Software-Abo buchen mit KI: Aufwand, Anlage oder Wartung, und wer die Steuer schuldet

Abo, Kauf oder Wartung: drei Konten, drei Folgen

Beispiele: inländischer und ausländischer Anbieter

Beispiel A: Monatsabo eines deutschen Anbieters, 29,00 € netto, 5,51 € Umsatzsteuer, 34,51 € brutto.

Im Fall B heben sich Steuer und Vorsteuer auf; es bleibt ein Aufwand von 100,00 € und aus diesem Vorgang keine Zahllast. Die Steuer gehört in die Kennzahlen 46 und 47 der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Vorsteuer in Kennzahl 67. Sitzt der Anbieter außerhalb der EU, etwa in den USA, sind es die Kennzahlen 84 und 85, Schlüssel RCB19.

A) Anbieter mit deutscher USt
SKR03   4964  Zeitl. befristete Überlassung von Rechten    29,00
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %                    5,51
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L                    34,51
SKR04   6837  Zeitl. befristete Überlassung von Rechten    29,00
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %                    5,51
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L                    34,51

B) Anbieter mit Sitz in Irland, Rechnung 100,00 EUR ohne Umsatzsteuer (Schlüssel RC19)
SKR03   4964  Aufwand                                     100,00
        1577  Abziehbare Vorsteuer nach § 13b UStG 19 %    19,00
          an 1787  Umsatzsteuer § 13b UStG                     19,00
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L                   100,00
SKR04   6837  Aufwand                                     100,00
        1407  Abziehbare Vorsteuer nach § 13b UStG 19 %    19,00
          an 3837  Umsatzsteuer § 13b UStG                     19,00
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L                   100,00

§ 13b: warum die Rechnung ohne Steuer kommt

Für sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers an einen Unternehmer im Inland schuldet der Leistungsempfänger die Steuer (§ 13b Abs. 1 für Anbieter aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet, Abs. 2 Nr. 1 für alle anderen, jeweils mit Abs. 5 Satz 1 UStG). Das betrifft viele Cloud-Anbieter mit Sitz in Irland, Luxemburg oder den USA. Der Anbieter stellt netto in Rechnung, Sie melden die Steuer in der Voranmeldung an und ziehen sie im selben Zug als Vorsteuer ab.

Der Katalogeintrag für Abos trägt den Steuerschlüssel V19. Die Software lässt ihn aber nur gelten, wenn der Beleg deutsche Umsatzsteuer ausweist. Erkennt sie einen Anbieter aus dem EU-Ausland ohne Steuerausweis, wählt sie RC19 vor, bei einem Anbieter aus einem Drittland RCB19, jeweils mit dem Hinweis auf die Kennzahlen; ist der Sitz nicht erkennbar, bucht sie ohne Vorsteuer und weist auf den möglichen Reverse-Charge-Schlüssel hin. Einen § 13b-Schlüssel bucht der Autopilot erst ohne Rückfrage, wenn derselbe Lieferant mit derselben USt-IdNr. und demselben Land in Ihren Stammdaten mit diesem Schlüssel bestätigt ist. Weist ein Anbieter ausländische Umsatzsteuer aus, ist diese keine deutsche Vorsteuer.

Jahresabo und Rechnungsabgrenzung

Zahlen Sie am 1. Oktober 1.200 € netto für ein Jahr im Voraus, gehören beim Bilanzierer drei Zwölftel (300 €) ins laufende Jahr und neun Zwölftel (900 €) ins nächste. Der Folgejahresanteil wird aktiv abgegrenzt (§ 250 Abs. 1 HGB): Zum 31. Dezember stehen 900 € auf „Aktive Rechnungsabgrenzung“ (SKR03 0980, SKR04 1900) statt im Aufwand. Steht der Leistungszeitraum ausdrücklich auf der Rechnung, liest die Software ihn mit aus und bildet beim Buchen den Abgrenzungsposten für den Anteil nach dem Geschäftsjahresende, samt monatlichem Auflösungsplan. Ist der gelesene Zeitraum unsicher, bucht sie die Rechnung und bittet, die Abgrenzung unter „Abgrenzung“ zu bestätigen.

Kleinbeträge regelt eine Bagatellgrenze, die Sie je Gesellschaft wählen: 0, 50 oder 800 €, voreingestellt sind 50 €. Steuerlich darf der Posten unterbleiben, wenn die einzelne Ausgabe 800 € nicht übersteigt (§ 5 Abs. 5 Satz 2 EStG); das Wahlrecht gilt einheitlich für alle Abgrenzungen. Beim Einnahmen-Überschuss-Rechner zählt dagegen der Zahlungszeitpunkt (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG), eine Abgrenzung gibt es dort nicht; nur Vorauszahlungen für Nutzungsüberlassungen von mehr als fünf Jahren sind nach § 11 Abs. 2 Satz 3 EStG zu verteilen.

Die Abo-Rechnungen des Quartals per Chat prüfen

Mit verbundenem Programm (siehe Claude oder ChatGPT verbinden) lässt sich das Quartal so durchgehen:

Zeige mir alle Eingangsbelege seit dem 1. Oktober mit Software-
und Cloud-Bezug. Für jeden: Konto, Steuerschlüssel und ob eine
Rechnungsabgrenzung nötig ist. Wo kein deutscher Steuerbetrag
ausgewiesen ist, sag mir, ob Reverse Charge in Frage kommt.

Das Programm verwendet list_receipts, liest mit get_receipt_proposal jeden Vorschlag samt Prüfhinweis und gleicht bei Bedarf mit list_accounts die Konten ab. Gebucht wird per confirm_receipt. Einen anderen Steuerschlüssel, etwa RC19 statt V0, setzt es über die Korrektur; einen Leistungszeitraum nimmt die Korrektur je Zeile einer Aufteilung an (vat_splits mit service_start und service_end), einen ausgelesenen Zeitraum braucht es nicht erneut. Die Rechnung selbst holen Sie per Hochlade-Link (create_receipt_upload_link) oder Beleg-Adresse (get_receipt_inbox_address) in die Software. Ob eine Verbindung auch buchen darf, regelt die Freigabeseite mit dem Recht „Buchen“.

Die Grenzfälle

• Befristete Lizenz: Eine dreijährige Softwarelizenz „auf Zeit“ ist trotz des hohen Einmalbetrags Nutzungsüberlassung, kein Kauf. Die Software schlägt 4964 bzw. 6837 vor und weist auf die Abgrenzung nach § 250 Abs. 1 HGB hin, bei der EÜR auf die Verteilung nach § 11 Abs. 2 Satz 3 EStG, wenn die Laufzeit fünf Jahre übersteigt.
• Abo mit Hardware oder Einrichtung: Steht in der Sammelrechnung ein Gerät oder ein Einführungsprojekt, trennen Sie diese Posten ab. Das Gerät gehört in die Anlagen, nicht auf das Abo-Konto.
• Domain und Hosting: Laufender Aufwand wie das Abo; die Erstellung der Website selbst ist ein eigener Fall, siehe Werbekosten und Homepage.
• Kleinunternehmer als Anbieter: Weist die Rechnung eines inländischen Anbieters keine Steuer aus, weil er Kleinunternehmer ist, gibt es weder Vorsteuer noch § 13b.

Was Sie am Abo-Beleg entscheiden

• Feststellen, ob Abo, Kauf oder Wartung vorliegt, wenn die Rechnung es nicht sagt.
• Sitz des Anbieters und USt-IdNr. am Beleg prüfen und den vorgewählten § 13b-Schlüssel bestätigen.
• Bei Bilanzierung den Leistungszeitraum bestätigen, wenn die Software ihn nicht sicher lesen konnte, und die Bagatellgrenze einmal für die Gesellschaft festlegen.
• Den Vorschlag freigeben. Ob Kauf oder Abo vorliegt, entscheidet am Ende Ihr Unternehmen; bei größeren Lizenzverträgen lohnt die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Auf welches Konto buche ich ein Software-Abo?

SKR03 4964, SKR04 6837 („Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten“). Gekaufte Dauerlizenzen aktiviert man auf 0027 bzw. 0135.

Kann ich die Vorsteuer aus einem Abo eines US-Anbieters abziehen?

In der Regel ja, als § 13b-Vorsteuer, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Der Anbieter berechnet keine deutsche Umsatzsteuer, Sie schulden sie und ziehen sie gleichzeitig ab (§ 13b Abs. 2 Nr. 1, Abs. 5 Satz 1 UStG).

Was ist der Unterschied zwischen Abo und Kauf buchhalterisch?

Ein Abo ist laufender Aufwand der Periode. Ein Kauf ist ein Vermögensgegenstand, der aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben wird; bis 800 € netto darf er im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden.

Muss ich ein Jahresabo abgrenzen?

Beim Bilanzierer ja, soweit der Zeitraum über den Stichtag hinausreicht (§ 250 Abs. 1 HGB). Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt die Zahlung.

Wie bucht die Software bei fehlender Umsatzsteuer?

Erkennt sie einen ausländischen Anbieter, wählt sie den § 13b-Schlüssel vor (RC19 aus der EU, RCB19 aus Drittländern) und lässt ihn bestätigen. Ist der Sitz nicht erkennbar, bucht sie ohne Vorsteuer und weist auf den möglichen Reverse-Charge-Schlüssel hin.

Sind Wartungsverträge anders zu behandeln als Abos?

Sie haben ein eigenes Konto (4806 bzw. 6495). Sachlich sind beide laufender Aufwand; die Trennung hilft bei der Auswertung und bei der Frage, ob Einführungsleistungen aktiviert werden müssen.