Büromaterial buchen mit KI: Bürobedarf, Fachliteratur und der Sammelbeleg

Drei Konten, drei Steuerfragen

Beispiel: eine Rechnung, zwei Steuersätze

Beispiel: Der Online-Händler liefert 70,00 € netto Papier und Toner (19 %) und ein Fachbuch für 30,00 € netto (7 %) auf einer Rechnung, bezahlt vom Geschäftskonto. Brutto 115,40 €.

Ein Sprachmodell ohne Kontenkatalog bucht die ganze Rechnung gern mit 19 Prozent auf Bürobedarf. Aus 115,40 € brutto rechnet es dann 18,43 € Vorsteuer heraus, gut 3 € mehr als die 15,40 €, die auf der Rechnung stehen, und das Fachbuch landet auf dem falschen Konto. Die Belegprüfung der Software erlaubt die Aufteilung auf mehrere Konten und Steuersätze innerhalb einer Rechnung; die Brutto-Summe der Zeilen muss dem Rechnungsbetrag entsprechen.

                                   SKR03        SKR04
Bürobedarf 70,00 EUR               4930         6815
Fachliteratur 30,00 EUR            4940         6820
Vorsteuer 19 % auf 70,00 = 13,30   1576         1406
Vorsteuer  7 % auf 30,00 =  2,10   1571         1401
an Bank 115,40 EUR                 1200         1800

Steuerschlüssel je Zeile: V19 für Bürobedarf, V7 für das Buch

Datenbanken, E-Books und Abos: wann sind es noch 7 Prozent?

Die Frage stellt sich bei Rechtsdatenbanken, Fachportalen und digitalen Zeitschriftenabonnements. Nach § 12 Abs. 2 Nr. 14 UStG ist die Überlassung bestimmter elektronischer Veröffentlichungen mit 7 Prozent besteuert; begünstigt ist auch der Zugang zu Datenbanken, die eine Vielzahl elektronischer Bücher, Zeitungen oder Zeitschriften enthalten. Der Kontierungskatalog erkennt Namen wie beck-online, juris, NWB oder Haufe und schlägt 4940 beziehungsweise 6820 mit V7 vor, weist aber darauf hin, dass reine Such- und Datendienste oder Angebote mit überwiegend anderen Inhalten regelmäßig bei 19 Prozent bleiben.

Die Entscheidung trifft der Rechnungsausweis, nicht das Wort „Fachliteratur“. Weist der Beleg 19 Prozent aus, übernimmt die Software diesen Satz und vermerkt an der Buchung, dass er vom Katalog abweicht; ob der Anbieter richtig abgerechnet hat, klären Sie mit ihm. Ein Software-Abonnement für ein Fachprogramm ist keine Fachliteratur; dafür gibt es die Seite zum Software-Abo.

Wie der Beleg zur Buchung wird

• Der Beleg kommt per Upload in der App, per E-Mail an die Beleg-Adresse der Gesellschaft oder über einen Hochlade-Link herein, den Claude oder ChatGPT erzeugt.
• Die Software liest Lieferant, Beträge und Steuersätze und stellt einen Vorschlag mit Konto, Steuerschlüssel und gespeicherter Begründung zusammen.
• Weist der Beleg mehrere Steuersätze aus, die centgenau aufgehen, bereitet die Software eine Aufteilung nach Steuersätzen vor. Ob jede Zeile das passende Konto trägt, das Buch also auf 4940 / 6820 statt auf Bürobedarf steht, prüfen Sie in der Belegprüfung.
• Ist ein Beleg eindeutig, bucht ihn der Autopilot; sonst liegt er zur Prüfung bereit. Doppelte Belege fängt die Dublettenprüfung ab.
• Der Katalog ist nicht die einzige Quelle des Vorschlags: Ein in den Stammdaten hinterlegtes Konto oder eine schon bestätigte Zuordnung beim selben Lieferanten geht ihm vor. Passt gar nichts, schlägt die Software ein Konto aus Ihrem Kontenrahmen oder ein Sammelkonto vor; solche Vorschläge liegen unter der Schwelle des Autopiloten und warten auf Ihre Prüfung.

Den Sammelbeleg im Chat aufteilen lassen

Die Verbindung richten Sie einmal ein, wie oben unter „Claude oder ChatGPT verbinden“ beschrieben. Für den Sammelbeleg genügt dieser Auftrag:

Im Belegeingang liegt die Bestellung vom Online-Händler vom 22. Oktober.
Zeigen Sie mir den Buchungsvorschlag. Auf dem Beleg stehen Papier, Toner und ein Fachbuch.
Bitte buchen Sie Bürobedarf mit 19 %, das Buch auf Fachliteratur mit 7 %, die Summe
muss 115,40 EUR ergeben. Buchen Sie erst nach meiner Bestätigung.

Das Programm ruft list_receipts und get_receipt_proposal auf. Den Aufteilungsvorschlag legt es als Korrektur an: Der Beleg wird dabei als gemischt behandelt, mit je einer Zeile für Konto, Steuerschlüssel, Steuersatz und Beträge. confirm_receipt bucht erst, nachdem Sie zugestimmt haben; Dublettenhinweise lassen sich über die Schnittstelle nicht übersteuern. Fehlt der Beleg, erzeugt create_receipt_upload_link einen Link, get_receipt_inbox_address nennt die Beleg-Adresse. Aus dem Gelesenen im Chat bucht das Programm nicht, weil sonst die Datei nicht an der Buchung hängt.

Grenzfälle zwischen Material, Buch und Anlagegut

• Alles wird mit 19 Prozent gebucht, weil ein Sammelbeleg als eine Position gelesen wird.
• Ein E-Book vom ausländischen Anbieter ohne deutsche Umsatzsteuer wird mit Vorsteuer gebucht. Die Software bucht einen solchen Beleg ohne Vorsteuer und weist darauf hin, die Steuerschuld als Leistungsempfänger zu prüfen (§ 13b UStG).
• Ein Jahresabonnement einer Fachzeitschrift, das im Dezember für das nächste Jahr bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Tragen Sie in der Belegprüfung Leistungsbeginn und -ende ein, grenzt die Software den Anteil nach dem Geschäftsjahresende ab.
• Ein Verpackungsmaterial-Beleg landet auf der Ausgangsfracht, weil ein Paketdienst auf der Rechnung steht. Material und Transport sind zwei Konten.
• Büromöbel, Bildschirme und Geräte werden als Bürobedarf geführt, obwohl sie Anlagegüter oder geringwertige Wirtschaftsgüter sind.

Was Sie am Beleg entscheiden

• Ob ein Gegenstand Verbrauchsmaterial oder Anlagegut ist.
• Ob eine Datenbank eine Vielzahl elektronischer Bücher, Zeitungen oder Zeitschriften enthält oder vor allem andere Inhalte; maßgeblich bleibt der Steuerausweis des Anbieters.
• Ob eine ausländische Rechnung ohne Steuer eine Steuerschuld bei Ihnen auslöst.
• Die Bestätigung, bevor eine Buchung entsteht. Rückgängig machen lässt sie sich nur durch Storno.

Häufige Fragen

Auf welches Konto buche ich Büromaterial in SKR03 und SKR04?

Bürobedarf im SKR03 auf 4930, im SKR04 auf 6815, mit Steuerschlüssel V19. Die Vorsteuer steht im SKR03 auf 1576, im SKR04 auf 1406.

Welcher Steuersatz gilt für Fachbücher?

Gedruckte Bücher und Zeitschriften unterliegen nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG in Verbindung mit Anlage 2 dem ermäßigten Satz von 7 Prozent. Das Konto ist 4940 (SKR03) bzw. 6820 (SKR04), die Vorsteuer 1571 bzw. 1401.

Gilt für E-Books und Datenbanken ebenfalls 7 Prozent?

Für die in § 12 Abs. 2 Nr. 14 UStG genannten elektronischen Bücher, Zeitungen und Zeitschriften ja, auch beim Zugang zu einer Datenbank, die eine Vielzahl solcher Veröffentlichungen enthält. Weist die Rechnung 19 Prozent aus, folgt die Buchung dem Ausweis.

Wie buche ich eine Rechnung mit Büromaterial und Büchern?

Aufgeteilt: Bürobedarf mit 19 Prozent auf 4930 bzw. 6815, das Buch mit 7 Prozent auf 4940 bzw. 6820. Die Belegprüfung erlaubt mehrere Zeilen mit eigenem Konto und Steuersatz, deren Summe dem Rechnungsbetrag entspricht.

Wohin gehören Kartons und Luftpolsterumschläge für den Versand?

Auf Verpackungsmaterial: SKR03 4710, SKR04 6710. Die Kosten für den Transport selbst liegen auf den Ausgangsfrachten (4730 / 6740).

Kann die KI das Ganze ohne meine Bestätigung buchen?

Über Claude oder ChatGPT nur, wenn die Verbindung das Recht „Buchen“ hat; im Auftrag oben verlangen Sie zudem ausdrücklich Ihre Bestätigung. Unabhängig davon kann der Autopilot der Software eindeutige Belege selbst buchen.