Telefon und Internet buchen mit KI: Verbindungsentgelt, Privatanteil und das Handy im Vertrag

Der Regelfall in Zahlen

Beispiel: Monatsrechnung eines Mobilfunkanbieters über 59,50 € brutto (50,00 € netto, 9,50 € Umsatzsteuer), die per Lastschrift eingezogen wird.

Der Lastschrifteinzug erscheint danach als Bankumsatz und wird der gebuchten Rechnung zugeordnet; das Telefonkonto wird dabei nicht ein zweites Mal belastet. Steht auf der Rechnung kein Steuerbetrag, rechnet die Software keine Vorsteuer aus dem Nettobetrag heraus: Bei einem Kleinunternehmer als Anbieter bleibt es ohne Vorsteuer, bei einem erkennbar ausländischen Anbieter wählt sie den § 13b-Schlüssel vor und lässt ihn bestätigen.

SKR03   4920  Telefon                          50,00
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %        9,50
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L        59,50
SKR04   6805  Telefon                          50,00
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %        9,50
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L        59,50

Was der Katalog erkennt

Im Kontierungs-Katalog der Software stehen als Stichworte unter anderem die großen Mobilfunk- und Festnetzanbieter, Anbieter von Cloud-Telefonie sowie Begriffe wie Telefonrechnung, Mobilfunk, Internetanschluss, DSL, Glasfaser und Festnetz. Trifft eines davon auf den Beleg, schlägt die Software 4920 bzw. 6805 mit dem Steuerschlüssel V19 vor und hängt die Begründung an: laufende Kommunikationskosten des Betriebs. Der Prüfhinweis betrifft die Hardware in der Rechnung.

Den Beleg bringen Sie per Upload in der App, per Weiterleitung an die Beleg-Adresse der Gesellschaft oder per Hochlade-Link herein. Sind die Fälle eindeutig, bucht der Autopilot sie von selbst, sonst liegen sie zur Bestätigung bereit.

Hardware im Vertrag: das Handy zum Tarif

Beispiel: Rechnung über ein Smartphone (600,00 € netto) und den Tarif des ersten Monats (40,00 € netto), 19 % Umsatzsteuer, zusammen 761,60 € brutto.

Das Gerät liegt unter der Grenze von 800 € netto nach § 6 Abs. 2 EStG und darf deshalb im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden; über der Grenze wäre es ein Anlagegut mit Abschreibung über die Nutzungsdauer. Das reine Verbindungsentgelt bleibt Telefonaufwand. Steht das Gerät auf einem Anlagekonto, legt die Software beim Buchen das Anlagegut selbst an, bis 800 € netto auf dem GWG-Konto. Weist die Rechnung den Gerätepreis nicht getrennt aus, weil er in der Monatsrate steckt, kann die Software ihn nicht erfinden: Sie gibt den Prüfhinweis zur Hardware, die Aufteilung nehmen Sie anhand von Vertrag und Rechnung vor.

SKR03   0480  Geringwertige Wirtschaftsgüter        600,00
        4920  Telefon                                40,00
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %             121,60
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L             761,60
SKR04   0670  Geringwertige Wirtschaftsgüter        600,00
        6805  Telefon                                40,00
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %             121,60
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L             761,60

Privater Nutzungsanteil

Betriebsausgabe ist nur der betrieblich veranlasste Teil; der private Teil ist beim Einzelunternehmer eine Entnahme. Auch die Vorsteuer ist nur für den betrieblichen Anteil abziehbar. Der Anteil ergibt sich aus Ihren Verhältnissen, etwa aus einem Einzelverbindungsnachweis oder einer plausiblen Schätzung, und steht nicht in der Rechnung.

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung führt die Software Telefon, Mobilfunk und Internet als gemischte Kosten (Anlage EÜR Zeile 43). Den Privatanteil buchen Sie dort als Entnahme gegen das Kostenkonto; die Software teilt den Betrag in Nettoanteil und Vorsteuer auf und bucht erst, wenn Sie klicken. Bei einer Kapitalgesellschaft gibt es keinen Privatbereich; ein dauerhaft privat genutzter Anschluss eines Gesellschafters ist eine Frage für Ihre Kanzlei.

Die Abrechnungen eines Quartals im Chat sortieren

Ist Claude oder ChatGPT verbunden (Anleitung: Claude oder ChatGPT verbinden), hilft ein Auftrag wie dieser:

Prüfe die Telefon- und Internetrechnungen vom dritten Quartal im
Belegeingang. Wo steckt Hardware in der Rechnung? Zeige mir diese
Belege einzeln mit dem Vorschlag, den Rest buche ich in einem
Schritt.

Das Programm ruft list_receipts mit dem Eingangszeitraum auf, liest je Beleg get_receipt_proposal und gibt Belege mit Prüfhinweis gesondert aus. Die eindeutigen Rechnungen bestätigen Sie nach Ihrer Durchsicht mit confirm_receipt; eine Rechnung mit Gerät und Tarif lässt sich über die Korrektur mit vat_splits in zwei Zeilen aufteilen. Sind die Abbuchungen schon als Bankumsätze da, ordnet match_bank_transaction sie der gebuchten Rechnung zu.

Vermeidbare Fehler bei der Telefonrechnung

• Telefon auf „Büromaterial“ oder ein Sammelkonto buchen: Dann fehlen die Kommunikationskosten in der Auswertung, und in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung lässt sich der Privatanteil nicht dem richtigen Posten zuordnen. Das eigene Konto 4920 bzw. 6805 verwenden.
• Das Handy mit der Monatsrechnung durchlaufen lassen: Ein Gerät über der Sofortabzugsgrenze gehört in das Anlagenverzeichnis.
• Die Vorsteuer vollständig abziehen, obwohl der Anschluss privat mitgenutzt wird.
• Dasselbe Konto doppelt belasten: Erst wird die Rechnung gebucht, dann wird die Lastschrift ihr zugeordnet, nicht noch einmal auf das Telefonkonto gebucht.
• Ein Sprachmodell ohne Katalog setzt „Internet“ gern auf Software oder Hosting. Der Zugang zum Netz ist Telefon und Internet; Hosting und Cloud-Dienste führt der Katalog beim Software-Abo.

Privatanteil und Hardware: Ihre Angaben

• Den privaten Anteil festlegen und begründen, etwa mit einem Einzelverbindungsnachweis über einige Monate.
• Hardware vom Verbindungsentgelt trennen, wenn die Rechnung es nicht tut.
• Bei Bilanzierung auf Vorauszahlungen für Zeiträume nach dem Stichtag achten.
• Den Vorschlag bestätigen. Die Höhe des Privatanteils legen Sie fest, bei Zweifeln gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Welches Konto gilt für Telefon und Internet?

SKR03 4920, SKR04 6805, Bezeichnung „Telefon“, in der Regel mit Steuerschlüssel V19.

Kann ich die Vorsteuer aus der Handyrechnung voll abziehen?

Nur für den betrieblich genutzten Anteil. Bei privater Mitnutzung ist die Vorsteuer entsprechend aufzuteilen.

Wie behandle ich ein Smartphone, das im Vertrag enthalten ist?

Der Gerätepreis ist eine Anschaffung: bis 800 € netto darf er als geringwertiges Wirtschaftsgut (§ 6 Abs. 2 EStG) im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden, darüber ist er zu aktivieren. Das Verbindungsentgelt bleibt Telefonaufwand.

Wie bucht die Software, wenn die Rechnung aus dem Ausland kommt?

Weist der Beleg keine deutsche Umsatzsteuer aus und ist der Anbieter als ausländisch erkennbar, wählt die Software den § 13b-Schlüssel vor; den bestätigen Sie. Ist der Sitz nicht erkennbar, bucht sie ohne Vorsteuer und weist auf Reverse Charge hin.

Muss ich jede Monatsrechnung einzeln buchen?

Jede Rechnung ist ein eigener Beleg mit eigener Rechnungsnummer. Eindeutige Belege kann der Autopilot von allein buchen.

Was gilt bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Es zählt die Zahlung. Telefon und Internet stehen in der Anlage EÜR bei den Telekommunikationskosten; ein privater Anteil ist als Entnahme auszuscheiden, die Software bucht ihn auf Ihren Klick.