Summenzeile, die zeigt, ob Soll und Haben aufgehen.

Weil die Verkehrszahlen bis zum Stichtag kumuliert sind, ergibt sich der Monatswert als Differenz zweier Abrufe: Saldenliste zum 30.09. minus Saldenliste zum 31.08. ist der September. Wer einzelne Konten genauer braucht, liest list_journal_entries mit account, from und to – das Journal ist nach Buchungsnummer sortiert und enthält Datum, Betrag, Soll- und Habenkonto, Steuerschlüssel, Buchungstext, Belegnummer und Herkunft.

Welche Posten Ihr GuV-Verfahren kennt – Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren –, zeigt list_hgb_positions. Daran orientiert das Modell die Gliederung, statt Kontenbereiche zu raten.

Der Monatsbericht: Aufbau

• Umsatzerlöse, danach Material- und Wareneinsatz und der Rohertrag als Differenz.
• Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige betriebliche Aufwendungen – auf Wunsch weiter aufgeteilt, etwa Raumkosten, Fahrzeuge, Werbung, Beratung.
• Vorläufiges Betriebsergebnis, Zinsen und Steuern, vorläufiges Ergebnis.
• Je Zeile: Monat, Vormonat, Vorjahresmonat und kumuliert seit Beginn des Geschäftsjahres, jeweils mit Abweichung absolut und in Prozent.
• Als Anhang: Kontostände, offene Forderungen und Verbindlichkeiten aus list_open_items. Das ist eine BWA-artige Verdichtung nach Ihrer Gliederung, nicht die formale Standard-BWA einer Kanzlei-Software.

Abweichungen finden und erklären

Legen Sie fest, was als auffällig gilt, zum Beispiel mehr als 10 % und mehr als 1.000 € Abweichung gegen den Vorjahresmonat. Für jede auffällige Zeile ruft der Agent list_journal_entries mit den betroffenen Konten und dem Monat auf, sortiert die Buchungen nach Betrag und nennt die größten mit Buchungsnummer, Datum, Text und Belegnummer.

Die Herkunft jeder Buchung (source_type) hilft beim Erklären: bank_tx stammt aus einem Bankumsatz, receipt aus einem Beleg, accrual aus einer Abgrenzung, provision aus einer Rückstellung, year_end_adjustment aus einer Abschlussbuchung. So trennt der Agent Einmaleffekte wie eine Jahresrechnung oder eine Nachzahlung von einer echten Entwicklung.

Der Kommentar, den das Modell schreibt, ist ein Entwurf: Er beschreibt, was die Buchungen zeigen, nicht, warum Ihr Geschäft so lief. Das ergänzen Sie.

Kostenstellen, wenn Sie sie führen

Jede Buchung im Journal trägt die Felder kost1 und kost2 für Kostenstelle und Kostenträger. Führen Sie Kostenstellen, gruppiert der Agent Aufwand und Erlös danach und stellt je Kostenstelle Monat und Vorjahr gegenüber. Angelegt werden Kostenstellen in der App; im Journal steht die Kennung, die an der Buchung hängt.

Führen Sie keine, entfällt dieser Teil – der Agent erfindet keine Zuordnung. Eine grobe Aufteilung nach Konten oder Lieferanten kann er Ihnen trotzdem vorschlagen, gekennzeichnet als Vorschlag.

Vollständigkeit prüfen, bevor Sie Zahlen lesen

• Belege: list_receipts zeigt je Beleg den Stand; alles mit needs_review ist noch nicht gebucht und fehlt im Aufwand.
• Bank: list_bank_transactions mit status unbooked listet Umsätze ohne Buchung.
• Festschreibung: list_bookkeeping_periods zeigt je Monat, ob er offen, teilweise oder ganz festgeschrieben ist.
• Belegpflicht: Bei bilanzierenden Gesellschaften entstehen Aufwand und Erlös am Beleg, nicht an der Bankzeile. Ein bezahlter, aber noch nicht gebuchter Beleg fehlt im Monatsergebnis, bis er gebucht ist.
• Abschreibungen: run_depreciation bucht die AfA wahlweise nach Jahr, Quartal oder Monat. Wird sie nur einmal im Jahr gebucht, sind die Monate davor zu gut – der Agent weist darauf hin.
• Rechtlich ist das kein Selbstzweck: Buchungen sind zeitgerecht vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO), und die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens vermitteln können (§ 238 Abs. 1 HGB).

Beispiel: der Monatsauftrag

So kann der Auftrag an einen Agenten mit Leseschlüssel lauten:

Controlling-Bericht September 2026:
1. Erst Vollständigkeit prüfen (Belege needs_review, ungebuchte Bankumsätze,
   Festschreibungsstand) und das Ergebnis voranstellen.
2. Monatswerte über die Saldenliste zum 31.08. und 30.09. (2026 und 2025).
3. Gliederung laut Datei kontengruppen.csv; Konten ohne Gruppe einzeln zeigen.
4. Auffällig: > 10 % und > 1.000 € gegen Vorjahresmonat –
   je Zeile die fünf größten Buchungen mit Nummer, Datum, Text.
5. Kommentar in fünf Sätzen, als Entwurf gekennzeichnet.
Summen bitte gegen die Summenzeile der Saldenliste abstimmen.

Die Datei kontengruppen.csv legen Sie einmal an – Kontonummer oder Kontenbereich und Ihre Berichtszeile – und verwenden sie jeden Monat wieder. So bleibt die Gliederung stabil, und Abweichungen entstehen aus den Zahlen, nicht aus einer anders gewählten Zuordnung.

Als wiederkehrender Auftrag

Ein Controlling-Bericht lohnt sich, wenn er jeden Monat gleich aufgebaut ist. Speichern Sie den Auftrag und die Kontengruppen als Dateien und lassen Sie ihn am dritten Arbeitstag laufen – interaktiv oder nach Zeitplan, etwa mit claude -p und --allowedTools "mcp__buchhaltung__*" in Claude Code. Wie ein solcher Lauf mit Leseschlüssel eingerichtet wird, zeigt die Seite zum Finanz-Wochenbericht.

Bleibt der Bericht in einem Ordner, kann der Agent im nächsten Monat auch den Vormonatsbericht lesen und Entwicklungen über mehrere Monate kommentieren.

Grenzen

• Es gibt keinen BWA- oder Controlling-Endpunkt. Die Verdichtung rechnet das Modell; stimmen Sie Summen gegen die Saldenliste ab oder lassen Sie ein Skript rechnen.
• Die Zahlen sind vorläufig: Abschlussbuchungen, Rückstellungen und Abgrenzungen fehlen oft bis zum Jahresende.
• Kostenstellen erscheinen nur, wenn sie an den Buchungen stehen; ihre Bezeichnungen pflegen Sie in der App.
• Der Kommentar ist ein Vorschlag. Die Software ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung, und eine wertende Auswertung Ihrer Kanzlei ersetzt der Bericht nicht.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent Controlling übernehmen?

Den datengetriebenen Teil ja: Monatswerte aus der Saldenliste, Vergleich mit Vormonat und Vorjahr, Abweichungen mit den Buchungen dahinter und ein Kommentarentwurf. Bewerten und entscheiden bleibt bei Ihnen.

Woher kommen die Monatswerte?

Aus get_saldenliste mit as_of: Die Verkehrszahlen gelten bis einschließlich des Stichtags, der Monat ist die Differenz zweier Stichtage. Einzelne Buchungen liest der Agent mit list_journal_entries.

Ist das eine BWA?

Es ist eine BWA-artige Verdichtung nach Ihrer Gliederung, keine formale Standard-BWA mit festem Auswertungsschema. Für die fachliche Würdigung bleibt Ihre Kanzlei zuständig.

Kann der Agent nach Kostenstellen auswerten?

Ja, wenn Sie Kostenstellen führen: Jede Buchung trägt kost1 und kost2. Ohne Kostenstellen an den Buchungen gibt es diese Auswertung nicht.

Welche Rechte braucht der Schlüssel?

Nur Leserecht. Ein Leseschlüssel bekommt keine schreibenden Werkzeuge angezeigt, der Agent kann damit nichts buchen.

Wie verhindere ich Rechenfehler des Modells?

Lassen Sie den Agenten jede Summe gegen die Summenzeile der Saldenliste abstimmen und den Rechenweg zeigen. Programme, die Code ausführen, sollten die Tabelle mit einem Skript aus den gelieferten Zeilen rechnen.