Eingangsrechnung prüfen mit Claude: Punkt für Punkt vor dem Buchen

Was Claude von der Rechnung sieht

Die Prüfliste, die Claude abarbeitet

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG muss eine Rechnung unter anderem enthalten:

• Nr. 1: vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Lieferanten und Ihrer Gesellschaft. Claude vergleicht den Empfänger mit dem Namen Ihrer Gesellschaft aus get_entity – eine Rechnung an eine andere Firma fällt so auf.
• Nr. 2: Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten.
• Nr. 3 und Nr. 4: Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer.
• Nr. 5 und Nr. 6: Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie deren Zeitpunkt.
• Nr. 7 und Nr. 8: das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt samt jeder im Voraus vereinbarten Minderung wie Skonto, Steuersatz und Steuerbetrag – oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Hier rechnet die Software mit: Widersprechen sich Netto, Steuer und Brutto, senkt sie die Sicherheit des Vorschlags.
• Nr. 10: die Angabe „Gutschrift“, wenn Sie als Empfänger selbst abrechnen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz. Ihr Name, eine Rechnungsnummer und ein getrennter Steuerbetrag sind dann nicht nötig. Für Leistungen nach § 13b UStG gilt die Erleichterung nicht. Außerdem darf eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung kommen, also auf Papier oder mit Ihrer Zustimmung als PDF – die E-Rechnungspflicht greift hier nicht.

Beispiel: Parkquittung über 14,00 € brutto mit 19 %. Die Software rechnet daraus 11,76 € netto und 2,24 € Vorsteuer und wertet die fehlenden Teilbeträge nicht als Lesefehler, sondern als die erlaubte Form. Claude muss hier nicht nach einer Rechnungsnummer fragen.

Reverse Charge: wenn Sie die Steuer schulden

Bei bestimmten Leistungen schuldet nicht der Lieferant, sondern Ihre Gesellschaft die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 5 UStG) – etwa bei sonstigen Leistungen eines Unternehmers aus einem anderen EU-Land oder bei Werklieferungen ausländischer Unternehmer; für Bauleistungen und Gebäudereinigung gelten zusätzliche Voraussetzungen. Die Rechnung weist dann keine deutsche Umsatzsteuer aus und trägt in der Regel den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, den § 14a Abs. 5 UStG für die Fälle des § 13b Abs. 2 vorschreibt. Die geschuldete Steuer ist unter den Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG zugleich als Vorsteuer abziehbar.

Die Software erkennt solche Fälle aus den Belegdaten – ein gedruckter Reverse-Charge-Hinweis, ein ausländischer Leistender, ein Warenbezug aus der EU – und wählt einen passenden Schlüssel vor, setzt den Beleg aber immer auf Prüfung. Beispiel: ein Software-Abo eines Anbieters aus einem anderen EU-Land über 100,00 € netto. Mit RC19 entstehen 19,00 € geschuldete Umsatzsteuer und 19,00 € Vorsteuer. Claude bestätigt den Schlüssel nur mit Ihnen und übergibt die USt-IdNr. des Lieferanten. Weist eine ausländische Rechnung dagegen fremde Umsatzsteuer aus, ist das keine deutsche Vorsteuer.

E-Rechnung: wann ein PDF nicht mehr genügt

Zwischen inländischen Unternehmern ist die E-Rechnung grundsätzlich Pflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf der Lieferant bis Ende 2026 noch Papier schicken oder, mit Ihrer Zustimmung, ein PDF; für Umsätze aus 2027 geht das nur noch, wenn sein Vorjahresumsatz 800.000 € nicht überstieg (§ 27 Abs. 38 UStG, dort auch eine Ausnahme für das EDI-Verfahren). Kommt ein PDF, obwohl nach diesen Regeln schon eine E-Rechnung fällig war, setzt die Software einen Prüfhinweis, weil der Vorsteuerabzug dann gefährdet ist – sie sperrt die Buchung aber nicht. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD liest die Software ohne KI.

Vom Prüfen zum Buchen

Ein möglicher Auftrag:

Prüf bitte die neue Rechnung des IT-Dienstleisters
(PDF hängt an) gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Sag mir, was fehlt. Wenn alles stimmt: zeig mir einen
Probelauf der Buchung und buche erst nach meiner Freigabe.

• Dubletten zuerst: Claude sucht mit list_incoming_invoices nach derselben Rechnungsnummer beim selben Lieferanten. Auch die Software prüft beim Buchen anhand der Rechnungsnummer und meldet eine mögliche Dublette; trotzdem gebucht wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung.
• Probelauf: book_incoming_invoice mit dry_run führt alle Prüfungen aus, bucht aber nichts. Die Antwort nennt die Buchungszeilen, ihre Wirkung auf die Konten und auf die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Eingangsdatum: Mit received_on gibt Claude an, wann die Rechnung vorlag. Gilt in Ihren Einstellungen das Eingangsdatum als Zeitpunkt für die Vorsteuer, zählt sie im Eingangsmonat; die Antwort nennt den Monat.
• Buchen: Gebucht wird aus dem Original im Belegeingang, über confirm_receipt oder book_incoming_invoice mit Bezug auf den Beleg. Hängt die Rechnung nur im Chat, kommt sie so nicht dorthin – Claude gibt Ihnen dann mit create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link für die Datei und bucht den Beleg, sobald er eingegangen ist. Es entsteht eine Verbindlichkeit gegen den Lieferanten mit Vorsteuer.

Was Claude nur vorschlagen darf

• Ob eine Leistung tatsächlich für Ihr Unternehmen erbracht wurde und betrieblich veranlasst ist, kann Claude nicht wissen. Ohne diese Voraussetzung gibt es keinen Vorsteuerabzug, egal wie vollständig die Rechnung ist.
• Fehlt eine Pflichtangabe, entwirft Claude Ihnen eine Bitte um Berichtigung an den Lieferanten. Abschicken müssen Sie sie selbst; E-Mails an Lieferanten versendet die Anbindung nicht.
• Ob Sie eine unvollständige Rechnung trotzdem buchen und wie Sie mit der Vorsteuer umgehen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Claude gibt keine Steuerberatung, sondern zeigt Ihnen, was auf der Rechnung steht und was nicht.

Häufige Fragen

Prüft Claude alle Pflichtangaben automatisch?

Nur mit dem Dokument. Über die Anbindung kennt Claude die ausgelesenen Felder wie Lieferant, Nummer, Datum und Beträge; Anschrift, Steuernummer und Leistungszeitpunkt prüft es, wenn Sie die PDF in den Chat legen.

Was gilt für Rechnungen bis 250 €?

Es genügen die Angaben nach § 33 UStDV: Lieferant mit Anschrift, Datum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Die Software rechnet Netto und Vorsteuer daraus.

Erkennt Claude Reverse Charge nach § 13b UStG?

Die Software erkennt typische Merkmale und wählt einen Reverse-Charge-Schlüssel vor, setzt den Beleg aber immer auf Prüfung. Claude bucht ihn erst nach Ihrer Bestätigung.

Darf ich die Vorsteuer ziehen, wenn eine Angabe fehlt?

§ 15 UStG setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Was im Einzelfall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; Claude kann Ihnen eine Bitte um Berichtigung entwerfen.

Bemerkt die Software eine doppelt eingereichte Rechnung?

Ja. Beim Buchen prüft sie anhand der Rechnungsnummer und meldet eine mögliche Dublette. Gebucht wird dann nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung, dass es eine andere Rechnung ist.

Muss eine Eingangsrechnung schon eine E-Rechnung sein?

Zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich ja, mit Übergangsregeln bis Ende 2026 und für kleinere Lieferanten bis Ende 2027 nach § 27 Abs. 38 UStG. Fehlt eine nötige E-Rechnung, zeigt die Software einen Hinweis.