GWG buchen mit KI: Sofortabzug bis 800 € netto, Sammelposten bis 1.000 € und die Frage der Nutzbarkeit

Die Grenzen im Überblick

Beispiele auf den Konten

Beispiel A: Monitor für 640,00 € netto (121,60 € Umsatzsteuer, 761,60 € brutto). Beispiel B: Akkuschrauber für 180,00 € netto. Beispiel C: Bürostuhl für 950,00 € netto in einem Jahr mit Sammelposten.

In A bucht die Software das Gut auf das GWG-Konto; die volle Abschreibung im Anschaffungsjahr bucht der AfA-Lauf, den Sie unter „Anlagen“ starten. Beim Sammelposten in C löst derselbe Lauf den Posten über fünf Jahre auf. Den ersten Sammelposten eines Jahres bilden Sie selbst im Anlagenverzeichnis; danach folgt die Software dieser Wahl für jedes weitere Gut zwischen 250 € und 1.000 €.

A) GWG
SKR03   0480  Geringwertige Wirtschaftsgüter   640,00
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %         121,60   an 1600  761,60
SKR04   0670  Geringwertige Wirtschaftsgüter   640,00
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %         121,60   an 3300  761,60

B) Kleingerät
SKR03   4985  Werkzeuge und Kleingeräte       180,00 + 1576  34,20   an 1600  214,20
SKR04   6845  Werkzeuge und Kleingeräte       180,00 + 1406  34,20   an 3300  214,20

C) Sammelposten
SKR03   0485  Sammelposten                    950,00 + 1576 180,50   an 1600 1.130,50
SKR04   0675  Sammelposten                    950,00 + 1406 180,50   an 3300 1.130,50

Netto ist der Maßstab

Die Wertgrenzen sind Nettogrenzen, wenn der Vorsteuerabzug möglich ist. Ein Monitor für 900 € brutto kostet netto 756,30 € und ist damit noch GWG. Bei einem Kleinunternehmer oder einem Betrieb ohne Vorsteuerabzug zählt der Bruttobetrag, weil die Umsatzsteuer dann Teil der Anschaffungskosten ist; die Software misst dort brutto.

Auch Rabatte, Skonti und Nebenkosten zählen: Nebenkosten wie Fracht erhöhen die Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 Satz 2 HGB), einzeln zurechenbare Preisnachlässe mindern sie (Satz 3). Ein Zusatz wie „zzgl. Fracht“ ändert deshalb auch das Konto nicht; die Lieferkosten gehören zum Gut.

Selbständige Nutzbarkeit: die versteckte Voraussetzung

Ein Wirtschaftsgut ist selbständig nutzbar, wenn es unabhängig von anderen Gütern genutzt werden kann. Ein Drucker, der nur zusammen mit einem Computer funktioniert, ist es nicht; ein Gerät mit eigenständiger Kopierfunktion kann es sein. Fehlt die selbständige Nutzbarkeit, greift weder der Sofortabzug noch der Sammelposten (§ 6 Abs. 2 Satz 2 und Abs. 2a EStG).

Die Software erkennt Formulierungen am Beleg, die das ausdrücklich sagen („nicht selbständig nutzbar“, „nur mit PC nutzbar“, „ohne Kopierfunktion“). In diesem Fall bleibt das Gut auf dem Anlagekonto und kommt weder in das GWG-Konto noch in den Sammelposten; der Hinweis verweist auf die Nutzungsdauer im Anlagenverzeichnis. Steht nichts davon am Beleg, bleibt die Beurteilung der Nutzbarkeit bei Ihnen.

Was die Software beim Anlagenzugang tut

• Bei einer Eingangsrechnung auf einem Anlagekonto legt sie das Anlagegut beim Buchen an. Was der Beleg nicht hergibt, ergänzt sie: als Bezeichnung den Buchungstext, als Zugang das Buchungsdatum, als Nutzungsdauer den Wert aus dem erkannten Sachverhalt oder der amtlichen AfA-Tabelle zum Konto. Findet sie keine belastbare Nutzungsdauer, bleibt die Rechnung gebucht, und ein Hinweis fordert die Erfassung im Anlagenverzeichnis.
• Netto bis 800 €: GWG auf 0480 bzw. 0670. Führt das Wirtschaftsjahr schon einen Sammelposten, kommt ein Gut über 250 € bis 1.000 € netto in den Sammelposten, denn die Wahl gilt einheitlich.
• Ist nicht feststellbar, ob das Jahr einen Sammelposten führt, bucht die Software wie ohne Sammelposten und weist auf § 6 Abs. 2a Satz 5 EStG hin.
• Liegt eine Ausstattung bis 250 € netto auf einem Anlagekonto, schlägt die Software „Sonstiger Betriebsbedarf“ (4980 bzw. 6850) vor; ein Verzeichnis ist dann nicht nötig, das Anlagekonto bleibt als Alternative.
• Enthält der Beleg mehrere Anlagegüter, erfasst die Software sie nicht allein: Jedes Gut braucht eine eigene Nutzungsdauer, deshalb steht der Hinweis, sie einzeln im Anlagenverzeichnis anzulegen. Die Rechnung ist trotzdem gebucht.
• Erworbene Software bis 800 € netto behandelt die Software wie ein Trivialprogramm als bewegliches Wirtschaftsgut (R 5.5 Abs. 1 EStR) und damit wie ein GWG.

Die Anschaffungen des Jahres im Chat sortieren

Sobald Claude oder ChatGPT verbunden ist (siehe Claude oder ChatGPT verbinden), etwa so:

Zeige mir die Anschaffungen dieses Jahres zwischen 250 und 1.000 €
netto. Gibt es schon einen Sammelposten? Dann alle in den
Sammelposten, sonst GWG bis 800 €. Liste auch Anlagen, die laut
Beleg nicht selbständig nutzbar sind.

Das Programm greift auf list_fixed_assets und list_receipts zu und liest zu jedem Beleg get_receipt_proposal; Konto, Prüfhinweis und gegebenenfalls der Hinweis zum Sammelposten stehen im Vorschlag. Gebucht wird per confirm_receipt, das Anlagegut entsteht dabei mit. Welches Wahlrecht Sie ausüben, kann das Programm nicht für Sie entscheiden: Der Sammelposten ist eine Entscheidung des Unternehmens für das ganze Wirtschaftsjahr.

Fehler an den Wertgrenzen

• Brutto gegen 800 € prüfen und dadurch zu früh aktivieren.
• GWG und Sammelposten mischen: Im selben Wirtschaftsjahr gilt für alle Güter über 250 € bis 1.000 € dasselbe Verfahren.
• Den Verzeichnisnachweis vergessen: GWG über 250 € müssen in einem Verzeichnis stehen, wenn die Buchführung Tag und Kosten nicht zeigt.
• Ein Sprachmodell rechnet gern „bis 1.000 € sofort“; die Rechtslage kennt 800 € für den Sofortabzug, 1.000 € sind die Obergrenze des Sammelpostens.

Das Wahlrecht übt Ihr Unternehmen aus

• Das Wahlrecht GWG oder Sammelposten für das Jahr ausüben und den ersten Sammelposten selbst bilden.
• Die selbständige Nutzbarkeit beurteilen, wenn der Beleg nichts dazu sagt.
• Mehrere Güter auf einer Rechnung einzeln erfassen.
• Den Vorschlag bestätigen; die Verantwortung trägt Ihr Unternehmen, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Bis zu welchem Betrag ist ein GWG sofort abziehbar?

Bis 800 € Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer (§ 6 Abs. 2 EStG), sofern es beweglich, abnutzbar und selbständig nutzbar ist. Der Sofortabzug ist ein Wahlrecht.

Was ist der Sammelposten?

Eine Alternative für Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € netto: Sie werden in einem Posten erfasst und über fünf Jahre um je ein Fünftel gemindert (§ 6 Abs. 2a EStG).

Auf welche Konten buche ich GWG?

SKR03 0480, SKR04 0670 („Geringwertige Wirtschaftsgüter“); Sammelposten SKR03 0485, SKR04 0675.

Wohin gehört ein Werkzeug für 120 €?

Auf „Werkzeuge und Kleingeräte“, SKR03 4985, SKR04 6845, als laufender Aufwand.

Gilt die Grenze brutto oder netto?

Netto, wenn der Vorsteuerabzug möglich ist. Ohne Vorsteuerabzug, etwa bei Kleinunternehmern, rechnet man brutto.

Fragt die Software zurück?

Sie weist auf Unklarheiten hin: nicht selbständig nutzbare Geräte, mehrere Anlagegüter auf einem Beleg, nicht erkennbarer Sammelposten oder fehlende Nutzungsdauer.