Buchhaltung für die Arztpraxis mit KI: steuerfreie Heilbehandlung, IGeL und Datenschutz

Drei Fälle: steuerfrei, steuerpflichtig, gemischt

Ob eine einzelne Behandlung medizinisch angezeigt ist, kann keine Buchhaltungssoftware erkennen. Diese Einordnung treffen Sie; die Software bucht dann mit dem Schlüssel, den Sie festlegen.

Wie die KI Praxisbelege einordnet

• Rechnungen für Praxisbedarf, Labor, Miete, Wartung und Software liest die Belegerkennung wie in jeder anderen Branche: Lieferant, Datum, Nummer, Netto, Steuer und Zahlungsziel.
• Den Steuerschlüssel kann sie nicht allein aus dem Beleg ableiten, denn der Lieferant weist 19 % aus, gleich wofür Sie die Leistung verwenden. Hinterlegen Sie deshalb bei Lieferanten, deren Leistungen nur der Heilbehandlung dienen, den Standard-Steuerschlüssel V0; Ihr Agent setzt ihn mit update_business_partner in den Feldern default_account und default_tax_key, wenn Sie es ihm sagen.
• Korrigieren Sie einen Vorschlag einmal, merkt sich die Software das und wendet es beim nächsten Beleg desselben Lieferanten an.
• Im Betriebsprofil der Einrichtung beschreiben Sie Branche und Tätigkeit, etwa „Hausarztpraxis mit Kassen- und Privatpatienten“. Das ist Kontext für die Wahl der Konten; über Steuersätze entscheidet es nicht.
• Ein Vorschlag mit ST0 oder einem anderen besonderen Schlüssel bleibt in der Prüfung, bis Sie ihn bestätigen.

Einnahmen buchen, ohne Patientendaten zu verbreiten

Honorare kommen meist als Sammelzahlungen: Abschläge und Restzahlungen der Kassenärztlichen Vereinigung, Auszahlungen einer Abrechnungsstelle für Privatliquidationen, Zahlungen von Selbstzahlern. Als Beleg dient der Honorarbescheid oder die Abrechnung; laden Sie, wo es geht, die Seite mit den Summen hoch und wählen Sie neutrale Buchungstexte wie „KV-Restzahlung 2/2026“ oder „Auszahlung Abrechnungsstelle 09/2026“. Einzelrechnungen mit Patientendaten bleiben in Ihrer Praxissoftware.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bucht die Software am Geldfluss: Ihr Agent bucht den Bankeingang mit book_bank_transaction direkt auf das Erlöskonto mit ST0. Bilanziert Ihre Praxis, entsteht der Erlös mit dem Beleg, etwa dem Honorarbescheid, und die Bankzahlung gleicht danach nur noch die Forderung aus.

Behält eine Abrechnungsstelle eine Gebühr ein, buchen Sie Honorar und Gebühr getrennt, damit der Umsatz in voller Höhe in den Büchern steht.

EÜR für die Einzelpraxis, Bilanz für das MVZ in GmbH-Form

Ärztinnen und Ärzte üben einen freien Beruf aus und fallen nicht unter die Buchführungspflicht des § 141 AO, die nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte trifft. Eine Einzelpraxis kann ihren Gewinn deshalb mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG); dafür gibt es das EÜR-Abo. get_euer zeigt jederzeit eine Vorschau der Anlage EÜR mit Einnahmen, Ausgaben, Gewinn und Hinweisen.

Ein Medizinisches Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH ist Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und bilanziert; seine Tätigkeit gilt kraft Rechtsform als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG). Ob Befreiungen greifen, klären Sie mit Ihrer Kanzlei. Den Jahresabschluss nach HGB erstellen Sie in der App; Ihr Agent übergibt dafür mit publish_trial_balance die Saldenliste und liest den ausgestellten Abschluss mit get_annual_report.

Schweigepflicht und Datenschutz in der Buchhaltung

Wer als Ärztin oder Arzt ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich strafbar (§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB); Gesundheitsdaten sind außerdem besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Für die Buchhaltung folgt daraus eine einfache Regel: Patientennamen, Diagnosen und Leistungsziffern gehören nicht in Buchungstexte, Dateinamen oder Partnerstammsätze.

Dasselbe gilt im Gespräch mit Claude oder ChatGPT: Was Sie dort eintippen oder hochladen, verarbeitet der jeweilige Anbieter. Fragen Sie den Agenten nach Summen, Konten und Fristen, nicht nach einzelnen Behandlungen. Belegdateien reicht die Schnittstelle beim Abruf nicht durch das Modell, der Agent erhält nur einen Download-Pfad. Was die Belegerkennung aus einem Beleg gelesen hat, etwa Lieferant, Beträge und Leistungstext, sieht er im Vorschlag dagegen schon — ein weiterer Grund für Belege ohne Patientenbezug.

Für die Belegerkennung der Software gehen die nötigen Inhalte an vertraglich gebundene Modellanbieter; ein Training mit Kundendaten findet nicht statt, dauerhaft gespeichert wird in EU-Rechenzentren. Ob das für Ihre Praxis genügt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Beispiel: das Quartal einer Einzelpraxis im Gespräch

Eine Hausarztpraxis mit EÜR, über den Konnektor verbunden (Beispielzahlen):

Bitte die offenen Bankumsätze Juli bis September 2026 buchen:
- Zahlungen der KV als steuerfreie Honorare,
- die Auszahlungen der Abrechnungsstelle ebenso,
- die zwei Zahlungen für ästhetische Behandlungen mit 19 %.
Lieferantenrechnungen ohne Vorsteuer; Material nur für die
ästhetischen Behandlungen mit Vorsteuer. Keine Patientennamen
in die Buchungstexte. Danach bitte die EÜR-Vorschau.

• get_entity bestätigt euer_betrieb: true — Einnahmen und Ausgaben zählen mit der Zahlung. list_bank_transactions mit status unbooked liefert die offenen Umsätze.
• Für jede KV- und Abrechnungsstellen-Zahlung schlägt der Agent book_bank_transaction auf das Erlöskonto für steuerfreie Umsätze mit ST0 vor, Buchungstext ohne Personenbezug — etwa Bank an steuerfreie Umsätze 38.400,00 €.
• Die beiden Zahlungen für ästhetische Behandlungen bucht er auf Erlöse 19 % mit A19, zum Beispiel 357,00 € = 300,00 € netto und 57,00 € Umsatzsteuer — vorausgesetzt, für die Praxis gilt nicht die Kleinunternehmerregelung.
• Lieferantenrechnungen: get_receipt_proposal zeigt V19, weil der Beleg 19 % ausweist. Der Agent korrigiert mit Begründung auf V0, sodass der Bruttobetrag Aufwand wird, und bucht mit confirm_receipt — nach Ihrer Zustimmung.
• Zum Schluss get_euer: Einnahmen, Ausgaben und Gewinn des Jahres bis heute. Weil die Praxis steuerpflichtige Umsätze hat, klären Sie einmal mit Ihrer Kanzlei, ob dafür Voranmeldungen abzugeben sind oder die Kleinunternehmerregelung greift. Im zweiten Fall hinterlegen Sie das in den Einstellungen, und die Software bucht diese Umsätze ohne Umsatzsteuer.

Was bei Ihnen bleibt

• Ob eine Leistung Heilbehandlung ist — die Nachweise dafür liegen in der Patientenakte, nicht in der Buchhaltung.
• Der Maßstab für gemischt genutzte Vorsteuer nach § 15 Abs. 4 UStG.
• Ob für steuerpflichtige Nebenumsätze die Kleinunternehmerregelung greift; steuerfreie Heilbehandlungen zählen nicht zum Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG.
• Der Datenschutz in Ihrer Praxis, einschließlich der Frage, welche Belege Sie hochladen.
• Übermittlungen an das Finanzamt über den Freigabe-Link in der App, mit Ihrer PIN.
• Die Lohnabrechnung Ihrer medizinischen Fachangestellten: Sie bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Muss eine Arztpraxis Umsatzsteuer zahlen?

Für Heilbehandlungen nicht; sie sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei. Umsatzsteuer kann für Leistungen ohne therapeutisches Ziel anfallen, etwa für rein ästhetische Behandlungen, und für den Verkauf von Waren.

Kann ich als Ärztin Vorsteuer aus Praxisrechnungen abziehen?

Nur für Eingangsleistungen, die Sie für steuerpflichtige Umsätze verwenden. Für die steuerfreie Heilbehandlung ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG); gemischt genutzte Leistungen werden aufgeteilt (§ 15 Abs. 4 UStG).

Zählen Kassenhonorare zur Kleinunternehmergrenze?

Nein. Nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfreie Umsätze werden bei der Berechnung des Gesamtumsatzes abgezogen (§ 19 Abs. 2 UStG). Maßgeblich sind die übrigen steuerbaren Umsätze, etwa ästhetische Leistungen.

Darf ich Patientenrechnungen in die Buchhaltung hochladen?

Für die Buchung genügen in der Regel Summenbelege wie Honorarbescheide und Abrechnungen ohne Einzelaufstellung. Einzelrechnungen mit Patientendaten sollten in der Praxissoftware bleiben; ob und wie Sie Gesundheitsdaten an Dienstleister geben, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Braucht meine Einzelpraxis eine Bilanz?

In der Regel nicht. Als Freiberufler sind Sie nicht nach § 141 AO buchführungspflichtig und dürfen den Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Ein MVZ in der Rechtsform der GmbH bilanziert dagegen immer.

Erkennt die KI, ob eine Behandlung steuerfrei ist?

Nein. Ob ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht, ergibt sich aus der Behandlung, nicht aus einem Beleg. Sie legen den Schlüssel fest; die Software bucht danach und hält Vorschläge mit ST0 zur Prüfung an.