Rechnungseingang automatisieren: was die Software vom Eingang bis zur Buchung tut

So läuft eine Rechnung durch die Software

Rechnungen automatisch erfassen und verbuchen läuft in acht Stationen, die Sie am Beleg nachvollziehen können.

• Annehmen: Die Datei landet im Belegeingang der Gesellschaft. Logos, Signaturgrafiken und Newsletter sortiert die Software aus, und dieselbe Datei ergibt keinen zweiten Beleg.
• Lesen: XRechnung und ZUGFeRD kommen aus dem Datensatz in der Datei, PDF und Foto aus der Belegerkennung.
• Einordnen: Ist es überhaupt ein Buchungsbeleg? Ein Angebot, ein Lieferschein oder eine Mahnung geht nicht automatisch ins Journal.
• Prüfen: Rechnungsempfänger, Summen, Steuersatz, Dubletten und die Frage, ob eine E-Rechnung vorgeschrieben war.
• Kontieren: Die eigene HGB-Buchungslogik bestimmt erst die Buchungsmethode, etwa sofort Aufwand, aktivieren oder abgrenzen, dann das Konto. Für das Konto gilt die Reihenfolge Buchungsregel, Stammdaten, Vorgabe der Anbindung, Lernhistorie, Kontierungslexikon, und erst danach zählt der Vorschlag der KI.
• Entscheiden: Ist alles eindeutig und liegt die Sicherheit bei mindestens 85 %, bucht der Autopilot. Sonst steht der Beleg mit seinem Grund unter „Belegvorschläge“.
• Buchen: Aufwand und Vorsteuer gegen den Lieferanten, der Beleg hängt an der Buchung, ein offener Posten entsteht. Anlagegüter und Rechnungsabgrenzungen legt der Standard gleich mit an.
• Ausgleichen: Kommt die Zahlung als Bankumsatz herein, gleicht sie den offenen Posten aus. Beim Bilanzierer bucht die Bankzeile zu einer Rechnung nicht in die GuV, Aufwand entsteht nur mit dem Beleg.

Wege in den Belegeingang

Wann ohne Klick gebucht wird

Ab Werk ist „Automatisch buchen“ eingeschaltet: Mindest-Sicherheit 85 %, alle Quellen, keine Betragsgrenze. Das ist Absicht. Ein vollständiger Vorschlag gilt als Ihre Bestätigung, korrigiert wird danach. Wer das anders möchte, stellt es strenger ein.

Die 85 % sind keine Selbstauskunft der KI. Die Software rechnet die Sicherheit aus dem, was sie nachprüfen kann: ob die Beträge aufgehen, ob der Lieferant erkannt ist, ob der Steuerschlüssel zum ausgewiesenen Satz passt, wie oft diese Zuordnung schon bestätigt wurde und ob andere Quellen dasselbe Konto nennen. Die Einschätzung des Modells kann den Wert nur senken, nie heben.

Zusätzlich muss das Buchungsdatum in einem passenden Geschäftsjahr liegen, und der Zeitraum darf weder festgeschrieben noch durch den Jahresabschluss gesperrt sein. Automatisch gebucht heißt nicht festgeschrieben: Das bleibt ein eigener Schritt.

Was immer bei Ihnen landet

Diese Fälle hält die Software an, auch wenn der Vorschlag sonst sicher wäre. Der Grund steht am Beleg, Sie entscheiden unter „Belegvorschläge“.

• Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer: Diese Prüfung lässt sich nicht abschalten. Sie greift auch, wenn nur der Beleg selbst „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ nennt. Ausnahme: Sie haben die Steuerart im Stammsatz genau dieses Lieferanten festgelegt, und USt-IdNr. und Land stimmen überein, bei inländischen Subunternehmern auch die Steuernummer. Die Prüfung greift nur, wenn die Software den Fall erkennt: Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, die weder den Hinweis noch eine lesbare Auslandsanschrift trägt, kann als Beleg ohne Vorsteuer durchlaufen.
• Dubletten: Dieselbe Rechnung ist schon gebucht oder liegt als Vorschlag im Eingang. Bei sicherer Identität entfernt die Software die Kopie selbst, sonst wartet sie mit Grund.
• Fremde Rechnungen: Der Empfänger ist eine andere Firma oder nicht eindeutig zu lesen.
• Zahlen, die nicht aufgehen: Netto, Steuer und Brutto widersprechen sich, oder mehrere Steuersätze gehen nicht centgenau auf. Gehen sie auf, bucht die Software die Aufteilung.
• Fremdwährung: Ein Betrag in Dollar oder Franken wird nie als Euro gebucht. Den Eurobetrag tragen Sie in der Prüfung ein.
• Späte Rechnungen: Ging eine Rechnung erst nach der Frist ihres Voranmeldungszeitraums ein, bucht der Autopilot sie nicht still in den laufenden Monat.
• Fehlende E-Rechnung: Ein inländischer Lieferant schickt über 250 € mit deutscher Umsatzsteuer ein PDF, obwohl nach § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG schon eine E-Rechnung vorgeschrieben war. Bei Umsätzen aus 2027 bleibt die Meldung aus, weil die Software den Vorjahresumsatz des Lieferanten nicht kennt.
• Geschenke und Schlussrechnungen: Empfänger und Jahressumme beziehungsweise die Verrechnung der Anzahlungen brauchen Ihren Blick.

Beispiel: eine Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung

Beispielwerte: Ein bekannter Bürobedarfshändler schickt eine PDF-Rechnung über 238,00 € brutto mit 19 % an die Beleg-Adresse. Summen gehen auf, kein Prüfgrund, also bucht der Autopilot:

Rechnung (SKR03)                          Soll      Haben
4930 Bürobedarf                         200,00
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %           38,00
Kreditor Bürobedarfshändler                        238,00

Im SKR04: 6815 Bürobedarf, 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %.

Zahlung, wenn der Bankumsatz eingeht:
Kreditor Bürobedarfshändler             238,00
1200 Bank (im SKR04: 1800)                         238,00

Sie sehen danach eine gebuchte Rechnung mit Beleg und einen offenen Posten, der sich mit der Zahlung schließt. Dieselbe Rechnung als E-Rechnung läuft genauso, nur dass die Beträge aus dem Datensatz stammen statt aus der Belegerkennung.

Die Automatik nach Ihren Regeln einstellen

Unter „Regeln & Automatik“ auf der Seite „Automatisch buchen“. Schärfer geht alles, unter 85 % nichts.

• Mindest-Sicherheit: 85, 90, 95 oder 99 %.
• Quellen: direkter Upload, Postfach und Verbindungen sowie Bankumsätze lassen sich einzeln abwählen.
• Betragsgrenze: Über einem Betrag Ihrer Wahl wird nichts ohne Sie gebucht.
• Arbeitsweise: KI darf mitentscheiden, oder nur Regeln, Stammdaten, Lernhistorie und Fachlogik, oder nur ausdrücklich freigegebene Buchungsregeln.
• Ganz aus: Dann entstehen nur Vorschläge, und jede Buchung braucht eine Bestätigung.

Die Anweisung speichert die Administration des Arbeitsbereichs; wer als Buchhaltung arbeitet, kann sie nur verschärfen. Jede Änderung steht mit Person, Zeitpunkt und Grund im Verlauf. Die Ansicht „Vorgänge des Monats“ zeigt je Vorgang, ob er automatisch lief, bestätigt wurde oder noch wartet.

Mit oder ohne KI-Programm

Für die Kette oben brauchen Sie kein Claude und kein ChatGPT. Ein verbundenes KI-Programm hilft bei dem, was liegen bleibt (Beispiel, Verbindung vorausgesetzt):

Sie:     Welche Eingangsrechnungen vom Oktober hängen noch, und warum?

Claude:  [list_receipts]         direction incoming, 01.10. bis 31.10.
         [get_receipt_proposal]  je offenem Beleg: Konten, Steuerschlüssel,
                                 Sicherheitsstufe, review_note
         „Drei warten: einmal Reverse Charge, einmal mögliche Dublette,
          einmal Fremdwährung.“

Sie:     Die Reverse-Charge-Rechnung stimmt, bitte buchen.

Claude:  [confirm_receipt]       gebucht, Beleg verknüpft

Darin unterscheidet sich diese Seite von „Eingangsrechnungen mit KI-Agent buchen“: Dort liefert Ihr eigener Agent die Rechnungsdaten und ruft book_incoming_invoice auf. Die Seite „E-Rechnungen automatisch verbuchen“ behandelt nur XRechnung und ZUGFeRD. Hier geht es um die KI-Rechnungsverarbeitung für jede Rechnung, gleich wie sie ankommt, und um das, was die Software ohne Agent erledigt.

Was bei Ihnen bleibt

• Die sachliche Prüfung: Ob die Leistung erbracht wurde und für Ihr Unternehmen bestimmt war, steht auf keiner Rechnung. Daran hängt aber der Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).
• Die Pflichtangaben bei PDF und Foto: Anschriften, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt prüft die Automatik dort nicht. Fehlt eine davon, bucht sie trotzdem mit Vorsteuer. Abziehbar ist die Vorsteuer aber grundsätzlich erst aus einer vollständigen Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG, UStAE 15.11 Abs. 3).
• Das Bezahlen: Die Software überweist nichts von selbst. Der Zahllauf erzeugt eine Überweisungsdatei, einreichen und freigeben tun Sie bei Ihrer Bank.
• Korrekturen: Einen falsch gebuchten Beleg korrigieren Sie in der App. Die alte Buchung wird gegengebucht, überschrieben wird nichts.
• Die EÜR: Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung führt, bucht am Geldfluss. Die Bankzeile ist dort die Ausgabe, der Beleg wird angehängt.
• Das Kontingent: PDFs und Fotos zählen auf die KI-erkannten Belege Ihres Tarifs, E-Rechnungen nicht. Die Mengen stehen auf der Preisseite.
• Die Ausnahmen: Ob Sie die angehaltenen Fälle selbst klären oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, entscheiden Sie.

Häufige Fragen

Bucht die Software Eingangsrechnungen wirklich ohne Klick?

Ja, ab Werk. Liegt die Sicherheit bei mindestens 85 % und hält keine Schutzregel den Beleg an, entsteht die Buchung ohne Einzelbestätigung. Festgeschrieben wird sie dadurch nicht, und bei PDF und Foto ersetzt das nicht Ihren Blick auf die Pflichtangaben.

Kann ich die Automatik einschränken oder ausschalten?

Ja. Auf der Seite „Automatisch buchen“ heben Sie die Mindest-Sicherheit an, wählen Quellen ab, setzen eine Betragsgrenze, beschränken sich auf freigegebene Buchungsregeln oder stellen ganz auf Vorschläge um.

Was bedeuten die 85 %?

Die Mindest-Sicherheit eines Buchungsvorschlags. Die Software errechnet sie aus nachprüfbaren Fakten wie aufgehenden Beträgen und bestätigten Zuordnungen. Die Selbsteinschätzung der KI kann den Wert nur senken.

Welche Rechnungen werden nie ungeprüft gebucht?

Unter anderem erkannte Fälle von Reverse Charge, innergemeinschaftlichem Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer, solange die Steuerart nicht im Stammsatz des Lieferanten festgelegt ist, außerdem Dubletten, Rechnungen an andere Firmen und Fremdwährungsbelege.

Brauche ich dafür Claude oder ChatGPT?

Nein. Eingang, Lesen, Prüfen und Buchen laufen in der Buchhaltung selbst. Ein verbundenes KI-Programm kann zusätzlich zeigen, was noch wartet, und Einzelfälle mit Ihnen klären.

Was tue ich, wenn die Automatik falsch gebucht hat?

Sie korrigieren den Beleg in der App. Die alte Buchung wird gegengebucht und die neue eingebucht, im Journal bleibt beides sichtbar.

Bezahlt die Software die Rechnungen auch?

Nein. Sie führt die offenen Posten und erzeugt im Zahllauf eine Überweisungsdatei. Die Zahlung selbst geben Sie bei Ihrer Bank frei.