Porto buchen mit KI: Briefmarke, Paket und Ausgangsfracht auseinanderhalten

Brief steuerfrei, Paket steuerpflichtig

§ 4 Nr. 11b UStG befreit Universaldienstleistungen im Sinne der europäischen Postrichtlinie. Die Befreiung setzt voraus, dass der Anbieter sich entsprechend einer Bescheinigung des Bundeszentralamts für Steuern zur flächendeckenden Grundversorgung verpflichtet; Leistungen auf Grundlage individuell ausgehandelter Vereinbarungen oder abweichender Bedingungen sind ausgenommen. In der Praxis bedeutet das für Sie: Eine Briefmarke oder eine Internetmarke für einen Standardbrief enthält keine Umsatzsteuer, also auch keine Vorsteuer.

Der Katalog der Software führt „Briefmarke“, „Frankierung“, „Internetmarke“ und „Porto“ als Stichworte für das Konto Porto mit Steuerschlüssel V0. Er weist zugleich darauf hin, dass Paket-, Express- und Kurierprodukte steuerpflichtig sind und dann der Steuerausweis des Belegs zählt. Trifft das Stichwort „Porto“ einen Beleg, der doch Umsatzsteuer ausweist, übernimmt die Software diese nicht von selbst als Vorsteuer: Der Vorschlag bleibt bei V0, und der Widerspruch steht an der Buchung. Ist es tatsächlich ein Paketprodukt, ändern Sie Konto und Schlüssel in der Belegprüfung.

Beispiele mit Zahlen

Beispiel A: Briefmarken für 47,50 € ohne Steuerausweis, vom Geschäftskonto bezahlt. Beispiel B: monatliche Rechnung eines Paketdienstes über 238,00 € brutto (200,00 € netto), die Sie noch bezahlen müssen.

Bei Beispiel B laufen die beiden Schritte über zwei Buchungen: Die Eingangsrechnung entsteht mit der Rechnung, die Zahlung gleicht später der Bankabgleich aus. So stehen Kosten und Vorsteuer im Monat der Rechnung, nicht im Monat der Überweisung.

Beispiel A: Briefmarken 47,50 EUR, Schlüssel V0
                     SKR03              SKR04
Porto               4910  an  1200     6800  an  1800

Beispiel B: Paketdienst, Ausgangsfracht 200,00 + 38,00 USt = 238,00 EUR
                     SKR03              SKR04
Ausgangsfrachten    4730    200,00     6740    200,00
Abziehbare Vorsteuer 19 %  1576  38,00     1406  38,00
an Verbindlichkeiten       1600  238,00    3300  238,00
Steuerschlüssel V19; später: Verbindlichkeiten an Bank

Ausgangsfracht beim Versandhandel

Wer Waren an Kunden verschickt, hat drei verwandte Konten, die sich leicht verwechseln lassen. Das Material (Karton, Packband) liegt auf Verpackungsmaterial, im SKR03 auf 4710 und im SKR04 auf 6710. Die Beförderung der Ware zum Kunden liegt auf Ausgangsfrachten (4730 / 6740). Und die Fracht, die Sie für die Anlieferung eingekaufter Ware zahlen, ist keine Ausgangsfracht: Sie gehört zu den Anschaffungsnebenkosten der Ware (§ 255 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Der Katalog hält deshalb selbst fest, dass der Name eines Paketdienstes nichts beweist. Steht auf einer Einkaufsrechnung etwa „zzgl. Versand“ oder „inkl. Fracht“, greift der Eintrag für Ausgangsfrachten gar nicht erst; schlägt die Software ihn vor, prüfen Sie trotzdem, ob die Kosten den Versand an Kunden betreffen. Das ist eine Sachverhaltsfrage, die nur der Beleg und Ihr Geschäft beantworten. Versandkosten, die Sie Ihrem Kunden berechnen, sind dagegen Erlöse und kein Aufwand; sie stehen nicht auf diesem Konto.

Frankiermaschine, Portokasse und Sammelabrechnung

• Frankiermaschine: Das Aufladen des Frankierguthabens erscheint als Rechnung oder als Lastschrift. Der Katalog erkennt „Frankierung“ als Porto und schlägt V0 vor. Enthält die Abrechnung auch Paketprodukte mit Umsatzsteuer, ist der Ausweis auf dem Beleg entscheidend, und der Beleg ist aufzuteilen.
• Portokasse: Bar bezahltes Porto bucht sich wie jede Barausgabe gegen die Kasse. Der Kassenbon ist der Beleg und muss mit.
• Sammelrechnung des Paketdienstes: Meist kommen Versand an Kunden und einzelne Eingangssendungen auf einer Rechnung. Teilen Sie auf mehrere Konten auf, wenn die Rechnung die Positionen trennt.
• Auslandsversand und Zoll: Berechnet der Spediteur Zoll oder Einfuhrumsatzsteuer weiter, ist das ein eigener Fall (siehe die Seite zur Einfuhrumsatzsteuer).

Der Beleg in der Software

Eine Portorechnung oder ein Kassenbon kommt per Upload in der App, per E-Mail an die Beleg-Adresse oder über einen Hochlade-Link herein. Die Software schlägt das Konto mit Begründung vor (Briefporto im Universaldienst ist umsatzsteuerfrei, der Beleg trägt keine Vorsteuer) und zeigt den Prüfhinweis zu Paketprodukten. Zahlt die Gesellschaft über ein Bankkonto mit Anbindung, erscheint die Zahlung als Bankumsatz. Beim Bilanzierer bucht eine Bankzeile nicht allein in die Gewinn- und Verlustrechnung: Aufwand entsteht mit dem Beleg. Die Zahlung wird dem gebuchten Beleg zugeordnet, bis dahin steht sie sichtbar offen.

Paketrechnung und Überweisung im Chat zusammenführen

Ist die Gesellschaft verbunden (Anleitung oben), läuft der Fall mit Rechnung und späterer Zahlung so:

Im Belegeingang liegt die Oktoberrechnung des Paketdienstes über 238,00 EUR.
Zeigen Sie mir den Vorschlag. Prüfen Sie, ob alle Positionen Warenversand an Kunden sind.
Buchen Sie nach meiner Bestätigung. Danach ordnen Sie bitte die Überweisung
vom 28. Oktober dieser Rechnung zu.

• list_receipts und get_receipt_proposal liefern Beleg, Konten, Steuerschlüssel und Hinweis, ob vor dem Buchen etwas zu prüfen ist.
• confirm_receipt bucht die Eingangsrechnung nach Ihrem Ja über denselben Weg wie die Belegprüfung.
• list_bank_transactions zeigt die offene Zahlung; book_bank_transaction mit receipt_id ordnet sie der gebuchten Rechnung zu, statt sie ein zweites Mal als Aufwand zu erfassen.
• Fehlt die Rechnung, erzeugt create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link, und get_receipt_inbox_address nennt die Adresse des Belegeingangs.

Prüfpunkte für Ihre Versandbelege

• Ob ein Paket Kundenversand (Ausgangsfracht), Wareneingang (Anschaffungsnebenkosten) oder privat ist.
• Ob ein Posten auf der Rechnung wirklich steuerfreies Briefporto ist; der Steuerausweis auf dem Beleg entscheidet.
• Das Weiterberechnen von Versandkosten an Kunden und deren Umsatzsteuer; das ist ein Erlös-Thema.
• Die Aufbewahrung der Belege, auch der Kassenbons aus der Portokasse.

Häufige Fragen

Gibt es bei Briefmarken Vorsteuer?

Nein. Briefporto im Universaldienst ist nach § 4 Nr. 11b UStG steuerfrei, der Beleg enthält keine Umsatzsteuer. Gebucht wird auf 4910 (SKR03) bzw. 6800 (SKR04) mit Steuerschlüssel V0.

Sind Pakete auch steuerfrei?

In aller Regel nicht: Paket-, Express- und Kurierprodukte fallen nicht unter die Befreiung des § 4 Nr. 11b UStG. Die Buchung folgt dem Steuerausweis der Rechnung, regelmäßig 19 Prozent.

Auf welches Konto buche ich den Paketversand an Kunden?

Ausgangsfrachten: SKR03 4730, SKR04 6740. Verpackungsmaterial liegt davon getrennt auf 4710 bzw. 6710.

Wie buche ich die Fracht für eingekaufte Ware?

Als Anschaffungsnebenkosten der Ware nach § 255 Abs. 1 Satz 2 HGB, nicht als Ausgangsfracht. Der Kontierungskatalog weist ausdrücklich darauf hin, dass Bezugskosten nicht auf die Ausgangsfracht gehören.

Was ist mit der Frankiermaschine?

Die Aufladung des Guthabens wird als Porto erkannt und mit V0 vorgeschlagen. Enthält die Abrechnung steuerpflichtige Anteile, entscheidet der Steuerausweis auf dem Beleg.

Muss ich Portobelege aufheben, wenn die Zahlung im Bankauszug steht?

Ja. Beim Bilanzierer entsteht der Aufwand mit dem Beleg, die Zahlung wird ihm zugeordnet. Der Kontoauszug allein ersetzt den Beleg nicht.