Claude-Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler: EÜR, Rechnungen, Belege

Was Sie dafür brauchen

• Das Abo „Buchhaltung & EÜR“. Die Anbindung an Claude gibt es ohne Aufpreis dazu; die Preise stehen auf der Preisseite.
• Claude im Browser, auf dem Telefon oder als App für Mac und Windows. Laut Herstellerhilfe erlaubt auch der kostenlose Claude-Tarif einen eigenen Konnektor – für Ihre Buchhaltung genügt einer.
• Eine Verbindung mit dem Recht „Buchen“, wenn Claude buchen und Rechnungen anlegen soll, und zusätzlich „Rechnungen per E-Mail versenden“, wenn Claude sie auch verschicken darf.
• Richtige Einstellungen: Ob Sie Kleinunternehmer sind und Ihren Gewinn per EÜR ermitteln, steht in den Einstellungen der Gesellschaft. Claude liest das mit get_entity und get_entity_settings; ändern kann es die Einstellungen nicht.

Die Einrichtung in vier Schritten beschreibt die Anleitung zum Anbinden von Claude und ChatGPT; hier geht es darum, wie der Alltag danach aussieht.

Belege: fotografieren in der App, buchen im Gespräch

Belege erreichen den Belegeingang auf mehreren Wegen: per Upload, als Foto vom Handy, per Weiterleitung an das eigene E-Mail-Postfach Ihrer Gesellschaft oder aus einem verbundenen Google-Drive-Ordner. Für Claude ist der Weg gleichgültig – list_receipts zeigt alle Belege mit ihrem Stand, gleich woher sie stammen.

E-Rechnungen im XML-Format liest die Software ohne KI; Fotos und PDFs gehen durch die Belegerkennung und zählen auf das monatliche Kontingent der KI-erkannten Belege. Ist ein Beleg eindeutig, bucht ihn der Autopilot. Die übrigen bespricht Claude mit Ihnen: Vorschlag zeigen, auf Ihr Ja warten, mit confirm_receipt buchen.

Ein Foto oder eine PDF, die Sie direkt im Chat anhängen, kommt dagegen nicht als Datei bei uns an; Claude bucht daraus nicht. Bitten Sie Claude um einen Hochlade-Link: Es erzeugt ihn mit create_receipt_upload_link, Sie öffnen ihn am Handy und wählen Foto oder PDF – der Link gilt 30 Minuten, nimmt bis zu 20 Dateien und verlangt keine Anmeldung. Danach zeigt Claude Ihnen den Vorschlag (list_receipts, get_receipt_proposal) und bucht nach Ihrem Ja.

Rechnungen schreiben: Beispiel mit Vorschau

Ein Auftrag mit Beispielwerten – und was Claude Ihnen vor dem Ausstellen zeigt:

Ihr Auftrag:
Bitte eine Rechnung an die Muster Verlag GmbH: 6 Stunden Lektorat
zu 95 € netto, Leistung im Oktober 2026, zahlbar in 14 Tagen.

Vorschau von Claude (noch nicht ausgestellt):
Empfänger      Muster Verlag GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Position       6 Std. Lektorat × 95,00 €           570,00 €
Umsatzsteuer   19 %                                108,30 €
Gesamt                                             678,30 €
Als Kleinunternehmer (Schlüssel KU): 570,00 €, ohne Umsatzsteuer
Ausstellen? (ja/nein)

Claude sucht den Kunden mit list_business_partners und legt ihn, falls er fehlt, nach Rückfrage mit create_business_partner an. Vor create_outgoing_invoice zeigt es Empfänger und Betrag und wartet auf Ihre Bestätigung – so verlangen es die Anweisungen des Servers, denn eine ausgestellte Rechnung erhält eine Nummer und lässt sich danach nur noch stornieren. Die Software bucht die Rechnung gleich mit; in der EÜR zählt die Einnahme erst mit der Zahlung.

Verschicken kann Claude die Rechnung mit send_outgoing_invoice als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung – nur an Adressen, die beim Kunden hinterlegt sind, und nur mit dem Recht zum Versand.

Kleinunternehmer: die Grenzen im Blick

Nach § 19 Abs. 1 UStG ist der Umsatz eines Kleinunternehmers steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wer auf die Regelung verzichtet, ist daran nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. In der Buchhaltung steht für Rechnungen ohne Umsatzsteuer der Steuerschlüssel KU, den die Software nur bei aktiver Kleinunternehmerregelung annimmt.

Wie nah Sie an der Grenze sind, rechnet Claude aus den Büchern – etwa mit get_euer für das laufende Jahr oder aus list_outgoing_invoices. Beachten Sie: Der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG ist nicht in jedem Fall dasselbe wie die Betriebseinnahmen Ihrer EÜR. Im Grenzbereich rechnen Sie mit Ihrer Steuerberatung nach. Ob Sie Kleinunternehmer bleiben, stellen Sie selbst in der App ein, nie Claude.

Beispiel, Stand 31.10.2026
Umsatz 2025 (Vorjahr)                 23.800 €   unter 25.000 €
Umsatz 1.1.–31.10.2026                78.400 €
Abstand zur Grenze von 100.000 €      21.600 €
Durchschnitt je Monat bisher           7.840 €

Ein Monat in kurzen Gesprächen

• Wochenanfang: „Was ist offen?“ – list_receipts für Belege zur Prüfung, list_bank_transactions mit Status unbooked für ungebuchte Umsätze.
• Zahlungseingang: Claude ordnet die Überweisung mit match_bank_transaction der offenen Rechnung zu; eine Teilzahlung lässt den Rest offen.
• Ausgaben ohne Rechnung, etwa Kontoführungsgebühren: book_bank_transaction mit Gegenkonto und Steuerschlüssel. In der EÜR wird am Geldfluss gebucht.
• Private Umsätze auf dem Geschäftskonto: ignore_bank_transaction blendet sie mit einem Grund aus, der in der App sichtbar bleibt; dort lassen sie sich wieder öffnen.
• Monatsende: get_euer mit details=true zeigt die Vorschau samt Hinweisen und den betroffenen Buchungen, und Claude arbeitet die Hinweise mit Ihnen ab.

EÜR und Einkommensteuer: wo die Grenze verläuft

Wer nicht gesetzlich verpflichtet ist, Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen, und das auch nicht freiwillig tut, kann nach § 4 Abs. 3 EStG den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben als Gewinn ansetzen. § 141 AO richtet sich nur an gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte: Eine Buchführungspflicht entsteht dort erst bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr (bei Land- und Forstwirten im Kalenderjahr), und zwar ab dem Wirtschaftsjahr nach einer entsprechenden Mitteilung des Finanzamts. Freiberufler erfasst § 141 AO nicht. Für Kaufleute kann sich die Pflicht schon aus § 238 Abs. 1 HGB ergeben. Ob für Sie eine Pflicht besteht, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Die Anlage EÜR bereitet Claude mit Ihnen vor: get_euer liest die Vorschau, check_tax_filing prüft die Erklärung amtlich ohne Versand, sobald Sie sie in der App freigegeben haben. prepare_tax_filing friert danach die Werte ein, und request_tax_filing_approval liefert einen Freigabe-Link. Die Übermittlung erledigen Sie über diesen Link selbst in der App mit Ihrer PIN.

Ihre Einkommensteuererklärung selbst ist über die Schnittstelle nicht erreichbar. Für Inhaber eines Einzelunternehmens mit Gewinn aus Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit gibt es dafür ein eigenes Modul in der App.

Grenzen

• Claude macht Vorschläge; die Verantwortung für Ihre Aufzeichnungen und Erklärungen bleibt bei Ihnen.
• Steuerliche Einzelfragen – Arbeitszimmer, gemischt genutzte Ausgaben, die Umsatzgrenze im Grenzbereich – gehören zu Ihrer Steuerberatung.
• Bankanbindung und Einstellungen der Gesellschaft richten Sie in der App ein.
• Die Lohnabrechnung bietet die Software derzeit nicht an.
• Zahlen im Chat sind ein Zwischenstand; maßgeblich ist, was in der Buchhaltung gebucht ist.

Häufige Fragen

Reicht der kostenlose Claude-Tarif für meine Buchhaltung?

Für die Verbindung ja: Laut Herstellerhilfe können auch Nutzer des kostenlosen Tarifs einen eigenen Konnektor hinzufügen. Wie viel Sie in diesem Tarif mit Claude arbeiten können, regelt der Anbieter. Für die Buchhaltung bei jahresabschluss.io brauchen Sie das EÜR-Abo.

Macht Claude meine Einkommensteuererklärung?

Nein. Die Einkommensteuer ist über die Schnittstelle nicht erreichbar. Inhaber eines Einzelunternehmens erstellen sie in einem eigenen Modul der App; Claude hilft vorher bei Belegen, Zahlungen und der Anlage EÜR.

Wie bucht Claude, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Mit dem Steuerschlüssel KU, also ohne Umsatzsteuer auf der Rechnung. Den nimmt die Software nur an, wenn die Kleinunternehmerregelung in den Einstellungen aktiv ist; diese Einstellung ändern Sie selbst in der App.

Kann ich Belege einfach fotografieren?

Ja – in der App als Foto vom Handy, per Weiterleitung an das E-Mail-Postfach Ihrer Gesellschaft oder über einen Hochlade-Link, den Claude Ihnen im Gespräch erzeugt. Claude sieht die Belege danach mit list_receipts und bucht sie mit Ihnen.

Was passiert mit privaten Zahlungen auf dem Geschäftskonto?

Claude blendet sie nach Rückfrage mit ignore_bank_transaction aus. Der Grund bleibt am Umsatz sichtbar, und Sie können ihn in der App wieder öffnen.

Schickt Claude Rechnungen ohne Rückfrage hinaus?

Nein. Vor dem Ausstellen und vor jedem Versand zeigt Claude Empfänger und Betrag, beim Versand auch Rechnungsnummer und Zieladresse, und handelt erst nach Ihrer Bestätigung. Verschickt wird nur an hinterlegte Adressen.