Buchhaltung mit ChatGPT: der ehrliche Stand

Chat ohne Anbindung oder echte Buchhaltung?

Die wichtigste Unterscheidung zuerst — sie entscheidet, ob am Ende eine Buchung entsteht oder nur eine Antwort.

Welche Wege mit OpenAI heute funktionieren

Stand Oktober 2026. Die Bezeichnungen bei OpenAI haben sich zuletzt geändert; maßgeblich ist, wie sich das Programm am Server anmeldet.

• Codex (im Terminal und als Erweiterung für Entwicklungsumgebungen): spricht unseren MCP-Server direkt an und schickt den Schlüssel aus einer Umgebungsvariable als Bearer-Kopfzeile mit. Das ist heute der direkte Weg mit dem OpenAI-Konto.
• Eigener GPT mit Actions: funktioniert mit der REST-API und dem Schlüssel als Bearer. OpenAI stellt eigene GPTs nach eigener Ankündigung zum 11.12.2026 in allen Tarifen ein; Actions werden dabei nicht übernommen.
• Eigene MCP-Server im ChatGPT-Web („Plugins“, früher Connectoren bzw. Entwicklermodus): Anmeldung nur per OAuth oder ganz ohne. Laut OpenAI kann ChatGPT dort keine eigenen API-Schlüssel senden. Unser Server arbeitet mit einem Schlüssel je Gesellschaft — dieser Weg geht deshalb heute nicht.

Weg 1: Codex mit dem MCP-Server

Den Schlüssel legen Sie in der App unter Buchhaltung → Einstellungen → „KI-Agent & API“ an (Administratoren, Bestätigung mit dem zweiten Faktor). Dann tragen Sie den Server in die Konfiguration von Codex ein:

# ~/.codex/config.toml
[mcp_servers.buchhaltung]
url = "https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp"
bearer_token_env_var = "JAB_API_KEY"
default_tools_approval_mode = "writes"

# Schlüssel als Umgebungsvariable, z. B. in ~/.zshrc:
# export JAB_API_KEY="jab_live_…"

Codex schickt den Wert von JAB_API_KEY als Kopfzeile Authorization: Bearer mit; der Schlüssel steht damit nicht in der Konfigurationsdatei. Mit default_tools_approval_mode = "writes" fragt Codex bei jedem Werkzeug nach, das nicht als lesend markiert ist — unser Server markiert seine 31 lesenden Werkzeuge entsprechend, alle anderen brauchen Ihre Bestätigung.

Dieselbe config.toml gilt für die Codex-Erweiterung in der Entwicklungsumgebung. Wer lieber einen Befehl nutzt: codex mcp add buchhaltung --url mit der MCP-URL und --bearer-token-env-var JAB_API_KEY legt denselben Eintrag an.

Weg 2: eigener GPT mit Actions — bis zum 11.12.2026

Ein eigener GPT spricht nicht den MCP-Server, sondern die REST-API. Das Schema lädt er ohne Schlüssel; für die Daten braucht jede Anfrage den Schlüssel:

# Im GPT-Editor unter Actions eine neue Action anlegen
# Schema von dieser Adresse laden (ohne Schlüssel abrufbar):
https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-api/openapi.json

# Anmeldung: API-Schlüssel, Typ Bearer
jab_live_…

Der GPT ruft dann die REST-Endpunkte auf, etwa /v1/saldenliste oder /v1/open-items — mit denselben Rechten und Prüfungen wie der MCP-Server.

Laut OpenAI endet die Funktion am 11.12.2026 für alle Tarife. Actions werden nicht übernommen und müssten über eine verfügbare App oder einen eigenen MCP-Server neu aufgebaut werden — und eigene MCP-Server melden sich in ChatGPT heute nur per OAuth an. Richten Sie einen GPT deshalb nur ein, wenn Ihnen die Zeit bis Dezember reicht. Für eine dauerhafte Lösung nehmen Sie Codex oder ein anderes Programm, das einen Schlüssel senden kann; die Übersicht steht auf der Seite „Welche KI kann buchen?“.

Was Sie im Chat sagen — und was dann passiert

Beispiele mit Codex. In Klammern die Werkzeuge des MCP-Servers; ein eigener GPT nutzt die gleichnamigen REST-Endpunkte.

Rechte, Freigaben und GoBD

• Ein Schlüssel gilt für genau eine Gesellschaft; sie ergibt sich aus dem Schlüssel, nicht aus der Anfrage. Ablauf nach 30, 90 oder 365 Tagen ist Pflicht, höchstens 10 aktive Schlüssel je Gesellschaft, 120 Anfragen pro Minute je Schlüssel.
• Rechte: read (alle lesenden Werkzeuge inklusive Export, immer enthalten), write (buchen, stornieren, Rechnungen, Zahlungen, Belege, Bank, Kasse, Anlagen, Stammdaten und mehr), send (Rechnungen per E-Mail nur an hinterlegte Adressen), finalize (Zeiträume festschreiben). Webhooks gibt es nur über die REST-API.
• Vor dem Ausstellen und Versenden einer Rechnung, vor einem Storno, dem endgültigen Löschen eines Belegs und der Festschreibung weist unser MCP-Server den Agenten an, Ihre Bestätigung für genau diesen Vorgang einzuholen.
• Belegtexte und Verwendungszwecke stammen von Dritten und gelten als Daten, nie als Befehle. Eine Wiederholung mit derselben UUID (idempotency_key) bucht nie doppelt.
• GoBD: kein Löschen und kein Überschreiben gebuchter Sätze, Korrektur nur per Storno, jeder Satz Soll gleich Haben, Festschreibung. Beim Bilanzierer gilt für Aufwand und Erlös aus Bankumsätzen die Belegpflicht; die EÜR bucht am Geldfluss.
• Empfehlung: schreibende Werkzeuge immer bestätigen lassen; für reines Auswerten einen Schlüssel nur mit Leserecht anlegen.

Was in der App bleibt

Die Schnittstelle ist Buchhaltung. In der App bleiben die Bankanbindung per OAuth, die Einstellungen der Gesellschaft, IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner (Schutz vor Umleitungsbetrug), die erste Eröffnungsbilanz eines Jahres ohne Vorjahr im System und jede Übermittlung an ELSTER.

Jahresabschluss und E-Bilanz erstellen Sie in der App. Der Agent kann mit publish_trial_balance die Saldenliste an das Jahresabschluss-Modul übergeben und vorher prüfen, ob alles gebucht ist. Arbeiten Sie mit einer Steuerberatung, bekommt sie dieselben Zahlen, etwa als Export aus Kanzlei Software — der Agent ersetzt die fachliche Beratung nicht, er nimmt Ihnen das Tippen ab.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT meine Buchhaltung machen?

Ein normaler ChatGPT-Chat nicht: Er beantwortet Fragen, führt aber keine Bücher. Verbunden mit Ihrer Buchhaltung bei jahresabschluss.io bucht ein KI-Programm von OpenAI dagegen im echten Journal — heute über Codex mit unserem MCP-Server oder, bis zum 11.12.2026, über einen eigenen GPT mit Actions.

Ist das GoBD-konform?

Eine Antwort im Chat ist keine Buchung und damit auch nicht GoBD-relevant. Was ein angebundener Agent bucht, landet im selben Buchungskern wie die Erfassung in der App: unveränderbar im Journal, Korrektur nur per Storno, Soll gleich Haben, Festschreibung. Diese Regeln setzt der Server durch, nicht das KI-Programm.

Warum kann ich die Buchhaltung nicht als Plugin in ChatGPT hinzufügen?

Eigene MCP-Server im ChatGPT-Web melden sich per OAuth oder ohne Anmeldung an. Laut OpenAI kann ChatGPT dort keine eigenen API-Schlüssel senden. Unser Server erwartet einen Schlüssel, der genau eine Gesellschaft freigibt — deshalb führt der Weg heute über Codex.

Was passiert mit meinem eigenen GPT nach dem 11.12.2026?

OpenAI hat angekündigt, eigene GPTs zu diesem Datum in allen Tarifen einzustellen; Actions werden nicht übernommen. Ihre Buchungen bleiben davon unberührt, sie liegen in der Buchhaltung. Den Zugang per Chat richten Sie dann über Codex oder ein anderes Programm ein, das einen Schlüssel senden kann.

Sieht ChatGPT alle meine Daten?

Nur das, was ein Werkzeug oder Endpunkt für die eine Gesellschaft Ihres Schlüssels zurückgibt, und nur, wenn der Agent es abruft. Was er liest, wird Teil Ihres Chats beim Anbieter. Mit einem Schlüssel nur mit Leserecht kann der Agent nichts verändern; IBAN und BIC Ihrer Partner lassen sich über die Schnittstelle ohnehin nicht ändern.

Was kostet das?

Die Schnittstelle — API und MCP-Server — gibt es ohne Aufpreis zum Buchhaltungs-Abo (Solo oder Gesamtpaket) oder zum EÜR-Abo. Buchhaltung Solo beginnt bei 95 € je Gesellschaft und Monat (Kleinst), der Test läuft 7 Tage mit Karte. Ihr OpenAI-Konto rechnet OpenAI nach eigenen Tarifen ab.