Buchhaltung in der Gastronomie mit KI: Kasse, Steuersätze und Wareneinsatz

Wer was liefert: Kasse, Buchhaltung und KI

Steuersätze seit 2026: Speisen 7 %, Getränke 19 %

Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen tragen seit dem 1. Januar 2026 den ermäßigten Steuersatz von 7 %; die Abgabe von Getränken bleibt beim Regelsatz von 19 % (§ 12 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 15 UStG). Für die Buchhaltung heißt das: Jeder Tagesabschluss zerfällt in mindestens zwei Erlösbuchungen, und die Aufteilung muss schon in der Kasse stimmen.

Gebucht wird auf getrennte Erlöskonten, im SKR03 auf 8300 (Erlöse 7 % USt) und 8400 (Erlöse 19 % USt), im SKR04 auf 4300 und 4400. In der Voranmeldung landen die Umsätze in Kennzahl 86 und 81; beide zeigt Ihnen get_vat_return, bevor die Meldung geprüft wird.

Auch Einkaufsbelege tragen oft beide Sätze: Lebensmittel regelmäßig 7 %, die meisten Getränke, Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial 19 %. Die Belegerkennung liest die Steuerzeilen einer Rechnung einzeln und teilt den Vorschlag auf mehrere Konten und Sätze auf, etwa Wareneingang 7 % (SKR03 3300, SKR04 5300) und Wareneingang 19 % (SKR03 3400, SKR04 5400).

Beispiel: der Tagesabschluss im Gespräch

Ein Auftrag kurz nach Feierabend, an Claude mit verbundener Buchhaltung (Beispielzahlen):

Tagesabschluss Freitag, 23.10.2026, laut Kasse:
Speisen 1.540,00 € brutto (7 %), Getränke 868,70 € brutto (19 %).
Bezahlt: 1.120,00 € bar, 1.288,70 € mit Karte.
Bitte ins Kassenbuch buchen, den Kartenanteil auf Geldtransit,
und den Tagesabschluss aus dem Belegeingang anhängen.
Vorher bitte die Buchungen zeigen.

• get_entity und list_fiscal_years: Der Agent prüft Kontenrahmen und Geschäftsjahr; list_accounts liefert die Erlöskonten für 7 % und 19 % und das Konto Geldtransit (SKR03 1360, SKR04 1460).
• Er zeigt drei Buchungen: Kasse an Erlöse 7 % über 1.540,00 € (netto 1.439,25 €, Umsatzsteuer 100,75 €), Kasse an Erlöse 19 % über 868,70 € (netto 730,00 €, Umsatzsteuer 138,70 €) und Geldtransit an Kasse über 1.288,70 € für die Kartenzahlungen.
• Nach Ihrer Zustimmung: book_cash_entry zweimal mit direction in und den Schlüsseln A7 bzw. A19, dann einmal mit direction out auf Geldtransit, ohne Steuerschlüssel. Den Tagesabschluss aus dem Belegeingang verknüpft er über attachment_receipt_ids.
• Jede Kassenbuchung nennt in der Antwort den Bestand vor und nach der Buchung. Der Bar-Anteil von 1.120,00 € muss zu Ihrer Zählung passen — das kann nur prüfen, wer an der Kasse steht.
• Kommt die Auszahlung des Kartenanbieters auf dem Bankkonto an, wird sie gegen Geldtransit gebucht; eine Gebühr des Anbieters ist Aufwand und mindert nicht den Umsatz.

Den Kartenanteil erst in der Kasse zu erfassen und dann auf Geldtransit herauszubuchen, ist ein verbreiteter Weg, aber nicht der einzige. Entscheidend ist, dass der Bestand im Kassenbuch dem Geld in der Kasse entspricht. Wie Sie Gebühren und Sammelauszahlungen im Einzelnen behandeln, legen Sie am besten einmal mit Ihrer Kanzlei fest und geben es Ihrem Agenten als feste Anweisung mit.

Wareneinkauf: was die KI zuordnet und wo sie anhält

• Großhandel und Lieferanten: Rechnungen mit Lebensmitteln und Getränken teilt der Vorschlag nach Steuersätzen auf. Die Rechnungsnummer des Lieferanten ist Grundlage der Dublettenprüfung, dieselbe Rechnung wird also nicht zweimal gebucht.
• Branche als Kontext: Die Kontierung kennt Ihre Branche aus dem Betriebsprofil. Für einen Gastronomiebetrieb ist ein Lebensmitteleinkauf Wareneinsatz; dieselbe Rechnung wäre bei einer Werbeagentur etwas anderes. Der Hinweis verbessert den Vorschlag, entscheidet aber nichts.
• Barbelege: Bezahlen Sie kleine Einkäufe bar, legen Sie in den Einstellungen unter „Automatisch buchen“ einmal fest, womit Sie Barbelege und Auslagen bezahlen, etwa aus der Kasse. Ohne diese Angabe fragt die Software bei jedem Kassenbon nach dem Gegenkonto.
• Schutzregeln: Dubletten und fehlende Lieferanten hält die Automatik an. Ob ein Beleg mit 7 % und 19 % ohne Ihre Prüfung gebucht wird, hängt davon ab, ob seine Steuerzeilen eindeutig aufgehen. Was angehalten wird, prüfen Sie in der geteilten Ansicht mit dem Originalbeleg daneben.

Trinkgeld richtig einordnen

Trinkgeld, das Gäste Ihren Angestellten freiwillig und ohne Rechtsanspruch zusätzlich zum Preis geben, ist bei den Angestellten steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG). Schwieriger wird es bei Trinkgeld, das mit der Kartenzahlung bei Ihrem Betrieb eingeht und an das Team weitergereicht wird, und bei Trinkgeld, das Sie als Inhaberin oder Inhaber selbst erhalten: Wie diese Beträge zu buchen sind, hängt davon ab, wem sie zustehen.

Die Software nimmt Ihnen diese Entscheidung nicht ab. Klären Sie sie einmal mit Ihrer Kanzlei und schreiben Sie das Ergebnis in die Anweisungen für Ihren Agenten, damit jeder Tagesabschluss gleich gebucht wird. Eine Lohnabrechnung für Ihr Personal bietet die Software derzeit nicht an.

Voranmeldung und Fristen aus dem Kassenbuch

Weil Speisen und Getränke getrennt gebucht sind, rechnet die Software die Voranmeldung direkt aus dem Journal. Im Gespräch fragen Sie etwa: „Wie hoch ist die Zahllast für Oktober, und was ist bis wann fällig?“ Der Agent liest mit get_vat_return die Kennzahlen 81 und 86 sowie die Vorsteuer und mit list_tax_deadlines die Fristen, wie sie auch der Steuerkalender der App zeigt.

Die Fragen des amtlichen Vordrucks zu Sonderfällen holt get_vat_supplementary; nur wenn Sie alle verneinen, bestätigt der Agent das mit confirm_vat_supplementary. check_tax_filing prüft die Meldung amtlich, ohne etwas zu senden, prepare_tax_filing friert die Werte ein, und request_tax_filing_approval liefert einen Freigabe-Link. Die Übermittlung lösen Sie in der App mit Ihrer PIN aus; die PIN gehört nie in den Chat.

Was die KI nicht ersetzt

• Das Zählen der Kasse und die Erklärung jeder Kassendifferenz.
• Die Pflichten rund um das Kassensystem selbst, von der Sicherheitseinrichtung bis zur Belegausgabe.
• Die Entscheidung, wie Trinkgeld und Personalessen behandelt werden.
• Die Inventur von Lebensmitteln und Getränken zum Bilanzstichtag, wenn Ihr Betrieb bilanziert (§ 240 Abs. 2 HGB).
• Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Service, Küche und Aushilfen — sie bietet die Software derzeit nicht an.
• Die Freigabe der Voranmeldung: Ihr Agent prüft und bereitet vor, freigeben tun Sie in der App.

Häufige Fragen

Welcher Steuersatz gilt 2026 für Speisen im Restaurant?

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Satz von 7 %. Getränke sind ausgenommen und tragen weiter 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG).

Kann die KI meinen Tagesabschluss buchen?

Ja. Sie nennen dem Agenten die Umsätze je Steuersatz und die Zahlarten, er bucht sie mit book_cash_entry ins Kassenbuch und hängt den Tagesabschluss als Beleg an. Die Zahlen selbst kommen aus Ihrer Kasse.

Was gilt, wenn ich ein elektronisches Kassensystem nutze?

Dann muss es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, und Sie stellen jedem Gast einen Beleg zur Verfügung (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Wer eine offene Ladenkasse führt, erstellt den Kassenbericht in der App.

Wie kommen Kartenzahlungen in die Buchhaltung?

Ein verbreiteter Weg: Der Kartenanteil des Tages geht aus dem Kassenbuch auf das Konto Geldtransit, und die spätere Auszahlung des Kartenanbieters gleicht diesen Betrag auf dem Bankkonto aus. Die Gebühr des Anbieters ist eigener Aufwand.

Bucht die Software Trinkgeld als Umsatz?

Diese Entscheidung trifft sie nicht für Sie. Wie Trinkgeld zu behandeln ist, hängt davon ab, wem es zusteht; Trinkgeld an Angestellte ist bei ihnen nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Legen Sie die Behandlung mit Ihrer Kanzlei fest.

Rechnet die Software Löhne für Küche und Service ab?

Nein, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet die Software derzeit nicht an. Lohnjournale aus Ihrer Lohnabrechnung kann sie als Beleg übernehmen und buchen.