Buchhaltung im Handwerk mit KI: Material, Bauleistungen und Abschläge

Was die KI an einer Handwerker-Rechnung erkennt

Jeder Vorschlag entsteht in derselben Reihenfolge: zuerst Ihre eigenen Buchungsregeln, dann Geschäftspartner und bestätigte Historie, dann das Kontierungslexikon mit typischen Geschäftsvorfällen, zuletzt die KI.

• Material oder Handelsware: Material, das in Ihre Leistung eingeht, schlägt die Kontierung als Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe vor (SKR03 3000, SKR04 5100). Ware, die Sie unverändert weiterverkaufen, gehört auf den Wareneingang — der Vorschlag nennt diesen Prüfpunkt ausdrücklich.
• Werkzeug und Kleingeräte: Akkuschrauber, Messgeräte und Handwerkzeug landen auf „Werkzeuge und Kleingeräte“ (SKR03 4985, SKR04 6845), solange die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter von 800 € netto nicht überschritten ist (§ 6 Abs. 2 EStG). Teurere Geräte gehören ins Anlagenverzeichnis.
• Fahrzeuge: Der Kauf eines Transporters ist Anlagevermögen und wird abgeschrieben; Sprit, Werkstatt und Versicherung laufen als laufende Fahrzeugkosten.
• Subunternehmer: Rechnungen anderer Gewerke prüft die Kontierung auf eine Bauleistung nach § 13b UStG — dazu der nächste Abschnitt.

Ist ein Vorschlag vollständig und liegt seine Sicherheit bei mindestens 85 %, bucht die Automatik ihn im Produktstandard selbst. Besondere Steuerschlüssel — darunter jeder Reverse-Charge-Fall — hält sie dagegen zur Prüfung an, es sei denn, der Stammsatz des Lieferanten bestätigt genau diesen Schlüssel.

Bauleistungen nach § 13b UStG: wann Ihr Betrieb die Steuer schuldet

Erbringt ein Subunternehmer eine Bauleistung — eine Leistung, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dient (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG) —, schuldet nicht er die Umsatzsteuer, sondern Ihr Betrieb, sofern Sie selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen. Davon ist auszugehen, wenn Ihnen das Finanzamt das mit einer auf höchstens drei Jahre befristeten Bescheinigung bestätigt hat, dem Vordruck USt 1 TG (§ 13b Abs. 5 UStG). Das gilt auch, wenn Ihre eigenen Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei sind.

In der App tragen Sie das in den Steuer-Einstellungen auf der Karte „Bauleistungen (§ 13b UStG)“ ein: ob Ihre Gesellschaft bauleistend ist und bis wann der Nachweis USt 1 TG gilt. Die Kontierung liest diese Angabe. Kommt eine Rechnung über eine Bauleistung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, schlägt sie den Schlüssel RCB19 mit einem Hinweis vor; weist der Subunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, sagt die Software Ihnen, dass diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehbar ist. Ist Ihr Nachweis abgelaufen, nennt sie auch das.

Für Ihre Ausgangsrechnungen kommt es auf den Kunden an, nicht auf Sie. Arbeiten Sie für einen Generalunternehmer oder einen anderen Baubetrieb, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, stellen Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer mit dem Schlüssel RCA aus. Ein Bauträger, der vor allem bebaute Grundstücke verkauft, erfüllt diese Voraussetzung meist nicht; im Zweifel lassen Sie sich die Bescheinigung USt 1 TG Ihres Kunden zeigen. Der Umsatz fließt in Kennzahl 60 der Voranmeldung, und die Rechnung trägt den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, den § 14a Abs. 5 UStG verlangt.

Bauabzugsteuer nach § 48 EStG und die Freistellungsbescheinigung

Neben der Umsatzsteuer kennt das Baugewerbe einen zweiten Abzug: Wer als Unternehmer eine Bauleistung im Inland empfängt, behält 15 % der Gegenleistung — Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer — für Rechnung des Leistenden ein (§ 48 Abs. 1 und 3 EStG). Der Abzug entfällt, wenn der Leistende bei der Zahlung eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt oder die Gegenleistung an ihn im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 € nicht übersteigt; für Empfänger, die ausschließlich steuerfrei vermieten, liegt die Grenze bei 15.000 € (§ 48 Abs. 2 EStG). Angemeldet wird bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats, in dem gezahlt wurde (§ 48a Abs. 1 EStG).

Die Software kennt beide Seiten. Als Auftraggeber hinterlegen Sie beim Geschäftspartner in der App Nummer und Gültigkeit seiner Freistellungsbescheinigung. Fehlt sie oder ist sie abgelaufen, warnt der Zahllauf bei einer Bauleistung über der Bagatellgrenze; behalten Sie 15 % ein, wird nur der Rest überwiesen und der Einbehalt als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt gebucht (SKR03 1749, SKR04 3726). Das ist ein Hinweis, keine Sperre.

Als Handwerksbetrieb sind Sie häufiger der Leistende. Zahlt ein Auftraggeber genau 15 % weniger, weil er Bauabzugsteuer einbehalten hat, erkennt die Software die Differenz beim Zuordnen der Zahlung und bucht sie als Forderung an das Finanzamt (SKR03 1543, SKR04 1456) statt als offenen Rest — bei Betrieben, die bilanzieren. Das Finanzamt rechnet den abgeführten Betrag auf Ihre Steuern an, zuerst auf angemeldete Lohnsteuer, dann auf Vorauszahlungen (§ 48c Abs. 1 EStG).

Abschläge, Anzahlungen und die Schlussrechnung

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Abschlagsrechnungen schreiben Sie im Modul „Auftrag und Rechnungsmanagement“, einem eigenen Abonnement der App: Dort entstehen erhaltene Anzahlung und Umsatzsteuer mit dem Zahlungseingang, und die Schlussrechnung zieht die abgerechneten Abschläge samt Steuer ab, wie es § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen in einer Handwerkersoftware, kommt die Schlussrechnung als Beleg herein. Die Belegerkennung liest dann Vermerke wie „Schlussrechnung“, „abzgl. Anzahlung“ oder „bereits erhalten“, sucht die offene Anzahlung dieses Kunden und schlägt Gesamtleistung und Abzug als getrennte Zeilen vor. Eine solche Verrechnung bucht die Automatik nie von allein; sie liegt immer zur Prüfung bereit. Für die Handwerkersoftware HERO gibt es zudem eine direkte Anbindung, die Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften übernimmt und je Arbeitsbereich auf Anfrage freigeschaltet wird.

Ihr KI-Agent stellt mit create_outgoing_invoice gewöhnliche Rechnungen aus, die Erlös, Umsatzsteuer und Forderung sofort buchen. Eine Abschlagsrechnung mit aufgeschobener Steuer ist das nicht — Abschläge gehören deshalb in das Auftragsmodul der App oder in Ihre Handwerkersoftware.

Beispiel: der Wochenabschluss im Gespräch mit Claude

Ist Claude über den Konnektor mit Ihrer Buchhaltung verbunden — sonst hilft die Anleitung zum Verbinden von Claude —, genügt ein Auftrag wie dieser (Beispielzahlen):

Bitte die Woche abschließen:
1. Im Belegeingang liegt die Rechnung des Trockenbau-Subunternehmers
   über 4.000 € ohne Umsatzsteuer. Mit § 13b buchen, wenn das passt.
2. Der Generalunternehmer hat auf unsere Rechnung über 12.000 €
   (ohne USt, § 13b) nur 10.200 € überwiesen. Bitte zuordnen.
3. Den Baumarkt-Einkauf über 89,25 € (bar) ins Kassenbuch.
Vor jeder Buchung bitte kurz zeigen, was gebucht wird.

• Claude fragt laut Hilfe seines Anbieters vor dem Benutzen eines Werkzeugs um Erlaubnis; dauerhafte Freigaben empfiehlt der Anbieter nur für Server, denen Sie vertrauen.
• Zu 1: list_receipts zeigt den Beleg im Status needs_review, get_receipt_proposal den Vorschlag mit RCB19 und dem Hinweis auf die Bauleistung. Claude nennt Konto, Schlüssel und Betrag; nach Ihrer Zustimmung bucht confirm_receipt. Gebucht wird die Bauleistung über 4.000,00 € an den Kreditor, dazu bildet die Software die Umsatzsteuer nach § 13b und die gleich hohe Vorsteuer über je 760,00 €. In der Voranmeldung steht der Fall in den Kennzahlen 84, 85 und 67.
• Zu 2: list_bank_transactions findet den Eingang über 10.200 €, list_open_items die offene Rechnung. match_bank_transaction ordnet zu. Bilanziert Ihr Betrieb, erkennt die Software die genau 15 % Differenz als einbehaltene Bauabzugsteuer und bucht 1.800,00 € als Forderung an das Finanzamt; in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bleibt der Rest offen.
• Zu 3: book_cash_entry mit direction out, 89,25 € und V19, also 75,00 € netto und 14,25 € Vorsteuer, auf das passende Aufwandskonto. Die Antwort nennt den Kassenbestand vorher und nachher; liegt der Bon im Belegeingang, hängt Claude ihn über attachment_receipt_ids an.

Transporter, Privatnutzung und Gewährleistung

• Ein gekaufter Transporter wird mit seinen Anschaffungskosten aktiviert; Überführung und Zulassung gehören dazu, Kfz-Steuer und Versicherung nicht (§ 255 Abs. 1 HGB). Ein Fahrzeug im Mietleasing wird nicht aktiviert. Bucht Ihr Agent die Kaufrechnung mit confirm_receipt auf das Anlagekonto, legt die Software das Fahrzeug dabei selbst im Anlagenverzeichnis an; create_fixed_asset braucht er nur für Fahrzeuge, die dort noch fehlen, etwa aus früheren Jahren. run_depreciation bucht die AfA — gerechnet von der Buchhaltung, nicht vom Sprachmodell.
• Nutzen Sie ein Firmenfahrzeug auch privat, gehört dafür ein Ertrag in die Bücher: bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften als Nutzungsentnahme (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG), bei einer GmbH als Sachbezug der Geschäftsführung. Sind Kfz-Kosten gebucht, aber kein solcher Ertrag, weist die Software beim Abschluss darauf hin.
• Für Gewährleistungsrisiken aus abgeschlossenen Aufträgen bilden Betriebe, die bilanzieren, Rückstellungen. create_provision kennt dafür die Art gewaehrleistung; ob und in welcher Höhe, entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei.

Was bei Ihnen bleibt

• Ob eine Leistung eine Bauleistung ist und ob Ihr Kunde nachhaltig Bauleistungen erbringt — die Software schlägt vor und weist hin, entscheiden tun Sie.
• Die Freistellungsbescheinigungen Ihrer Subunternehmer prüfen und in der App eintragen; über die Schnittstelle Ihres Agenten lassen sich diese Felder nicht setzen.
• Die Bauabzugsteuer-Anmeldung: Sie gehört nicht zu den Steuerarten, die Ihr Agent prüfen oder vorbereiten kann, und bleibt in der App oder bei Ihrer Kanzlei.
• Die Umsatzsteuer-Voranmeldung bereitet der Agent mit check_tax_filing und prepare_tax_filing vor; die Übermittlung lösen Sie über den Freigabe-Link in der App mit Ihrer PIN aus.
• Den Wert halbfertiger Arbeiten zum Bilanzstichtag und die Bewertung von Material auf Lager ermitteln Sie mit Ihrer Kanzlei.
• Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung für Gesellen und Auszubildende bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Erkennt die KI, ob eine Subunternehmer-Rechnung unter § 13b fällt?

Sie erkennt die typischen Merkmale: eine Bauleistung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, einen Vermerk wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und Ihren in den Steuer-Einstellungen hinterlegten Bauleister-Status. Daraus entsteht ein Vorschlag mit RCB19, den Sie bestätigen; ohne Bestätigung im Lieferanten-Stammsatz bucht die Automatik einen solchen Fall nicht selbst.

Gilt § 13b auch, wenn mein Handwerksbetrieb Kleinunternehmer ist?

Ja. Erbringen Sie nachhaltig Bauleistungen, schulden Sie die Steuer für empfangene Bauleistungen auch dann, wenn Ihre eigenen Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei sind (§ 13b Abs. 5 UStG). Weil Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen, wird diese Steuer für Sie zu Aufwand.

Was passiert, wenn mein Auftraggeber 15 % Bauabzugsteuer einbehält?

Beim Zuordnen der Zahlung erkennt die Software die genau 15 % Differenz und bucht sie als Forderung an das Finanzamt statt als offenen Rest, sofern Ihr Betrieb bilanziert. Das Finanzamt rechnet den Betrag auf Ihre Steuern an (§ 48c EStG).

Kann Claude Abschlagsrechnungen schreiben?

Nein. Über create_outgoing_invoice entstehen gewöhnliche Rechnungen, die Erlös und Umsatzsteuer sofort buchen. Abschlagsrechnungen, bei denen die Steuer erst mit dem Zahlungseingang entsteht, schreiben Sie im Modul „Auftrag und Rechnungsmanagement“ der App oder in Ihrer Handwerkersoftware.

Muss ich die Freistellungsbescheinigung meiner Subunternehmer prüfen?

Ja. Als Leistungsempfänger haften Sie für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag (§ 48a Abs. 3 EStG). Die Software speichert Nummer und Gültigkeit beim Partner und warnt beim Zahllauf; die Daten gespeicherter Bescheinigungen können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch abfragen (§ 48b Abs. 6 EStG).

Wer übermittelt meine Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Sie selbst. Ihr Agent liest die Kennzahlen, prüft amtlich ohne Versand und bereitet vor; übermittelt wird über den Freigabe-Link in der App mit Ihrer PIN. Die PIN gehört nie in den Chat.