KI-Kreditorenbuchhaltung: Eingangsrechnungen erfassen, buchen und ausgleichen

Der Weg einer Eingangsrechnung in fünf Stationen

• Eingang: Rechnungen kommen über die Belegquellen der App, durch Hochladen oder über Ihr KI-Programm in den Belegeingang – mit upload_receipt, wenn es die Datei selbst hat, sonst über einen Hochlade-Link, den es mit create_receipt_upload_link erzeugt. E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format werden ohne KI gelesen, andere Belege von der Belegerkennung; das zählt auf das Kontingent der KI-erkannten Belege.
• Prüfen: Der Buchungsvorschlag nennt Lieferant, Konto, Steuerschlüssel, Betrag und eine Sicherheitsstufe. Ob die Rechnung die Pflichtangaben trägt und die Leistung wirklich erbracht wurde, prüft ein Mensch.
• Buchen: Aufwand und Vorsteuer im Soll, Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten im Haben. Damit entsteht ein offener Posten mit Fälligkeit.
• Freigeben: In der App unter „Rechnungsfreigabe“ genehmigen oder lehnen Sie jede Verbindlichkeit vor der Zahlung ab – oder Ihr KI-Programm tut es mit decide_incoming_invoice_approval, nachdem Sie Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag bestätigt haben. Ist ein mehrstufiger Freigabeprozess eingerichtet, entscheiden nur die dort hinterlegten Personen in der App. Jede Entscheidung wird unveränderlich protokolliert.
• Zahlen und ausgleichen: Unter „SEPA-Zahlungsverkehr“ erzeugt die App aus freigegebenen Rechnungen eine Überweisungsdatei für Ihr Online-Banking. Kommt die Zahlung auf dem Konto an, wird sie dem offenen Posten zugeordnet.

Wo KI in der Kreditorenbuchhaltung hilft

Ein Gespräch mit Ihrem KI-Programm

Ist Ihr KI-Programm verbunden – sonst zuerst die Anleitung „Claude und ChatGPT anbinden“ –, kann ein Auftrag am Monatsanfang so lauten:

Geh den Belegeingang durch: alle Eingangsrechnungen, die noch nicht gebucht sind.
Zeig mir je Rechnung Lieferant, Rechnungsnummer, Bruttobetrag, vorgeschlagenes Konto und Sicherheitsstufe.
Markiere mögliche Dubletten und Rechnungen von Lieferanten, die wir zum ersten Mal sehen.
Buche erst, wenn ich die Liste freigegeben habe.
Danach: Welche gebuchten Rechnungen sind in den nächsten 14 Tagen fällig, und wo läuft eine Skontofrist ab?

Das Programm ruft list_receipts mit der Richtung Eingang auf und für jeden offenen Beleg get_receipt_proposal. Sie sehen die Liste und streichen oder korrigieren Einzelnes. Nach Ihrem Ja bucht es mit confirm_receipt; eine Korrektur trägt einen Grund, der im Protokoll steht. Meldet die Buchung eine mögliche Dublette, zeigt das Programm sie Ihnen – über die Schnittstelle lässt sich dieser Hinweis nicht übersteuern, eine echte Dublette legt dismiss_receipt mit Begründung ab.

Für den zweiten Teil liest das Programm list_open_items mit kind=kreditor und status=open: Restbetrag und Fälligkeit je Rechnung. Hinterlegte Skontobedingungen eines Lieferanten (skonto_percent, skonto_days) liefert list_business_partners; steht ein abweichendes Skonto nur auf der Rechnung, zählt der Beleg. Die Auswertung schreibt das Modell, die Zahlen kommen aus den Werkzeugantworten.

Beispiel: Rechnung mit 2 % Skonto

Beispielzahlen: Eine Werbeagentur berechnet 2.000,00 € netto zuzüglich 380,00 € Umsatzsteuer, zahlbar in 30 Tagen, 2 % Skonto innerhalb von 10 Tagen.

Buchung der Rechnung: SKR03 4600 Werbekosten 2.000,00 und 1576 Vorsteuer 380,00 an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2.380,00; in SKR04 sind es 6600, 1406 und 3300. Ihr KI-Programm übergibt dafür an book_incoming_invoice den Bruttobetrag 2.380,00, das Gegenkonto und den Steuerschlüssel V19 – Netto und Vorsteuer bildet der Buchungskern.

Zahlung innerhalb der Skontofrist: 2 % von 2.380,00 € sind 47,60 €, überwiesen werden 2.332,40 €. Das Skonto mindert das Entgelt, also auch die Vorsteuer: 47,60 € brutto teilen sich in 40,00 € auf Erhaltene Skonti (SKR03 3730, SKR04 5730) und 7,60 € Vorsteuerkorrektur, jeweils gegen die Verbindlichkeit. Das verlangt § 17 Abs. 1 Satz 2 UStG, wonach der Leistungsempfänger seinen Vorsteuerabzug berichtigen muss, wenn sich die Bemessungsgrundlage ändert.

Mit dem Werkzeug geht das so: Ist die Rechnung freigegeben, record_incoming_invoice_payment mit amount 2.332,40 und skonto_amount 47,60, die Skontozeilen samt Vorsteuerkorrektur bucht der Server. Mit dry_run=true sehen Sie vorher die Buchungszeilen und ihre Wirkung auf die Voranmeldung, ohne dass etwas gebucht wird. Kommt die Zahlung über ein angebundenes Bankkonto, ordnet match_bank_transaction den Bankumsatz der Rechnung zu, und das vereinbarte Skonto prüft der Server wie in der App.

Kontrollen, die beim Menschen bleiben

• Zahlungsfreigabe: Nur freigegebene Rechnungen lassen sich im SEPA-Zahlungsverkehr auswählen oder als bezahlt erfassen. Ihr KI-Programm gibt eine Rechnung nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung frei; mit einem mehrstufigen Freigabeprozess bleibt die Entscheidung in der App.
• Geld bewegen: Die Software erzeugt nur die Überweisungsdatei. Hochgeladen und autorisiert wird sie in Ihrem Online-Banking.
• Bankverbindungen der Lieferanten: IBAN und BIC sind über die Schnittstelle nicht änderbar. Ein von einem gefälschten Rechnungstext gelenkter Agent könnte sonst die Zahlung umleiten. Ändern Sie eine IBAN in der App, erscheint vor dem nächsten Zahllauf ein Hinweis.
• Zahlungssperre: Einen Lieferanten, mit dem es Streit gibt, sperren Sie in der App; seine Rechnungen bleiben dann aus dem Zahllauf.
• Bankanbindung: Die Verbindung zur Bank richten Sie in der App ein; über die Schnittstelle gibt es dafür kein Werkzeug.
• Stornos: Eine unbezahlte Eingangsrechnung nimmt cancel_incoming_invoice per Gegenbuchung zurück, eine erfasste Zahlung storno_payment – beides nur nach Ihrer Bestätigung.

Recht und Praxis

Die Vorsteuer darf nur abziehen, wer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehören unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Eine KI kann diese Angaben vorlesen; ob eine fehlende Angabe den Vorsteuerabzug gefährdet, beurteilen Sie oder Ihre Kanzlei.

Zum Zeitpunkt der Vorsteuer: Gibt Ihr KI-Programm beim Buchen das Eingangsdatum mit (received_on) und gilt in Ihren Einstellungen der Rechnungseingang als Vorsteuer-Zeitpunkt, zählt die inländische Vorsteuer im Eingangsmonat; die Antwort nennt den maßgeblichen Tag.

Grenzen

• Ihr KI-Programm überweist nichts und gibt keine Zahlung frei.
• Es entscheidet nicht über Streitfälle mit Lieferanten, Mängelrügen oder Gutschriftsverhandlungen.
• Bei ausländischen Lieferanten mit Reverse Charge, innergemeinschaftlichem Erwerb oder Einfuhrumsatzsteuer prüft ein Mensch; ohne Einzelprüfung bucht die Automatik solche Rechnungen nur, wenn die Steuerart für den Lieferanten in seinen Stammdaten festgelegt ist.
• Eine Verbindung gilt für genau eine Gesellschaft; für eine zweite Firma braucht es eine eigene Verbindung.
• Die Verantwortung für die Buchführung bleibt beim Unternehmen. KI-Vorschläge entlasten Ihre Buchhaltung oder Kanzlei, ersetzen deren Urteil aber nicht.

Häufige Fragen

Kann KI Eingangsrechnungen automatisch buchen?

Ja. Im Produktstandard bucht die Software eindeutige Belege ab 85 % Sicherheit selbst, den Rest legt sie zur Prüfung vor. Mit Ihrem KI-Programm buchen Sie geprüfte Vorschläge per Satz im Chat.

Bezahlt die KI auch die Rechnungen?

Nein. Freigeben kann Ihr KI-Programm eine Rechnung nach Ihrer Bestätigung, bezahlen nicht: Die App erzeugt aus freigegebenen Rechnungen eine SEPA-Datei, und die Überweisung autorisieren Sie in Ihrem Online-Banking. Ihr KI-Programm ordnet danach die Zahlung zu.

Wie verhindert die Software doppelt gebuchte Rechnungen?

Beim Buchen wird die Rechnungsnummer des Lieferanten geprüft. Bei einer möglichen Dublette wird nicht gebucht, sondern nachgefragt: Beim Buchen eines Belegs lässt sich der Hinweis über die Schnittstelle nicht übersteuern, bei book_incoming_invoice nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung. Dieselbe Datei zweimal eingeliefert ergibt keinen zweiten Beleg.

Wie wird Skonto gebucht?

Mit dem Zahlbetrag und dem Skontobetrag. Der Server bucht den Ausgleich der Verbindlichkeit, das Nettoskonto auf Erhaltene Skonti und die Vorsteuerkorrektur nach § 17 UStG.

Kann mein KI-Programm die Bankverbindung eines Lieferanten ändern?

Nein. IBAN und BIC lassen sich nur in der App ändern, damit ein manipulierter Rechnungstext keine Zahlung umleiten kann.

Welche Rechte braucht mein KI-Programm?

Zum Auswerten offener Verbindlichkeiten genügt Lesen. Zum Buchen von Rechnungen und Zahlungen braucht die Verbindung das Recht „Buchen“.