Buchhaltung im Handel mit KI: Wareneingang, Skonto, Retouren und Inventur

Was die KI aus einer Wareneingangsrechnung macht

• Kopfdaten: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum, Fälligkeit. Die Rechnungsnummer ist Grundlage der Dublettenprüfung; ein aufgedrucktes Lieferdatum legt den Zeitraum fest, in dem die Vorsteuer gebucht wird; kommt die Rechnung erst nach der Frist dieses Zeitraums an, fragt die Software vor dem Buchen nach.
• Steuerzeilen: Weist eine Rechnung 7 % und 19 % aus, etwa im Lebensmittelhandel, teilt der Vorschlag sie auf Wareneingang 7 % (SKR03 3300, SKR04 5300) und Wareneingang 19 % (3400 / 5400) auf.
• Bezugsnebenkosten: Fracht und Verpackung, die der Lieferant berechnet, gehören zu den Anschaffungskosten der Ware; im Kontenrahmen stehen dafür die Bezugsnebenkosten (3800 / 5800).
• Ware, Material oder Bedarf: Ob ein Einkauf Handelsware, Material für eine eigene Fertigung oder Betriebsbedarf ist, hängt von der Verwendung ab. Die Frage der Einrichtung, ob Sie Waren oder Material einkaufen, das Sie weiterverkaufen oder verarbeiten, gibt der Kontierung dafür Kontext.
• E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest die Software ohne KI direkt aus den strukturierten Daten, einschließlich Fälligkeit und Skonto.

Skonto: abziehen, buchen, Vorsteuer berichtigen

Ziehen Sie Skonto, mindert sich das Entgelt — Aufwand und Vorsteuer sind nach § 17 Abs. 1 UStG zu berichtigen. Rechenbeispiel: Rechnung über 11.900,00 € (10.000,00 € netto, 1.900,00 € Umsatzsteuer), 2 % Skonto innerhalb der Frist, Sie überweisen 11.662,00 €. Gebucht wird: Verbindlichkeit 11.900,00 € an Bank 11.662,00 €, erhaltene Skonti 200,00 € (SKR03 3736, SKR04 5736) und Vorsteuer 38,00 €.

Ihr Agent ordnet den Bankumsatz mit match_bank_transaction der Rechnung zu; dabei prüft die Software wie in der App, ob Skonto vereinbart und die Frist eingehalten ist. Wird ohne Vereinbarung weniger gezahlt, ist das kein Skonto: Der Rest bleibt als offener Posten stehen. Eine Zahlung ohne Bankumsatz erfasst er, sobald die Rechnung freigegeben ist, mit record_incoming_invoice_payment und nennt den abgezogenen Betrag in skonto_amount; die Vorsteuerkorrektur bucht die Software dazu.

Damit die Software die Konditionen kennt, hinterlegen Sie Skontosatz und -frist im Stammsatz des Lieferanten; Ihr Agent setzt sie mit update_business_partner in den Feldern skonto_percent und skonto_days, zusammen mit dem Zahlungsziel in payment_terms_days, wenn Sie ihm die Konditionen nennen.

Boni, Retouren und Gutschriften

• Jahresbonus des Lieferanten: Er mindert nachträglich das Entgelt Ihrer Einkäufe, Aufwand und Vorsteuer werden berichtigt (§ 17 Abs. 1 UStG). Konto „Erhaltene Boni 19 % Vorsteuer“ (3760 / 5760), bei Ware zu 7 % das 7-%-Konto. Ein Werbekostenzuschuss mit konkreter Gegenleistung ist kein Bonus.
• Retoure an den Lieferanten: Seine Gutschrift laden Sie wie eine Rechnung hoch; die Belegerkennung ordnet sie als Gutschrift ein und bucht Wareneingang und Vorsteuer zurück.
• Retoure Ihres Kunden: Zu Ihrer Ausgangsrechnung stellt der Agent mit create_outgoing_credit_note eine Gutschrift über die zurückgegebenen Positionen aus, mit eigener Nummer und anteiliger Gegenbuchung von Erlös und Umsatzsteuer. Das ist nicht rückholbar; der Agent nennt Ihnen vorher Positionen und Beträge.
• Erstattungen ohne eigene Rechnung, etwa an der Ladenkasse, sind Erlösschmälerungen (SKR03 8720, SKR04 4720 bei 19 %).

Ware aus der EU und aus Drittländern

Kaufen Sie Ware bei einem Unternehmer in einem anderen EU-Staat, kommt die Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit beiden USt-IdNr. Sie schulden die Erwerbsteuer und ziehen sie bei vollem Vorsteuerabzug zugleich ab; Schlüssel IG19 oder IG7, Kennzahlen 89 bzw. 93 und 61.

Bei Ware aus einem Drittland erhebt der Zoll die Einfuhrumsatzsteuer; sie steht im Zollbescheid und wird mit ihm gebucht (Kennzahl 62). Der Zoll selbst ist keine Vorsteuer, sondern gehört zu den Anschaffungskosten der Ware.

Beide Fälle gehören zu den besonderen Steuerschlüsseln: Einen Zollbescheid legt die Automatik immer zur Prüfung vor, einen innergemeinschaftlichen Erwerb so lange, bis Sie den Schlüssel im Stammsatz des Lieferanten mit dessen USt-IdNr. bestätigt haben.

Inventur und Bestandsveränderung: hier endet die KI

Für den Schluss jedes Geschäftsjahres stellen Sie ein Inventar auf (§ 240 Abs. 2 HGB). Die Bestandsaufnahme darf auch an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag stattfinden, wenn der Bestand ordnungsgemäß auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird (§ 241 Abs. 3 HGB); unter Voraussetzungen ist auch eine Stichprobeninventur zulässig (§ 241 Abs. 1 HGB). Zählen, messen und wiegen kann keine KI für Sie.

Aus dem Inventurwert folgt die Bestandsveränderung. Rechenbeispiel: Warenbestand laut Vorjahr 42.000 €, laut Inventur zum 31.12.2026 47.500 €. Die Erhöhung um 5.500 € bucht ein bilanzierender Betrieb „Waren (Bestand)“ an „Bestandsveränderungen“ (SKR03 3980 an 3960, SKR04 1140 an 5880); bei einer Minderung umgekehrt. Ihr Agent legt die Buchung mit create_journal_entry an, sobald Sie ihm den Wert nennen, und zeigt sie Ihnen vorher.

Führen Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, gibt es keine Bestandsbuchung; Wareneinkäufe sind mit der Zahlung Betriebsausgabe. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung können Sie Inventurwerte trotzdem mit Stichtag hinterlegen — sie fließen dann als Bestandsveränderung in den Rohertrag der Auswertung, nicht in die Anlage EÜR.

Beispiel: Montagmorgen im Großhandel, im Gespräch mit Claude

Claude ist über den Konnektor mit dem Recht „Buchen“ verbunden. Der Auftrag:

Welche Lieferantenrechnungen sind diese Woche fällig?
Im Belegeingang liegen drei neue Rechnungen und die Gutschrift
für die Retoure vom 23.10. Bitte prüfen und mir die Vorschläge
zeigen. Die Zahlung an den Getränkelieferanten von heute bitte
mit Skonto der Rechnung zuordnen.

• list_open_items mit kind kreditor und status open zeigt alle offenen Lieferantenposten mit Fälligkeit und Restbetrag; Claude sortiert sie nach Datum.
• list_receipts liefert die vier Belege, get_receipt_proposal je Beleg Konto, Steuerschlüssel, Betrag und Sicherheit; die Gutschrift erscheint als eigene Belegart.
• Ein schreibendes Werkzeug legt Claude Ihnen laut Hilfe seines Anbieters zur Erlaubnis vor, solange Sie es nicht dauerhaft freigegeben haben; erst nach Ihrem Ja bucht confirm_receipt.
• Für die Zahlung findet list_bank_transactions den Umsatz, match_bank_transaction ordnet ihn der Rechnung zu. Passt der Betrag zum vereinbarten Skonto in der Frist, bucht die Software Skonto und Vorsteuerberichtigung; sonst bleibt ein Rest offen, den Claude Ihnen nennt.
• Überweisungen löst der Agent nicht aus: Bezahlen tun Sie bei Ihrer Bank oder über den Zahllauf der App mit Freigabe.

Was bei Ihnen bleibt

• Die Inventur und die Bewertung der Bestände zum Stichtag.
• Die Entscheidung, ob eine Zahlungsdifferenz Skonto, Einbehalt oder Reklamation ist.
• Ihre Ladenkasse: Kassensystem und Kassenführung (§ 146a AO) liegen außerhalb der Buchhaltung; die Tageslosung bucht der Agent auf Ihre Angabe ins Kassenbuch.
• Zollanmeldung und Einfuhr — die Software bucht den Bescheid, sie verzollt nicht.
• Übermittlungen an das Finanzamt über den Freigabe-Link in der App, mit Ihrer PIN.
• Die Lohnabrechnung für Ihr Verkaufspersonal: Sie bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Erkennt die KI Skonto auf einer Lieferantenrechnung?

Aus E-Rechnungen liest die Software den Zahlungsblock mit Fälligkeit und Skonto; sonst helfen die Konditionen im Stammsatz des Lieferanten. Beim Zahlungsabgleich prüft sie, ob Skonto vereinbart und die Frist eingehalten ist, und berichtigt Aufwand und Vorsteuer.

Wie wird eine Retoure an den Lieferanten gebucht?

Über die Gutschrift des Lieferanten: Sie laden sie hoch, die Software ordnet sie als Gutschrift ein und bucht Wareneingang und Vorsteuer zurück. Fehlt eine Gutschrift, fordern Sie sie beim Lieferanten an.

Kann der KI-Agent meine Inventur machen?

Nein. Den Bestand stellen Sie körperlich oder per zulässiger Stichprobe fest (§§ 240, 241 HGB). Den Inventurwert bucht der Agent danach als Bestandsveränderung, wenn Ihr Betrieb bilanziert.

Was ist der Unterschied zwischen Wareneingang und Material?

Wareneingang ist Handelsware, die Sie unverändert weiterverkaufen; Material geht in eine eigene Fertigung oder Leistung ein. Zeigt der Beleg die Verwendung nicht eindeutig, weist der Vorschlag auf diese Prüfung hin.

Wie behandelt die Software Ware aus einem anderen EU-Land?

Als innergemeinschaftlichen Erwerb mit dem Schlüssel IG19 oder IG7: Die Rechnung ist ohne Umsatzsteuer, Sie schulden die Erwerbsteuer und ziehen sie bei vollem Vorsteuerabzug zugleich ab. Solche Belege legt die Automatik zur Prüfung vor, bis Sie den Schlüssel im Stammsatz des Lieferanten bestätigt haben.

Muss ich als EÜR-Händler einen Warenbestand erfassen?

Für die Anlage EÜR nicht: Wareneinkäufe sind mit der Zahlung Betriebsausgabe. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung können Sie Inventurwerte trotzdem hinterlegen.