KI-Rechnungsprüfung: was die Software prüft und was bei Ihnen bleibt

Die KI liest, Regeln prüfen

Rechnungsprüfung automatisieren heißt hier nicht, ein Sprachmodell nach seiner Meinung zu fragen. Ein Modell klingt bei einem falsch gelesenen Betrag genauso sicher wie bei einem richtigen. Deshalb ist seine Aufgabe das Lesen von PDF und Foto. Ob die gelesenen Werte tragen, entscheiden Rechenregeln, Stammdaten und Vergleiche mit Ihren eigenen Buchungen. Die Einschätzung des Modells kann ein Ergebnis nur verschlechtern.

Ein Befund der Belegprüfung hat eine Folge: Die Rechnung wartet unter „Belegvorschläge“ mit einem Grund im Klartext, statt ungesehen ins Journal zu laufen. Nach Ihrer Prüfung korrigieren und buchen Sie sie. Abgewiesen wird nur eine Rechnung, die ausdrücklich an eine andere Firma gerichtet ist, denn sie gehört in deren Buchhaltung.

Was bei jeder Rechnung geprüft wird

§ 14 Abs. 4 UStG: welche Angabe wie geprüft wird

Die Reihenfolge folgt dem Gesetz. Der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF ist die wichtigste Grenze dieser Seite.

• Nr. 1, Name und Anschrift: Bei der E-Rechnung prüft die Software Namen und Ländercodes beider Seiten, die amtliche Prüfung auch die Anschrift. Bei PDF und Foto werden die Namen gelesen und der Empfänger verglichen, die Anschriften nicht.
• Nr. 2, Steuernummer oder USt-IdNr.: Fehlt beides in der E-Rechnung, ist das ein Inhaltsfehler. Bei PDF und Foto wird der Wert gelesen, sein Fehlen aber nicht gemeldet.
• Nr. 3 und 4, Datum und Rechnungsnummer: Fehlt eines davon in der E-Rechnung, meldet die Prüfung einen Fehler. Bei PDF und Foto hält ein unlesbares Datum den Beleg an. Die Nummer dient dort der Dublettenprüfung, ihr Fehlen wird nicht gemeldet.
• Nr. 5, Menge und Art: Eine E-Rechnung ohne Position fällt durch. Ob eine Leistungsbeschreibung inhaltlich ausreicht, beurteilt die Software in keinem Format.
• Nr. 6, Zeitpunkt der Leistung: Fehlt er in einer E-Rechnung, meldet die Prüfung das, außer bei Anzahlungsrechnungen. Bei PDF und Foto wird er gelesen, wenn er gedruckt ist, ohne Prüfgrund bei Fehlen.
• Nr. 7 und 8, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag: In allen Formaten nachgerechnet. Ob ein im Voraus vereinbarter Rabatt oder Bonus angegeben ist, prüft die Software nicht.
• Nr. 9, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers: wird nicht geprüft.
• Nr. 10, Angabe „Gutschrift“: Bei einer E-Rechnung als Selbstabrechnung geprüft, bei PDF und Foto wird die gedruckte Belegrolle gelesen.

Für Rechnungen bis 250 € genügen die Angaben aus § 33 UStDV, außer bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Die Software wertet dann einen fehlenden Nettobetrag nicht als Lesefehler, sondern rechnet ihn aus Brutto und Steuersatz, wenn der Satz 7 oder 19 % beträgt.

Drei Fehlerarten bei der E-Rechnung

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet, das Schreiben vom 15. Oktober 2026 bestätigt es (Rn. 22 und 23), und die Software folgt dem. Ein Formatfehler (Rn. 6a) macht die Datei zur sonstigen Rechnung, sie ist dann keine E-Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler zu anderen Angaben (Rn. 6b und 35a), etwa eine fehlende Käuferreferenz, ist umsatzsteuerlich unbeachtlich: Die Rechnung läuft weiter. Ein Verstoß gegen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4, 14a UStG ist ein Inhaltsfehler (Rn. 35a), die Rechnung ist nicht ordnungsmäßig und der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein. Ein Inhaltsfehler kann auch vorliegen, wenn die Validierung nichts findet, etwa bei einem falschen Steuersatz (Rn. 35a).

Format- und Inhaltsfehler halten die Rechnung deshalb an, der reine Geschäftsregelfehler nicht. Der Prüfbericht wird mit der Rechnung aufbewahrt. Ist der Prüfdienst nicht erreichbar oder passt kein amtliches Prüfszenario, etwa bei ZUGFeRD 2.0, prüft die Software mit einer eigenen, kleineren Regelmenge, und der Prüfbericht sagt das. Nach einem Ausfall lässt sich die amtliche Prüfung im E-Rechnungs-Archiv nachholen.

Doppelte Rechnungen: vier Ebenen

• Gleiche Datei: Derselbe Inhalt ergibt denselben Beleg, gleich aus welcher Quelle.
• Gleiche Rechnungsnummer: Die Software vergleicht Nummern ohne Trennzeichen, Lieferanten ohne Rechtsform und Anschrift, dazu den Betrag. Geprüft wird gegen gebuchte Rechnungen und offene Vorschläge.
• Keine Nummer: Bei Belegen aus Postfach, Verbindungen oder Hochlade-Link legen gleicher Betrag auf den Cent und gleiches Belegdatum bei einem gebuchten Lieferantenposten den Beleg mit Hinweis zur Seite, gelöscht wird er dadurch nie. Beim Hochladen in der App greift diese Regel nicht.
• Löschen: Eine Dublette verschwindet nur bei sicherer Identität von Nummer, Lieferant, Betrag und zeitlicher Nähe. Schwächere Treffer bleiben sichtbar und wiederherstellbar. Tragen zwei Rechnungen verschiedene USt-IdNrn., sind es zwei Lieferanten.

Abgleich mit der Bestellung: was es gibt und was nicht

In der Belegprüfung gleicht die Software eine Rechnung nicht mit einer Bestellung ab. Eine Bestellnummer aus einer E-Rechnung wird gelesen und gespeichert, aber gegen nichts geprüft.

Den Drei-Wege-Abgleich bietet das Modul Lagerverwaltung. Je Bestellung stellt es bestellte, gelieferte und berechnete Mengen gegenüber und meldet vier Fälle: berechnet ohne Lieferung, geliefert ohne Rechnung, mehr geliefert als bestellt, Preis weicht ab. Die Rechnung erfassen Sie dort mit Artikelmengen und können einen Beleg aus der Buchhaltung als Rechnungskopf verknüpfen. Der Abgleich ist eine Meldung, keine Sperre, er hält auch den Autopiloten nicht an, und er gilt nur für Artikel im Lager, nicht für Dienstleistungen.

Beispiele: zwei Rechnungen, zwei Befunde

Beispielwerte, so wie die Software die Fälle behandelt:

Rechnung 1 (PDF)
Netto 1.000,00 €  ·  USt 19 % 190,00 €  ·  Brutto 1.209,00 €
→ Prüfgrund: Netto plus USt ergibt nicht den Bruttobetrag.
→ Keine automatische Buchung, der Beleg wartet mit diesem Satz.

Rechnung 2 (erst per Mail, eine Woche später als Foto)
Nr. RE-2026/118 über 450,00 €, dann Nr. RE 2026 118 über 450,00 €
→ Ohne Trennzeichen dieselbe Nummer, gleicher Lieferant, gleicher Betrag.
→ Als Dublette erkannt, gebucht bleibt nur die erste.

Rechnungsprüfung mit einem KI-Agenten

Ein verbundenes KI-Programm prüft nicht besser, aber es arbeitet den Stapel mit Ihnen ab (Beispiel):

Sie:     Prüf die offenen Eingangsrechnungen. Was hält die Buchung auf?

Claude:  [list_receipts]         Buchungsstand je Beleg, neueste zuerst
         [get_receipt_proposal]  Vorschlag, Sicherheitsstufe und
                                 review_note: warum nicht automatisch
         „Zwei warten: Die erste nennt Reverse Charge, bei der zweiten
          ist der Empfänger eine andere Firma.“

Sie:     Die zweite gehört nicht zu uns. Die erste als Probelauf.

Claude:  [discard_receipt]       mit Grund, die Datei bleibt aufbewahrt
         [book_incoming_invoice] dry_run: Buchungszeilen und Wirkung auf
                                 die Voranmeldung, gebucht wird nichts

Über die Anbindung sieht das Programm die ausgelesenen Felder und den Vorschlag, nicht das Dokument. Einen Dublettenhinweis kann es bei confirm_receipt nicht übersteuern. Mit book_incoming_invoice geht das nur mit dem Feld trotz_dublette und der Kennung der vorhandenen Buchung, und die Anbindung weist das Programm an, das Feld erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung zu setzen.

Was bei Ihnen bleibt

• Die sachliche Prüfung: Stimmen Preis und Menge mit dem Vereinbarten überein, wurde geliefert, ist die Ausgabe betrieblich? Ohne eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und die Prüfung ersetzt Ihre eigene Pflicht nicht (Rn. 35a des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025).
• Die Lücken bei PDF und Foto: Anschriften, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt sehen Sie selbst am Beleg an, auch bei automatisch gebuchten Belegen. Fehlt eine davon, bucht die Automatik trotzdem mit Vorsteuer. Ohne Vervollständigung berechtigt eine solche Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug (UStAE 15.11 Abs. 3).
• Die Freigabe vor der Zahlung: In der App entscheiden Sie unter „Rechnungsfreigabe“, auf Wunsch in Stufen. Ohne Stufen kann ein KI-Programm das nach Ihrer Bestätigung mit decide_incoming_invoice_approval tun.
• Die USt-IdNr.: Eine Abfrage bei der EU läuft nicht beim Belegeingang, Sie stoßen sie in der Partnerakte an.
• Die Berichtigung: Den Lieferanten schreiben Sie selbst an. Ob der Vorsteuerabzug im Einzelfall hält, klären Sie allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Prüft die KI alle Pflichtangaben nach § 14 UStG?

Bei E-Rechnungen fast alle, mit eigenen Regeln und der amtlichen Prüfung. Bei PDF und Foto nicht: Rechenwerk, Datum und Empfänger werden geprüft, Anschriften, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt nicht. Fehlt davon etwas, kann die Automatik die Rechnung trotzdem buchen.

Erkennt die Software doppelte Rechnungen?

Ja. Sie vergleicht Dateiinhalt, Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag mit gebuchten Rechnungen und offenen Vorschlägen. Ohne Rechnungsnummer greift bei Belegen aus Postfach und Verbindungen der Vergleich von Betrag und Datum, beim Hochladen in der App nur der Dateivergleich.

Gleicht die Software Rechnungen mit Bestellungen ab?

In der Belegprüfung nicht. Den Drei-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung gibt es im Modul Lagerverwaltung, als Meldung und nur für Artikel im Lager.

Was passiert mit einer Rechnung, die durchfällt?

Sie wird nicht automatisch gebucht und wartet unter „Belegvorschläge“ mit dem Grund. Nach Ihrer Prüfung können Sie sie korrigieren, buchen oder ablegen.

Ersetzt die Prüfung meine eigene Prüfpflicht?

Nein. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 35a) ersetzt eine Validierung die Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit nicht. Sie unterstützt sie.

Kann ein KI-Agent die Rechnungsprüfung übernehmen?

Er kann offene Belege lesen, Gründe zeigen und mit dem Recht „Buchen“ auf Ihre Anweisung buchen. Über die Anbindung sieht er ausgelesene Felder, nicht das Dokument. Die sachliche Prüfung bleibt bei Ihnen.