Buchungssatz mit Claude: vom „Soll an Haben“ zur Buchung im Journal

Erklären oder buchen – zwei verschiedene Dinge

Was die Software prüft, bevor ein Satz im Journal steht

• Beide Konten müssen im Kontenrahmen Ihrer Gesellschaft stehen, Soll- und Habenkonto müssen verschieden sein, der Betrag ist positiv und auf den Cent genau.
• Ein Steuerschlüssel muss im Katalog stehen. Mit V19 teilt die Software einen Bruttobetrag in Netto und Vorsteuer und bucht die Steuer als eigene Zeile auf das Vorsteuerkonto, mit A19 auf das Umsatzsteuerkonto.
• Kanzlei Software-Automatikkonten wie Erlöse 19 % USt (SKR03 8400, SKR04 4400) sind für eigene Buchungen gesperrt, weil sie die Steuer selbst ziehen würden. Die Software verlangt stattdessen das ratenneutrale Konto, etwa Erlöse 8200 beziehungsweise 4200, plus Steuerschlüssel.
• Das Buchungsdatum muss im Geschäftsjahr und nach dem Stichtag der Festschreibung liegen.
• Eine Buchung auf die Vortragskonten 9000–9009 ersetzt den berechneten Saldenvortrag des Jahres; dafür fragt die Software ausdrücklich nach, und Claude gibt die Rückfrage an Sie weiter.
• Derselbe idempotency_key mit denselben Daten liefert dieselbe Buchung zurück. Eine Wiederholung nach einer Zeitüberschreitung bucht also nicht doppelt.

Beispiel 1: Büromaterial per Überweisung bezahlt

Beispiel: Druckerpapier und Toner für 119,00 € brutto, bezahlt vom Geschäftskonto. So sähe der Aufruf aus, den Claude nach Ihrem Ja an create_journal_entry übergibt (SKR03):

{
  "fiscal_year_id": "<aus list_fiscal_years>",
  "idempotency_key": "<neue UUID>",
  "booking_date": "2026-10-14",
  "debit_account": "4930",
  "credit_account": "1200",
  "amount": 119.00,
  "tax_key": "V19",
  "description": "Druckerpapier und Toner",
  "belegfeld1": "RE-88412"
}

Ergebnis im Journal: 100,00 € auf Bürobedarf (4930), 19,00 € auf Abziehbare Vorsteuer 19 % (1576), 119,00 € im Haben der Bank (1200). Im SKR04 lauten die Konten 6815 Bürobedarf, 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % und 1800 Bank. Gibt es zur Ausgabe einen Beleg im Belegeingang, ist dessen Buchung über den Beleg der bessere Weg; hier verknüpft attachment_receipt_ids den Beleg mit der Buchung. Läuft das Geschäftskonto über die Bankanbindung, gehört die Zahlung außerdem in den Bankabgleich: Eine zusätzliche Handbuchung gegen das Bankkonto stünde sonst neben dem abgerufenen Umsatz. Die Handbuchung gegen 1200 bzw. 1800 passt deshalb für Konten ohne automatischen Abruf.

Beispiel 2: Erlös mit Umsatzsteuer – und die Falle mit 8400

Beispiel: eine Forderung über 1.190,00 € brutto aus einer Leistung mit 19 % Umsatzsteuer. Naheliegend ist „Forderungen an Erlöse 19 % USt“, also 1400 an 8400. Im Journal lehnt die Software das ab: 8400 ist ein Automatikkonto. Richtig gebucht wird 1400 an 8200 mit Steuerschlüssel A19; daraus entstehen 1.000,00 € Erlöse und 190,00 € auf Umsatzsteuer 19 % (1776). Im SKR04: 1200 an 4200 mit A19, die Steuer landet auf 3806.

Für echte Kundenrechnungen nimmt Claude ohnehin create_outgoing_invoice: Dann vergibt die Software eine Rechnungsnummer, prüft die Pflichtangaben und bucht genau diesen Satz selbst. Der manuelle Erlössatz bleibt für Fälle ohne eigene Ausgangsrechnung im System.

Beispiel 3: Büromiete ohne Umsatzsteuer

Beispiel: 1.000,00 € Monatsmiete für ein Büro, der Vermieter weist keine Umsatzsteuer aus. Der Satz lautet Miete an Bank ohne Steuerschlüssel: SKR03 4210 an 1200, SKR04 6310 an 1800. Ohne Schlüssel bucht die Software den Betrag netto gleich brutto. Mit V19 entstünde hier eine Vorsteuer, die es nicht gibt. Schreiben Sie deshalb gleich in den Auftrag, ob der Vertrag oder die Rechnung Umsatzsteuer ausweist.

So läuft das Gespräch

Ein kurzer Auftrag genügt:

Buch bitte die Büromiete für November, 1.000 € ohne Umsatzsteuer,
am 03.11. vom Geschäftskonto abgegangen. Zeig mir den Buchungssatz
mit Kontonummern, bevor du buchst, und danach die Buchungsnummer.

• Claude liest Kontenrahmen und Geschäftsjahr (get_entity, list_fiscal_years) und sucht mit list_accounts nach „Miete“.
• Es zeigt Ihnen den Satz: Soll 4210 Miete, Haben 1200 Bank, 1.000,00 €, kein Steuerschlüssel, Datum, Buchungstext.
• Nach Ihrem Ja bucht create_journal_entry. Mit get_journal_entry oder list_journal_entries prüfen Sie die Buchung danach im Journal.

Falsch gebucht? Storno statt Löschen

Was die Software nicht abfangen kann, ist ein fachlich falsches, aber gültiges Konto: Bürobedarf statt geringwertiges Wirtschaftsgut, Miete statt Leasing. Fällt Ihnen das später auf, storniert storno_journal_entry die Buchung mit Pflichtgrund per Gegenbuchung; danach bucht Claude den richtigen Satz neu. Gelöscht wird nichts – § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Buchung feststellbar bleibt. Liegt die ursprüngliche Buchung in einem festgeschriebenen oder schon per Voranmeldung gemeldeten Zeitraum, bucht die Software das Storno mit einem Datum im offenen Zeitraum und sagt das in der Antwort.

Grenzen: Sachverhalt, Übung, Sonderfälle

• Die Wahl des Sachverhalts: ob eine Ausgabe Aufwand oder Anlage ist, ob Vorsteuerabzug besteht, ob ein Vorgang privat veranlasst ist. Claude fragt, entscheiden müssen Sie oder Ihre Steuerberatung.
• Zum Üben eignet sich die Sandbox: ein Zwilling Ihrer Gesellschaft mit eigenen Schlüsseln, in dem get_entity sandbox=true meldet und keine Buchung die echten Bücher berührt.
• Belege mit mehreren Steuersätzen bucht Claude über den Belegeingang mit Aufteilung; viele bereits ausgeglichene Zeilen auf einmal über import_journal_batch, auf Wunsch zuerst als Probelauf.

Häufige Fragen

Bildet Claude Buchungssätze richtig?

Ohne Anbindung liefert Claude einen Vorschlag aus allgemeinem Wissen, den niemand gegen Ihre Bücher prüft. Mit Anbindung schlägt Claude den Satz mit Konten aus Ihrem Kontenrahmen vor, und die Software prüft Konten, Steuerschlüssel und Zeitraum, bevor gebucht wird. Den Sachverhalt beurteilen Sie.

Kennt Claude SKR03 und SKR04?

Verbunden liest Claude Ihren tatsächlichen Kontenrahmen mit list_accounts, einschließlich Ihrer eigenen Konten. Es muss sich also nicht auf allgemeines Wissen über Kontonummern verlassen.

Warum lehnt die Software eine Buchung auf 8400 ab?

8400 im SKR03 und 4400 im SKR04 sind Kanzlei Software-Automatikkonten. Für eigene Buchungen verlangt die Software das ratenneutrale Erlöskonto 8200 beziehungsweise 4200 mit Steuerschlüssel, damit die Umsatzsteuer nicht doppelt entsteht.

Kann ich eine Buchung von Claude ändern?

Nicht ändern, aber stornieren: storno_journal_entry bucht mit Begründung die Gegenbuchung, danach wird neu gebucht. Ist der ursprüngliche Zeitraum festgeschrieben, trägt das Storno ein Datum im offenen Zeitraum.

Bucht Claude die Vorsteuer automatisch mit?

Ja, wenn der Satz einen Steuerschlüssel wie V19 oder V7 trägt. Die Software teilt dann den Bruttobetrag und bucht die Vorsteuer auf das Konto aus dem Steuerschlüssel-Katalog Ihres Rahmens.

Brauche ich die Anbindung, um Buchungssätze zu lernen?

Nein. Zum Lernen genügt Claude allein. Die Anbindung brauchen Sie, sobald der Satz in Ihrer Buchhaltung stehen soll.