Bankgebühren buchen mit KI: Konto, PayPal und Zahlungsplattformen

Eine Ausnahme von einer strengen Regel

Beim Bilanzierer gilt: Eine Bankzeile bucht nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung. Aufwand und Erlös entstehen mit dem Beleg; die Zahlung wird später der Rechnung zugeordnet. Bis dahin parkt eine Zeile ohne Beleg auf den offenen Posten und bleibt sichtbar offen. Die Regel schützt vor Doppelerfassung, weil derselbe Aufwand sonst einmal über den Beleg und einmal über die Zahlung in die Rechnung käme.

Für Gebühren kippt die Begründung. Zu einer Kontoführungsgebühr oder einer Rücklastschrift-Gebühr schickt niemand eine Rechnung, die den Posten ausgleichen würde. Auf Verbindlichkeiten geparkt, bliebe die Gebühr für immer stehen, weil kein Beleg sie je ausgleicht. Für Gebühren kennt die Software deshalb zwei Ausnahmen: die Gebühr eines Zahlungsdienstleisters laut dessen Auszug und das Entgelt der kontoführenden Bank, wenn eine von Ihnen freigegebene Regel es als solches kennzeichnet.

Welche Gebühren auf 4970 / 6855 gehören

• Kontoführung, Kontomodell oder Kontopaket, auch wenn die Bank sie als Abonnement berechnet. Der Katalog sortiert solche Posten vor das Software-Abonnement.
• Kontoentgelt, Zahlungsverkehrsgebühren, Gebühren für Fremdwährungszahlungen.
• Die Gebühr eines Zahlungsdienstleisters wie PayPal („PayPal Gebühr“, „PayPal Fee“), laut Katalog „steuerfreier Umsatz im Geldverkehr, kein Vorsteuerabzug“.
• Die Gebühr einer Einkaufsplattform für die Abwicklung Ihrer Zahlung („Transaction service fee“, „Payment processing fee“): Das sind Kosten des Geldverkehrs, keine Verkaufsprovision.

Beispiel: Kontoführung und Zahlungsdienstleister

Beispiel: Das Geschäftskonto berechnet 9,90 € Kontoführung. Die Bankzeile steht ohne Beleg im Bankabgleich. Danach wird zusätzlich eine Gebühr des Zahlungsdienstleisters über 3,66 € aus dessen Auszug erfasst.

Beide Posten sind steuerfrei. Wer versehentlich V19 setzt, zieht 1,58 € beziehungsweise 0,58 € Vorsteuer, die es nicht gibt, und verfälscht die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Katalog hinterlegt deshalb V0. Weist eine Gebührenrechnung der Bank ausnahmsweise doch Umsatzsteuer aus, etwa für eine steuerpflichtige Zusatzleistung, übernimmt die Software beim Eintrag „Bankgebühren“ den Ausweis und vermerkt die Abweichung zur Prüfung.

Kontoführung 9,90 EUR, Steuerschlüssel V0
                              SKR03               SKR04
Nebenkosten des Geldverkehrs  4970  an  1200      6855  an  1800

Zahlungsdienstleister-Gebühr 3,66 EUR, Steuerschlüssel V0
Nebenkosten des Geldverkehrs  4970                6855
(Gegenkonto: das Konto des Zahlungsdienstleisters, auf dem die Gebühr abgebucht wurde)

Wie die Software die Bankzeile behandelt

Beim Abruf der Umsätze ordnet die Software jede Zeile nach Regeln und Kontierungskatalog zu. Auf „Kontoführungsgebühr“, „Kontoentgelt“, „Bankgebühr“, „Fremdwährungsgebühr“ oder ein Kontopaket trifft der Eintrag „Bankgebühren“, auf „PayPal Gebühr“ der für Zahlungsdienstleister, auf „Transaction service fee“ der für Plattformen. Der Vorschlag zeigt Konto, Schlüssel und die Begründung mit Fundstelle.

Das Entgelt der kontoführenden Bank bucht die Software ohne Beleg erst dann, wenn eine von Ihnen freigegebene Regel das Entgelt ausdrücklich so einordnet und das Konto genau das Gebührenkonto ist. Eine bloß gelernte Zuordnung zu einem Lieferanten genügt dafür nicht. Das hat einen guten Grund: Gibt es doch eine Rechnung zur Gebühr, würde sie sonst zweimal im Aufwand stehen, einmal über die Bankzeile und einmal über den Beleg. Kommt die Gebühr mit Rechnung, bleibt es deshalb beim offenen Posten.

Die Gebühr eines angebundenen Zahlungsdienstleisters erscheint im Auszug des Dienstleisters selbst; der Auszug ist der Beleg.

Gebührenzeilen im Chat durchgehen

Die Verbindung braucht das Recht „Buchen“; wie Sie sie einrichten, steht in der Anleitung „Claude oder ChatGPT verbinden“ oben.

• list_bank_transactions zeigt die offenen Umsätze, get_bank_transaction einen einzelnen mit Bankverbindung und Sachkonto.
• list_accounts bestätigt, dass 4970 bzw. 6855 im Kontenrahmen Ihrer Gesellschaft steht.
• book_bank_transaction bucht den Umsatz mit skr_account und tax_key über den Buchungsweg der App, mit denselben Regeln: Beim Bilanzierer bucht eine Gebührenzeile nur dann direkt auf 4970 bzw. 6855, wenn eine freigegebene Entgeltregel sie trägt oder sie aus dem Auszug eines Zahlungsdienstleisters stammt; sonst wird sie als offener Posten geparkt.
• ignore_bank_transaction blendet Zeilen, die nicht in diese Buchhaltung gehören, mit Begründung aus. Eine echte Gebühr gehört gebucht, sonst weicht der Buchsaldo der Bank vom Kontoauszug ab.
• Liegt zur Gebühr doch eine Rechnung vor, kommt zuerst der Beleg über list_receipts und confirm_receipt herein, danach ordnet book_bank_transaction mit receipt_id die Zahlung zu.

Zeigen Sie mir die noch nicht gebuchten Bankumsätze von Oktober, die wie Bankgebühren aussehen.
Schlagen Sie für jede Zeile das Konto mit Steuerschlüssel vor und sagen Sie, ob ein Beleg
zur Gebühr existiert. Buchen Sie nur die Zeilen, die ich bestätige.

Plattformgebühr oder Verkaufsprovision, Inland oder Ausland

Eine Marktplatzrechnung enthält oft zwei sehr verschiedene Gebühren. Die Verkaufsprovision für einen Verkauf über die Plattform ist ein anderer Aufwand und folgt dem Steuerausweis ihrer Rechnung. Die Gebühr für die Abwicklung Ihrer Zahlung beim Einkauf dagegen gehört auf 4970 / 6855. Der Katalog gibt dem Zahlungsabwicklungs-Eintrag keinen festen Steuerschlüssel mit, weil die Rechnung entscheidet: Sitzt der Anbieter im Ausland und weist keine deutsche Umsatzsteuer aus, ist zu prüfen, ob Sie die Steuer als Leistungsempfänger schulden (§ 13b UStG).

Zinsen für einen Kontokorrentkredit sind keine Bankgebühren, sondern Zinsaufwand. Ebenso gehören Darlehenstilgungen nicht hierher, sondern auf die Verbindlichkeit.

Was Sie freigeben und abgrenzen

• Die Freigabe der Entgeltregel. Ohne sie parkt die Gebühr beim Bilanzierer als offener Posten, den kein Beleg je ausgleicht.
• Ob Zusatzleistungen eines Zahlungsdienstleisters (zum Beispiel Abrechnungssoftware) auf der Rechnung Umsatzsteuer ausweisen; dann folgt die Buchung dem Beleg.
• Die Abgrenzung von Zinsen, Darlehen und Gebühren.
• Bei Auslandsrechnungen ohne Steuer die Frage nach der Steuerschuld.

Häufige Fragen

Auf welches Konto buche ich Kontoführungsgebühren?

Auf „Nebenkosten des Geldverkehrs“: SKR03 4970, SKR04 6855, mit Steuerschlüssel V0.

Gibt es Vorsteuer auf Bankgebühren?

Nein. Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr sind nach § 4 Nr. 8 UStG steuerfrei, die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer.

Sind PayPal- und Stripe-Gebühren auch steuerfrei?

Die Zahlungsabwicklung selbst ist als Umsatz im Geldverkehr steuerfrei, im Katalog der Software ist PayPal entsprechend auf 4970 / 6855 mit V0 hinterlegt. Zusatzleistungen, die der Anbieter getrennt berechnet, folgen dem Steuerausweis seiner Rechnung.

Muss ich zu Bankgebühren einen Beleg einreichen?

Zu Kontoführungsgebühren und Entgelten der Bank dient der Kontoauszug als Beleg. Die Software bucht sie ohne eigene Rechnung, wenn eine von Ihnen freigegebene Regel das Entgelt kennzeichnet; bei Zahlungsdienstleistern gilt dessen Auszug.

Warum bucht die Software andere Bankzeilen nicht allein in die GuV?

Beim Bilanzierer entsteht Aufwand mit dem Beleg; die Zahlung wird ihm zugeordnet. Sonst stünde derselbe Aufwand zweimal in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Was ist mit Gebühren einer Einkaufsplattform?

Die Gebühr für die Abwicklung Ihrer Zahlung gehört auf 4970 / 6855; die Verkaufsprovision für einen Verkauf ist etwas anderes. Bei ausländischen Anbietern ohne deutsche Umsatzsteuer ist § 13b UStG zu prüfen.