Plan-Ist-Vergleich per KI-Agent: Ihr Budget gegen die echten Buchungen

Der Plan kommt von Ihnen

Ein einfaches Format, das jedes KI-Programm lesen kann – die Zahlen sind ein erfundenes Beispiel:

planzeile;konten;jan;feb;mrz;apr;mai;jun;jul;aug;sep;okt;nov;dez
Umsatzerlöse;8300|8400;42000;42000;45000;45000;45000;48000;48000;40000;50000;50000;52000;55000
Wareneinsatz;3400;12600;12600;13500;13500;13500;14400;14400;12000;15000;15000;15600;16500
Personal;4100|4120|4130;18000;18000;18000;18000;18000;18000;19500;19500;19500;19500;19500;19500
Miete;4210;3200;3200;3200;3200;3200;3200;3200;3200;3200;3200;3200;3200
Werbung;4600;1500;1500;2500;1500;1500;1500;1000;1000;3000;2000;2000;1000

Die Spalte konten ordnet jede Planzeile einem oder mehreren Konten zu, getrennt durch einen senkrechten Strich; die Nummern im Beispiel folgen dem SKR03, im SKR04 lauten sie anders. Haben Sie die Zuordnung noch nicht, schlägt der Agent sie vor: list_accounts liefert den Kontenrahmen samt eigener Konten, list_hgb_positions die Posten Ihres GuV-Verfahrens. Sie bestätigen die Zuordnung einmal und speichern sie mit dem Plan.

Ein Plan aus einer Tabellenkalkulation lässt sich als CSV exportieren. Programme mit Dateizugriff lesen ihn direkt aus dem Ordner, in anderen fügen Sie ihn in den Chat ein.

Das Ist je Monat

get_saldenliste mit fiscal_year_id und as_of liefert je Konto die Verkehrszahlen bis einschließlich des Stichtags. Der Agent ruft die Saldenliste zu jedem Monatsende ab; der Monatswert ist die Differenz zum Vormonat, der Jahreswert bis heute ergibt sich direkt.

Aufwandskonten haben ihren Saldo im Soll, Erlöskonten im Haben. Das Modell bringt beide auf dasselbe Vorzeichen wie Ihr Plan und sagt dazu, wie es vorgegangen ist. Konten, die keiner Planzeile zugeordnet sind, stehen in einer eigenen Zeile „ohne Plan“, damit nichts verloren geht.

Abweichungen je Kostenart

• Je Planzeile und Monat: Plan, Ist, Abweichung in Euro und Prozent; dazu kumuliert seit Beginn des Geschäftsjahres.
• Vorzeichen nach Wirkung aufs Ergebnis: Mehrumsatz und Minderkosten positiv, Mindererlöse und Mehrkosten negativ – oder umgekehrt, wie Sie es gewohnt sind.
• Auffällig ist, was Ihre Schwelle überschreitet, etwa mehr als 10 % und mehr als 1.000 €.
• Für jede auffällige Zeile liest der Agent list_journal_entries mit dem Konto und dem Monat und nennt die Buchungen, die den Unterschied ausmachen – mit Buchungsnummer, Datum, Text und Belegnummer. Mit get_journal_entry öffnet er einzelne Buchungen.

Ursachen, die der Agent unterscheidet

• Zeitverschiebung: Ein Beleg liegt noch im Belegeingang (needs_review in list_receipts) oder wurde in einem anderen Monat gebucht als geplant.
• Einmalzahlung: Eine Jahresrechnung, etwa für eine Versicherung, steht ganz in einem Monat. Ob sie abgegrenzt ist, zeigt list_accruals; Buchungen mit der Herkunft accrual im Journal stammen aus einer Abgrenzung.
• Zuordnung: Die Buchung steht auf einem Konto, das einer anderen Planzeile zugeordnet ist – dann ist der Plan oder die Kontierung zu prüfen.
• Abschreibungen: Wird die AfA nur einmal im Jahr gebucht, fehlt sie in den Monaten davor. run_depreciation kann sie nach Monat oder Quartal verteilen.
• Echte Abweichung: mehr Umsatz, höhere Preise, zusätzliches Personal. Das erklären die Buchungen, bewerten müssen Sie.

Ablauf mit den Werkzeugen

• list_fiscal_years: Kennung des Geschäftsjahres und sein Zeitraum, damit jeder Stichtag im Jahr liegt.
• get_saldenliste mit as_of zu jedem Monatsende bis zum letzten abgeschlossenen Monat.
• Zuordnung der Konten zu den Planzeilen laut Ihrer Datei; nicht zugeordnete Konten in „ohne Plan“.
• Tabelle Plan – Ist – Abweichung je Zeile und Monat, Abstimmung der Ist-Summe gegen die Summenzeile der Saldenliste.
• list_journal_entries für die auffälligen Zeilen, list_receipts und list_bank_transactions mit status unbooked für die Vollständigkeit.
• Kommentar je auffälliger Zeile, als Entwurf gekennzeichnet.

Beispiel: Auftrag im Chat

So kann der Auftrag mit der Datei plan-2026.csv lauten:

Plan-Ist-Vergleich Januar bis September 2026 mit plan-2026.csv.
- Ist: Saldenliste zu jedem Monatsende, Monat = Differenz zum Vormonat.
- Konten ohne Planzeile gesondert zeigen.
- Je Zeile: Plan, Ist, Abweichung € und %, für September und kumuliert.
- Auffällig: > 10 % und > 1.000 € – dazu die größten Buchungen.
- Vorher prüfen: Belege mit needs_review, ungebuchte Bankumsätze.
Ergebnis als Tabelle und als CSV. Nichts buchen.

Der Agent beginnt mit der Vollständigkeit, weil ein ungebuchter Beleg im Vergleich wie eine Einsparung aussieht. Danach folgen Tabelle, Abstimmung und Erklärungen. Kann Ihr Programm Code ausführen, lassen Sie die Tabelle per Skript rechnen und das Skript neben dem Plan ablegen – nächsten Monat läuft derselbe Vergleich.

Hochrechnung aufs Jahresende

Aus dem Vergleich lässt sich eine einfache Erwartung fürs ganze Jahr ableiten: Ist der abgeschlossenen Monate plus Plan der restlichen Monate. Weicht das Ist bisher deutlich ab, kann der Agent eine zweite Variante rechnen, in der er die durchschnittliche Abweichung der letzten drei Monate auf die Restmonate überträgt.

Beide Varianten sind Rechnungen des Modells mit offen genannten Annahmen, keine Prognose der Buchhaltung. Für die Liquidität taugt die Hochrechnung nur bedingt, weil sie periodengerechte Werte zeigt und keine Zahlungstermine – dafür gibt es die Wochenvorschau aus offenen Posten und Fristen.

Grenzen

• Planwerte speichert die Buchhaltung über die Schnittstelle nicht; der Plan bleibt Ihre Datei.
• Die Abweichungsrechnung macht das Modell. Prüfen Sie, ob die Ist-Summe zur Saldenliste passt.
• Unterjährige Zahlen sind vorläufig: Rückstellungen, Abgrenzungen und Abschlussbuchungen fehlen oft bis zum Jahresende.
• Kostenstellen fließen nur ein, wenn sie an den Buchungen stehen (kost1, kost2) und Ihr Plan nach Kostenstellen gegliedert ist.
• Der Kommentar ist ein Vorschlag; Bewertung und Konsequenzen liegen bei Ihnen.

Häufige Fragen

Kann ein KI-Agent einen Plan-Ist-Vergleich machen?

Ja. Sie geben den Plan als Tabelle oder CSV vor, der Agent holt das Ist je Monat aus der Saldenliste, rechnet die Abweichungen je Planzeile und erklärt die größten mit den Buchungen dahinter.

Wo liegt der Plan?

Bei Ihnen, als Datei oder im Chat. Über die Schnittstelle gibt es keine Planwerte; die Buchhaltung liefert das Ist.

Wie kommt das Ist eines einzelnen Monats zustande?

Über get_saldenliste mit as_of: Die Verkehrszahlen gelten bis einschließlich des Stichtags. Der Monat ist die Differenz zwischen zwei Monatsenden.

Was ist, wenn mein Plan keine Kontonummern hat?

Dann schlägt der Agent eine Zuordnung vor, gestützt auf list_accounts und die Posten aus list_hgb_positions. Sie bestätigen sie einmal und verwenden sie jeden Monat wieder.

Welche Rechte braucht der Schlüssel?

Nur Leserecht. Ein Leseschlüssel bekommt keine schreibenden Werkzeuge angezeigt.

Geht das auch als Excel-Datei?

Exportieren Sie den Plan als CSV; das lesen alle KI-Programme. Das Ergebnis liefert der Agent wieder als CSV, die Sie in Ihre Tabellenkalkulation übernehmen.