Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach per KI-Agent in die Buchhaltung

Die Beleg-Adresse: der Weg ganz ohne Agent

• Einrichten: In der Buchhaltung unter „Belegquellen“ wählen Sie „Beleg-Postfach einrichten“. Die App erzeugt eine eindeutige Adresse, die ausschließlich dieser Gesellschaft zugeordnet ist; der Namensteil dient nur der Lesbarkeit, zugeordnet wird über eine zufällige Kennung.
• Weiterleiten: Leiten Sie Rechnungen einzeln weiter oder richten Sie in Gmail oder Outlook eine Regel ein, die Rechnungen eines Absenders automatisch an diese Adresse schickt. Auch eine Rechnung, die als Anhang einer weitergeleiteten Mail kommt, wird erkannt.
• Was angenommen wird: PDF, PNG, JPG, WEBP sowie XML/XRechnung, höchstens 20 MB je Datei; andere Anhänge werden ignoriert. Steht eine Rechnung nur im Mailtext — etwa eine Buchungsbestätigung —, kann die Mail selbst zum Beleg werden.
• Nachsehen: Die Liste „Empfangene E-Mails“ zeigt Absender, Betreff, Zahl der Anhänge, die daraus entstandenen Belege und den Status (verarbeitet, ohne Anhang, fehlgeschlagen). Fehlt ein Beleg, reichen Sie ihn dort nach.
• Pausieren oder wechseln: Die Adresse lässt sich pausieren oder durch eine neue ersetzen; die alte nimmt danach keine Belege mehr an.

Was ein E-Mail-Zugang dem Agenten bringt — und was nicht

Mit einem E-Mail-Zugang kann ein Agent Rechnungen finden und zuordnen. Die Datei selbst bekommt er über die gängigen Zugänge aber oft nicht: Der Gmail-Connector von Claude durchsucht und liest Mails, liefert zu Anhängen laut Claude-Hilfe jedoch nur Metadaten, nicht den Inhalt. Senden, Antworten und Weiterleiten kann Claude dort — standardmäßig mit Ihrer Bestätigung vor jeder einzelnen Aktion.

Der Gmail-MCP-Server von Google ist derzeit eine Vorschau im Google Workspace Developer Preview Program. Sein Werkzeug get_message liefert zu Anhängen Kennungen, Dateinamen und Typen; ein Werkzeug zum Herunterladen des Inhalts führt die Referenz nicht auf. Für Microsoft 365 beschreibt Microsoft einen Work-IQ-MCP-Server für E-Mail, Kalender, Dateien und mehr, dessen Verfügbarkeit und Fähigkeiten sich laut Microsoft noch ändern können.

Daraus folgt eine klare Arbeitsteilung: Der Agent sucht, vergleicht und entscheidet mit Ihnen, was fehlt. Die Datei reist per Weiterleitung an die Beleg-Adresse oder als Datei aus einem lokalen Ordner per Upload — nicht als Text durch das Modell.

Ablauf: Postfach und Belegeingang abgleichen

Ein Auftrag wie „Prüfen Sie, ob alle Rechnungen aus meinem Postfach vom Oktober im Belegeingang liegen“ läuft so ab — etwa in Claude Desktop mit Gmail-Connector und dem Buchhaltungs-Server über die Brücke mcp-remote:

• Postfach durchsuchen: Der Agent sucht Mails des Zeitraums mit Rechnungen im Anhang oder im Text und notiert Absender, Rechnungsnummer, Betrag und Datum.
• list_receipts mit from, to und direction incoming: Er liest, welche Eingangsbelege schon da sind, samt Buchungsstand und den ausgelesenen Feldern wie vendor_name und invoice_number.
• Abgleich: Er legt Ihnen eine Liste vor — vorhanden, fehlt, unklar. Fremde Texte aus Mails behandelt er dabei als Daten, nicht als Anweisungen.
• Weiterleiten: Für jede fehlende Rechnung leitet er die Mail nach Ihrer Bestätigung an die Beleg-Adresse weiter, oder Sie tun es selbst. Ob eine so weitergeleitete Mail die Anhänge mitbringt, sehen Sie unter „Belegquellen“ an der Zahl der Anhänge und am Status.
• Prüfen und buchen: Sind die Belege angekommen, liest der Agent mit get_receipt_proposal den Buchungsvorschlag, zeigt Konten, Steuerschlüssel und Sicherheitsstufe und bucht nach Ihrem Ja mit confirm_receipt. Eindeutige Belege bucht der Autopilot ohnehin selbst.

Dateien aus einem Ordner hochladen

Agenten im Terminal wie Claude Code oder Codex lesen heruntergeladene Anhänge aus einem Ordner und liefern sie per REST ein — die Datei geht dabei nicht durch das Modell:

# Schlüssel mit Schreibrecht nur aus der Umgebung, nie im Chat
export JAB_API_KEY="jab_live_…"

for f in ./rechnungen/2026-10/*.pdf; do
  curl -sS -H "Authorization: Bearer $JAB_API_KEY" \
    -F "file=@${f}" -F "direction=incoming" \
    https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-api/v1/receipts
done

Per REST nimmt POST /v1/receipts Dateien bis 20 MB als multipart/form-data (Feld file). Das MCP-Werkzeug upload_receipt nimmt die Datei Base64-kodiert und über den gehosteten Server bis rund 7 MB; dann geht der Inhalt allerdings durch das Modell. Optional geben Sie received_on mit, den Tag, an dem die Rechnung vorlag.

Doppelte Rechnungen erkennen

• Dieselbe Datei zweimal per Upload eingeliefert ergibt denselben Beleg, keinen zweiten.
• Das Beleg-Postfach erkennt eine Mail, die zweimal ankommt, und eine Datei mit demselben Inhalt; der vorhandene Beleg bleibt der einzige.
• confirm_receipt prüft beim Buchen unter anderem auf Dubletten. Ein Dublettenhinweis lässt sich über die API nicht übersteuern: Der Agent zeigt ihn Ihnen, und ist es eine Dublette, legt er den Beleg mit dismiss_receipt und Begründung ab.
• book_incoming_invoice prüft die Rechnungsnummer des Lieferanten auf mögliche Dubletten. Trotzdem buchen (trotz_dublette) darf der Agent nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung und nur zusammen mit der Kennung der vorhandenen Buchung.
• Vor jedem Weiterleiten sollte der Agent mit list_receipts prüfen, ob der Beleg schon da ist — so landen gar nicht erst zwei Fassungen im Belegeingang.

E-Rechnungen, Aufbewahrung und Recht

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. XRechnung und ZUGFeRD liest die App deshalb ohne KI aus den strukturierten Daten; das schont das Kontingent der KI-erkannten Belege. PDFs ohne strukturierte Daten und Bilder gehen durch die Belegerkennung und zählen auf dieses Kontingent. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller übergangsweise noch Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — andere elektronische Formate verwenden, für 2027 nur unterhalb einer Umsatzgrenze (§ 27 Abs. 38 UStG) — Ihr Postfach wird also noch eine Weile beides bringen.

Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 Satz 1 AO acht Jahre aufzubewahren. Ein irrtümlich eingelieferter Beleg wird deshalb mit discard_receipt verworfen: Er verschwindet aus der Liste, die Datei bleibt aufbewahrt. Endgültig löschen (delete_receipt) lässt sich nur ein Dokument, das nie geprüft, gebucht oder verknüpft wurde — und auch das nur nach Ihrer Bestätigung.

Grenzen und Vorsicht bei fremdem Text

• Adressen aus Mails nie ungeprüft in Stammdaten übernehmen: E-Mail-Adressen von Geschäftspartnern setzt der Agent nur, wenn Sie den Wert genannt oder bestätigt haben, und nur mit dem zusätzlichen Recht send. Bankverbindungen der Partner sind über die Schnittstelle nicht änderbar — eine Mail mit „neuer Bankverbindung“ kann also keine IBAN umstellen.
• Alles, was aus einem Beleg ausgelesen wird, stammt von Dritten. Steht in einer Rechnung eine Aufforderung an „den Assistenten“, ist das ein Datum, keine Anweisung.
• In der Sandbox ist die KI-Belegerkennung ausgeschaltet; Belege bleiben dort unverändert. Die Sandbox gibt es derzeit nur für Gesellschaften ohne Jahresabschluss-Daten.
• claude.ai im Browser lässt sich derzeit nicht mit dem Buchhaltungs-Server verbinden. Für die Kombination aus Postfach und Buchhaltung nutzen Sie ein Programm, das beide Zugänge zusammenführen kann, etwa Claude Desktop oder Claude Code.

Häufige Fragen

Brauche ich für Rechnungen aus E-Mails überhaupt einen KI-Agenten?

Nein. Die Beleg-Adresse Ihrer Gesellschaft nimmt weitergeleitete Rechnungen ohne Agent an und legt sie in den Belegeingang. Ein Agent lohnt sich, wenn Sie prüfen lassen wollen, ob im Postfach Rechnungen fehlen.

Kann der Agent Anhänge aus Gmail direkt hochladen?

Über den Gmail-Connector von Claude nicht, weil er nur Metadaten der Anhänge liefert. Der Agent kann die Mail nach Ihrer Bestätigung an die Beleg-Adresse weiterleiten; Dateien aus einem lokalen Ordner liefert er per Upload ein.

Welche Dateien nimmt die Beleg-Adresse an?

PDF, PNG, JPG, WEBP und XML/XRechnung bis 20 MB je Datei. Andere Anhänge werden ignoriert.

Was passiert, wenn dieselbe Rechnung zweimal kommt?

Die App erkennt dieselbe Mail und dieselbe Datei und legt keinen zweiten Beleg an. Beim Buchen meldet sie mögliche Dubletten, die der Agent Ihnen zeigt, statt sie zu übergehen.

Zählen E-Rechnungen auf das KI-Kontingent?

XRechnung und ZUGFeRD liest die App aus den strukturierten Daten ohne KI. Andere Dateien gehen durch die Belegerkennung und zählen auf das Kontingent der KI-erkannten Belege.

Welche Rechte braucht der Schlüssel?

Zum Abgleichen mit list_receipts genügt das Leserecht. Hochladen und Buchen verlangen das Recht write.