Kleinunternehmer-Buchhaltung mit KI: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, EÜR und die Grenzen seit 2025

Die Regel seit 2025 in fünf Punkten

• Ihre Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG).
• Gesamtumsatz sind die vereinnahmten Entgelte Ihrer steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze wie Heilbehandlungen oder Vermietung von Grundstücken; Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Betracht (§ 19 Abs. 2 UStG).
• Überschreiten Sie die 100.000 € im laufenden Jahr, unterliegt nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18.03.2025 schon der Umsatz der Regelbesteuerung, mit dem die Grenze überschritten wird. Für das Jahr der Gründung legt die Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 € an.
• Voranmeldungen geben Kleinunternehmer grundsätzlich nicht ab (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Schulden Sie aber Steuer nach § 13b UStG, sind für die betroffenen Zeiträume Voranmeldungen abzugeben (§ 18 Abs. 4a UStG).
• Auf die Regelung können Sie verzichten; der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

So wendet die Software die Regel an

Ob Sie Kleinunternehmer sind, hinterlegen Sie in der App: im EÜR-Bereich auf der Umsatzsteuer-Karte der Einstellungen, sonst in den Steuer-Einstellungen, jeweils mit dem Datum eines Wechsels. Ihr Agent liest den Status mit get_entity und get_entity_settings; ändern kann er ihn nicht.

Ausgangsrechnungen bekommen den Schlüssel KU: keine Umsatzsteuer, alle Positionen zu 0 %, und auf der Rechnung steht der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“ § 34a UStDV verlangt auf der Rechnung eines Kleinunternehmers einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eingangsrechnungen bucht die Software ohne Vorsteuer: Der Bruttobetrag ist Aufwand, und Vorsteuer-Kennzahlen erklärt ein Kleinunternehmer nicht.

Vorschläge mit dem Schlüssel KU gehören zu den gewöhnlichen Fällen, die die Automatik ab 85 % Sicherheit selbst bucht. Bei Leistungen aus dem Ausland ohne Umsatzsteuer ist das anders: Für sie schulden auch Kleinunternehmer die Steuer nach § 13b UStG, sie wird mangels Vorsteuerabzug zu Aufwand, und die Software hält solche Belege zur Prüfung an.

Die Grenze im Blick: Hinweise vor und nach dem Ausstellen

Bei jeder Rechnung rechnet die Software die Nettobeträge Ihrer im Kalenderjahr ausgestellten Rechnungen zusammen, Gutschriften abgezogen, und vergleicht sie mit der Grenze von 100.000 €. Ab 80 % meldet sie einen Hinweis, beim Überschreiten einen deutlichen. Das Gesetz zählt vereinnahmte Entgelte; die Rechnungssumme ist das vorsichtigere Maß für eine Warnung. Gesperrt wird nie, und den Status stellt die Software nicht von sich aus um.

In der App fragt ein Dialog vor dem Ausstellen nach, wenn eine Rechnung die Grenze überschreiten würde: Wechsel hinterlegen oder trotzdem als Kleinunternehmer ausstellen. Stellt Ihr Agent die Rechnung aus, steht der Hinweis in der Antwort von create_outgoing_invoice unter hinweise; bitten Sie ihn, Ihnen diese Hinweise immer zu nennen. Im EÜR-Bereich zeigt außerdem eine Zeile den Umsatz des Jahres im Vergleich zur Grenze.

Beispiel: Rechnung und Grenzstand im Gespräch mit Claude

Eine Webdesignerin mit EÜR und Kleinunternehmerregelung, Claude per Konnektor verbunden (Beispielzahlen):

Bitte eine Rechnung an den Kunden aus meinem letzten Auftrag
(steht im Stammsatz): Gestaltung der Webseite, Pauschale 2.400 €,
fertiggestellt am 28.10.2026. Ich bin Kleinunternehmerin.
Vor dem Ausstellen bitte zeigen. Und: Wie viel Luft habe ich
in diesem Jahr noch bis zur Grenze?

• get_entity bestätigt: Kleinunternehmerin, Einnahmen-Überschuss-Rechnung. list_business_partners liefert Name und Anschrift des Kunden.
• Claude zeigt den Entwurf: eine Position in der Einheit LS (Pauschale) über 2.400 €, Steuersatz 0 % mit dem Schlüssel KU, Leistungsdatum 28.10.2026, Gesamtbetrag 2.400 €. Nach Ihrer Zustimmung ruft Claude create_outgoing_invoice auf.
• Rechenbeispiel zur Grenze: Bisher stehen für 2026 Rechnungen über 79.300 € netto in den Büchern, mit der neuen sind es 81.700 €, also 81,7 % der Grenze. Die Antwort enthält deshalb unter hinweise die Meldung, dass die ausgestellten Umsätze mehr als 80 % der Grenze erreichen, und Claude nennt Ihnen die verbleibenden 18.300 €.
• Für die Frage nach der Luft rechnet Claude zusätzlich nach Zahlungseingang: get_euer zeigt die Einnahmen des Jahres und kommt damit dem Maß näher, auf das es nach § 19 Abs. 2 UStG ankommt: den vereinnahmten Entgelten.
• Verschickt wird erst nach einer zweiten Bestätigung mit Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse, über send_outgoing_invoice und nur mit dem Recht „Rechnungen per E-Mail versenden“.

Wenn die Grenze fällt: der Wechsel zur Regelbesteuerung

Ab dem Umsatz, mit dem Sie die 100.000 € überschreiten, stellen Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer aus. Hinterlegen Sie den Wechsel mit Datum in der App; ab diesem Tag bucht die Software Ausgangsrechnungen mit 19 % oder 7 % und Eingangsrechnungen mit Vorsteuer. Liegt der Wechsel mitten in einem Voranmeldungszeitraum, markiert die Software diesen Zeitraum zur Prüfung, statt einen Status zu raten.

Danach gelten die üblichen Pflichten: Voranmeldungen im Monats- oder Quartalsrhythmus (§ 18 Abs. 2 UStG) und Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen. Ihr Agent liest mit get_vat_return die Kennzahlen, prüft mit check_tax_filing amtlich ohne Versand, friert die Werte mit prepare_tax_filing ein und holt mit request_tax_filing_approval den Freigabe-Link; abschicken tun Sie in der App mit Ihrer PIN.

Rechnungen, die nach dem Überschreiten noch ohne Umsatzsteuer hinausgegangen sind, klären Sie mit Ihrer Kanzlei. Entscheiden Sie sich für eine Korrektur, stellt Ihr Agent mit cancel_outgoing_invoice eine Stornorechnung und danach eine neue Rechnung aus — jeweils erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung.

Gewinn ermitteln: EÜR für Selbständige, Bilanz für die UG

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Gewinnermittlung. Wer nicht buchführungspflichtig ist, ermittelt den Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG); eine UG oder GmbH bilanziert auch dann, wenn sie Kleinunternehmer ist. Welche Gewinnermittlung gilt, sieht Ihr Agent an get_entity.

In der EÜR bucht die Software am Geldfluss. Belege reichen Sie per Foto, per E-Mail oder über einen Hochlade-Link ein, den Ihr Agent mit create_receipt_upload_link erzeugt; Bankumsätze bucht der Agent mit book_bank_transaction oder ordnet sie mit match_bank_transaction Rechnungen zu, private Umsätze blendet er mit ignore_bank_transaction und einer Begründung aus. Die Anlage EÜR prüft er nach Ihrer Freigabe in der App amtlich mit check_tax_filing und bereitet sie mit prepare_tax_filing vor; abgeschickt wird über den Freigabe-Link in der App.

Was bei Ihnen bleibt

• Die Entscheidung, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen oder auf sie zu verzichten, und das Datum eines Wechsels.
• Der Blick auf die vereinnahmten Entgelte: Die Hinweise der Software sind eine Hilfe, keine Feststellung des Finanzamts.
• Die Einordnung von Leistungen aus dem Ausland, für die Sie Steuer nach § 13b UStG schulden.
• Ihre Einkommensteuererklärung: Sie entsteht im eigenen Modul der App und ist über die Schnittstelle des Agenten gesperrt.
• Alles, was an das Finanzamt geht: über den Freigabe-Link in der App, mit Ihrer PIN.
• Eine Lohnabrechnung für eine Aushilfe bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Kleinunternehmergrenzen 2026?

Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr höchstens 100.000 € (§ 19 Abs. 1 UStG). Maßgeblich sind die vereinnahmten Entgelte ohne bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 19 Abs. 2 UStG).

Was muss auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen?

Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Betrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Die Software druckt auf jede Rechnung mit dem Schlüssel KU einen Hinweis auf § 19 UStG.

Erkennt die KI, dass ich Kleinunternehmer bin?

Sie liest es aus Ihren Einstellungen, sie entscheidet es nicht. Ob die Voraussetzungen vorliegen, prüfen Sie; die Software warnt, wenn Ihre Rechnungssumme der Grenze näherkommt.

Bekomme ich als Kleinunternehmer Vorsteuer zurück?

Nein. Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ist für Kleinunternehmer nicht abziehbar; der Bruttobetrag ist Aufwand. Das gilt auch für Steuer, die Sie nach § 13b UStG für Leistungen aus dem Ausland schulden.

Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr über 100.000 € komme?

Ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, gilt die Regelbesteuerung. Sie hinterlegen den Wechsel mit Datum in der App; danach stellt die Software Rechnungen mit Umsatzsteuer aus, und Voranmeldungen werden fällig.

Muss ich als Kleinunternehmer Voranmeldungen abgeben?

Grundsätzlich nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Schulden Sie aber Steuer nach § 13b UStG, etwa für Werbung oder Software eines Anbieters im Ausland, sind Voranmeldungen für die betroffenen Zeiträume abzugeben (§ 18 Abs. 4a UStG).