Buchhaltung für Unternehmensberatungen mit KI: Reisen, Bewirtung, Honorare

Reisekosten: welche Belege wohin gehören

So ordnet die Kontierung typische Reisebelege eines Inhabers oder Gesellschafters zu (Konten im SKR03 / SKR04):

Bewirtung: 70 % Betriebsausgabe, Vorsteuer voll

Bewirten Sie Kunden oder Geschäftspartner, mindern nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten den Gewinn (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer bleibt trotzdem voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG); die Kürzung wirkt deshalb auf den Nettobetrag. Erkennt die Kontierung eine Bewirtung, teilt sie den Beleg auf „Bewirtungskosten“ (SKR03 4650, SKR04 6640) und „Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ (4654 / 6644) auf.

Rechenbeispiel einer Restaurantrechnung von 2026: Speisen 150,00 € netto zu 7 % (10,50 € Umsatzsteuer), Getränke 50,00 € netto zu 19 % (9,50 €), zusammen 220,00 €. Abziehbar sind 140,00 € (70 % von 200,00 €), nicht abziehbar 60,00 €, die Vorsteuer von 20,00 € in voller Höhe.

Nachweisen müssen Sie Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe; bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG). Für Bewirtungen ab 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Nachweisregeln mit Schreiben vom 19.11.2025 neu gefasst; danach darf die Rechnung auch als E-Rechnung oder digitalisiert vorliegen.

Essen Sie auf einer Reise allein, ist das keine Bewirtung: Dann gilt nur die Pauschale, und der Vorschlag sagt Ihnen, die Aufteilung zu entfernen. Ein Arbeitsessen ausschließlich mit eigenen Angestellten ist ebenfalls keine Geschäftsfreundebewirtung und wird nicht gekürzt.

Geschenke an Kunden: 50 € je Empfänger und Jahr

Geschenke an Personen, die nicht Ihre Arbeitnehmer sind, bleiben nur abziehbar, wenn die Anschaffungskosten aller Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr zusammen 50 € nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Das ist eine Freigrenze: Wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag nicht abziehbar, und mit dem Abzugsverbot entfällt auch die Vorsteuer.

Aus einem einzelnen Beleg kann die Software die Jahressumme je Empfänger nicht ablesen. Deshalb erfasst die Belegprüfung bei Geschenken den Empfänger und die geprüfte Jahressumme; Ihr Agent übergibt beides mit confirm_receipt in den Feldern gift_recipient und gift_annual_total. Gebucht wird dann auf „Geschenke abzugsfähig“ (4630 / 6610) oder „nicht abzugsfähig“ (4635 / 6620) — getrennt von den übrigen Betriebsausgaben, wie § 4 Abs. 7 EStG es verlangt.

Honorare, Tagessätze und der Zeitpunkt der Leistung

Eine Rechnung muss den Zeitpunkt der Leistung nennen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung oder eine vereinbarte Teilleistung ausgeführt ist; vereinnahmen Sie vorher eine Anzahlung, entsteht die Steuer insoweit schon mit deren Eingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Bei einem Projekt über mehrere Monate kommt es also darauf an, ob Teilleistungen vereinbart sind und wann die Leistung ausgeführt ist — nicht auf das Rechnungsdatum.

Auf Antrag dürfen Freiberufler (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG) und Unternehmer mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (Nr. 1) nach vereinnahmten Entgelten versteuern; dann zählt der Zahlungseingang. Welche Versteuerung für Ihre Gesellschaft eingestellt ist, liest der Agent mit get_entity_settings.

Tagessätze stellt der Agent mit create_outgoing_invoice in der Einheit DAY aus, Stunden in HUR, Pauschalen in LS. Reisekosten, die Sie dem Kunden weiterberechnen, sind Teil Ihres Entgelts und tragen den Steuersatz Ihrer Beratungsleistung, nicht den des Bahntickets.

Beispiel: nach der Kundenreise, im Gespräch mit Claude

Claude ist über den Konnektor oder die Erweiterung „Buchhaltung für Claude“ verbunden. Der Inhaber einer Einzelberatung schreibt (Beispielzahlen):

Ich war vom 20. bis 22.10.2026 beim Kunden in Hamburg.
Im Belegeingang liegen Bahnticket, Hotelrechnung und eine Taxiquittung.
Bitte buchen und die Verpflegungspauschalen für mich ansetzen.
Außerdem liegt die Rechnung vom Mittagessen am 28.10. in Köln mit
zwei Personen des Kunden bereit, Anlass: Planung Projektphase 2.
Danach die Rechnung über 3 Beratertage à 1.200 € netto vorbereiten.

• list_receipts zeigt die vier Belege, get_receipt_proposal je Beleg den Vorschlag. Claude nennt Konto, Steuerschlüssel und Betrag: Bahn und Taxi auf Fahrtkosten, Hotel auf Übernachtung mit 7 % (Frühstück getrennt, falls ausgewiesen), das Mittagessen aufgeteilt in 70 % und 30 %.
• Fehlt im Vorschlag etwas, übernimmt Claude die correction_template aus dem Vorschlag, ändert nur das Falsche und begründet es; confirm_receipt bucht nach Ihrer Zustimmung. Anlass und Teilnehmer halten Sie auf dem Bewirtungsbeleg fest.
• Pauschalen: Anreisetag 14 €, voller Tag 28 €, Abreisetag 14 €, zusammen 56 €. Weil Sie sie nicht bezahlt haben, bucht Claude mit create_journal_entry den Verpflegungsmehraufwand gegen Privateinlage über 56,00 €, ohne Steuerschlüssel.
• create_outgoing_invoice: 3 Tage in der Einheit DAY zu 1.200 €, netto 3.600,00 €, 19 % Umsatzsteuer 684,00 €, brutto 4.284,00 €, Leistungsdatum 22.10.2026. Claude zeigt Empfänger und Betrag und stellt erst nach Ihrer Bestätigung aus; verschickt wird nur mit dem Recht „Rechnungen per E-Mail versenden“ und nur an eine hinterlegte Adresse.
• Die Hilfe des Anbieters von Claude rät, Freigabeanfragen sorgfältig zu lesen und dauerhafte Freigaben nur Servern zu geben, denen Sie vertrauen. Für das Ausstellen einer Rechnung lohnt sich die einzelne Bestätigung.

Barbelege, Auslagen und fehlende Quittungen

Wer unterwegs aus eigener Tasche zahlt, legt in den Einstellungen unter „Automatisch buchen“ einmal fest, womit Barbelege und Auslagen bezahlt werden — ohne eigene Kasse etwa über die Privateinlage. Solange diese Angabe fehlt, fragt die Software bei jedem Kassenbon und jedem Spesenbeleg nach dem Gegenkonto, denn ein Bon beweist nicht, wie bezahlt wurde.

Fehlt zu einer Zahlung vom Geschäftskonto die Rechnung, weil sie verloren ging, nie kam oder gar nicht ausgestellt wurde, etwa am Parkautomaten, erstellen Sie in der App zu diesem Bankumsatz einen Eigenbeleg mit Leistung und Grund. Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes; Vorsteuer lässt sich daraus in der Regel nicht ziehen.

Reichen Angestellte Reisekosten ein, bucht die Kontierung sie auf die Arbeitnehmerkonten. Was über steuerfreie Erstattungen hinausgeht, gehört in die Lohnabrechnung — die bietet die Software derzeit nicht an.

Was bei Ihnen bleibt

• Anlass und Teilnehmer jeder Bewirtung und die Frage, ob die Kosten angemessen sind.
• Die Jahressumme der Geschenke je Empfänger.
• Ob eine Reise betrieblich war und wer gereist ist.
• Wann ein Projekt als ausgeführt gilt und ob Teilleistungen vereinbart sind.
• Die Freigabe der Voranmeldung über den Freigabe-Link in der App, mit Ihrer PIN; an das Finanzamt geht nichts ohne Sie.
• Ihre persönliche Einkommensteuer als Inhaber: im eigenen Modul der App, nicht über die Schnittstelle des Agenten.

Häufige Fragen

Wie viel einer Geschäftsbewirtung kann ich absetzen?

70 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgabe, die Vorsteuer in voller Höhe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Die Software teilt den Nettobetrag entsprechend auf zwei Konten auf.

Ist ein Essen allein auf der Dienstreise eine Bewirtung?

Nein. Eigene Verpflegung auf Reisen ist nur über die Pauschalen von 14 € und 28 € abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 und § 9 Abs. 4a EStG). Der Vorschlag weist darauf hin, die Bewirtungsaufteilung dann zu entfernen.

Welche Unterlagen brauche ich für eine Bewirtung im Restaurant?

Die Rechnung des Restaurants und Ihre Angaben zu Anlass und Teilnehmern (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 darf die Rechnung auch elektronisch oder digitalisiert vorliegen.

Wann wird die Umsatzsteuer für ein Beratungsprojekt fällig?

Bei Soll-Versteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung oder eine vereinbarte Teilleistung ausgeführt ist; für Anzahlungen mit deren Eingang. Bei Ist-Versteuerung zählt der Zahlungseingang.

Darf Claude meine Honorarrechnung verschicken?

Nur, wenn Sie beim Verbinden das Recht „Rechnungen per E-Mail versenden“ erteilt haben, nur an beim Kunden hinterlegte Adressen und erst nach Ihrer Bestätigung von Rechnungsnummer, Betrag und Zieladresse.

Wie behandle ich Weihnachtsgeschenke an Kunden?

Rechnen Sie alle Geschenke je Empfänger und Jahr zusammen. Bis 50 € sind sie abziehbar, darüber in voller Höhe nicht, samt Vorsteuer. Die Software bucht nach Ihrer Angabe auf das abzugsfähige oder das nicht abzugsfähige Geschenkekonto.