E-Rechnung mit KI verbuchen: lesen ohne KI, kontieren mit KI

Was als E-Rechnung zählt

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein (Satz 6). Ein PDF im Anhang einer E-Mail ist dagegen eine sonstige Rechnung (Satz 4) – für eine KI bleibt es ein Bild oder Text, den sie erst auslesen muss.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: die XRechnung als reiner XML-Datensatz und ZUGFeRD als hybride Datei, in der ein PDF den Datensatz mitträgt. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Fristen: Empfang seit 2025, Ausstellung gestaffelt

• Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, E-Rechnungen zu empfangen, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
• Umsätze aus 2025 und 2026: Bis zum 31. Dezember 2026 darf noch eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Umsätze aus 2027: Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat (Nr. 2) oder die Rechnung per EDI übermittelt wird (Nr. 3).
• Für Umsätze ab 2028 – und für ältere Umsätze, deren Rechnung erst nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist ausgestellt wird – sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
• Immer als sonstige Rechnung möglich bleiben Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).

So liest die Software eine E-Rechnung

• Eingang: per Hochladen, als Foto, über das E-Mail-Postfach der Gesellschaft, aus einem Cloud-Ordner oder über ein KI-Programm mit upload_receipt, das PDF, Bilder und XML annimmt.
• Erkennung: reines XML in der Syntax CII oder UBL, PDF mit eingebettetem Datensatz (ZUGFeRD, Factur-X) oder PDF ohne Datensatz.
• Auslesen: Maßgeblich ist der strukturierte Teil; geschätzt oder ergänzt wird nichts, ein fehlender Wert bleibt leer. Trägt der Datensatz eines Hybrid-PDF die Rechnung nicht, etwa im Profil MINIMUM, liest die Software das PDF wie jeden anderen Beleg.
• Prüfen: getrennt nach Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern im Sinne des BMF-Schreibens. Geprüft wird mit dem Validator der KoSIT, wenn der Prüfdienst erreichbar ist, sonst mit einer eigenen, kleineren Regelmenge; die Prüfung mit dem Validator lässt sich dann im E-Rechnungsarchiv nachholen.
• Aufbewahren: Original, strukturierter Teil unverändert und Prüfbericht, jeweils mit SHA-256-Prüfsumme und dem Ende der achtjährigen Frist nach § 14b Abs. 1 UStG.
• Das Auslesen selbst bucht und korrigiert nichts: Eine fehlerhafte Rechnung wird gekennzeichnet, nicht repariert. Gebucht wird danach wie bei jedem Beleg – vom Autopiloten, wenn der Vorschlag eindeutig ist, sonst nach Ihrer Prüfung.

Wo die KI trotzdem arbeitet: beim Kontieren

Ein Datensatz nach EN 16931 kennt Lieferant, Positionen, Steuersätze und Summen, aber kein Sachkonto Ihrer Buchhaltung. Den Vorschlag für Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel bildet die Software in fester Reihenfolge: Buchungsregel, Geschäftspartner-Historie, Kontierungslexikon und zuletzt die KI. Weil Beträge und Steuersätze aus dem Datensatz stammen, kann sich die KI dabei nicht verlesen – sie entscheidet nur noch, welcher Aufwand gemeint ist.

Positionen mit eigenem Abrechnungszeitraum (BG-26) erkennt die Software je Zeile; reicht ein Zeitraum über das Geschäftsjahr hinaus, wird die Position abgegrenzt. Steuerumkehr wie Reverse Charge bleibt auch bei einer E-Rechnung immer zur Prüfung.

Beispiel: eine XRechnung über Claude verbuchen

Eine Werbeagentur schickt eine XRechnung, die Sie im Download-Ordner gespeichert haben. Claude arbeitet hier in der Claude-App für Mac oder Windows mit der Erweiterung „Buchhaltung für Claude“, die Dateien direkt vom Rechner einliefert (Beispielwerte, SKR04):

Sie:     Liefere /Users/ihrname/Downloads/rechnung-2026-118.xml ein
         und buche die XRechnung, wenn nichts auffällt.

Claude:  [upload_receipt]        file_path …/rechnung-2026-118.xml
                                 → Beleg angelegt, als E-Rechnung erkannt
         [get_receipt_proposal]  aus dem Datensatz: netto 1.200,00 €,
                                 USt 19 % 228,00 €, brutto 1.428,00 €
                                 Vorschlag: 6600 Werbekosten an Kreditor
                                 Agentur, Steuerschlüssel V19
         „Soll ich so buchen?“
Sie:     Ja.
Claude:  [confirm_receipt]       gebucht, Beleg verknüpft

Buchungssatz (SKR04)                 Soll        Haben
6600 Werbekosten                 1.200,00
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %     228,00
Kreditor Agentur                             1.428,00

Im SKR03 lauten die Konten 4600 Werbekosten und 1576 Vorsteuer.

Ist der Vorschlag eindeutig und die Automatik eingeschaltet, bucht die Software den Beleg schon beim Einliefern; list_receipts zeigt dann den Stand booked, und es bleibt nichts zu bestätigen. Rückfragen wie oben entstehen bei neuen Lieferanten, Prüfhinweisen oder ausgeschalteter Automatik.

In claude.ai oder in der Claude-App auf dem Telefon geht dasselbe Gespräch über einen Hochlade-Link: Eine dort angehängte XML-Datei erreicht unseren Server nicht als Datei, deshalb erzeugt Claude mit create_receipt_upload_link einen Link, über den Sie das Original ablegen. Ab get_receipt_proposal verläuft alles wie oben.

Ausgangsrechnungen als E-Rechnung schreiben

Auch in die andere Richtung hilft ein KI-Programm: create_outgoing_invoice stellt eine Rechnung aus und bucht Forderung, Erlös und Umsatzsteuer, send_outgoing_invoice schickt sie per E-Mail. Ohne ausdrückliche Wahl nimmt die Software das Wunschformat des Geschäftspartners, bei einer Leitweg-ID die XRechnung, bei inländischen Geschäftskunden ZUGFeRD und sonst ein PDF; ist die E-Rechnung nicht möglich, geht die Rechnung als PDF mit Hinweis. get_outgoing_invoice_document zeigt die erzeugte Datei samt Prüfergebnis der E-Rechnung.

Vor dem Ausstellen und vor dem Versand bestätigen Sie Empfänger und Betrag. Versendet wird nur an Adressen, die beim Geschäftspartner hinterlegt oder auf der Rechnung vermerkt sind, und nur mit dem eigens vergebenen Recht zum Versenden.

Grenzen

• Eine bestandene Prüfung heißt nicht, dass die Rechnung inhaltlich stimmt: Ein falscher Steuersatz kann jede Geschäftsregel bestehen. Ihre Pflicht, Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, ersetzt die Validierung nicht (Rn. 35a des BMF-Schreibens zur E-Rechnung in der Fassung vom 15. Oktober 2025).
• Bei einer Hybrid-Rechnung genügt nach den GoBD grundsätzlich der strukturierte Teil; enthält das PDF zusätzliche steuerlich bedeutsame Angaben, ist auch es aufzubewahren (Rz. 131). Die Software bewahrt das Original ohnehin vollständig auf.
• Ob eine Leistung betrieblich veranlasst ist und welcher Aufwand vorliegt, entscheidet kein Datensatz – das bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

Braucht man für E-Rechnungen überhaupt KI?

Zum Auslesen nicht – die Angaben stehen strukturiert im Datensatz. KI hilft beim Kontieren, also bei der Frage, auf welches Konto die Rechnung gehört.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Erst ein strukturierter Datensatz, etwa eine XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil, macht sie zur E-Rechnung.

Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?

An inländische Unternehmer für Umsätze ab 2028 immer; für Umsätze aus 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag und Sie nicht per EDI abrechnen. Für Umsätze aus 2025 und 2026 deckt die Übergangsregel nach ihrem Wortlaut nur Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Muss ich das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung aufbewahren?

Nach den GoBD genügt grundsätzlich der strukturierte Teil; das PDF nur, wenn es zusätzliche steuerlich bedeutsame Angaben wie Buchungsvermerke enthält (Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Die Software hebt das Original ohnehin vollständig auf.

Verbraucht das Auslesen einer XRechnung KI-Kontingent?

Nein. Was aus dem Datensatz gelesen wird, läuft ohne KI. Nur Hybrid-PDFs ohne tragfähigen Datensatz sowie gewöhnliche PDFs und Fotos gehen durch die Belegerkennung.