Rechnungsstellung automatisieren: vom Abo bis zur Mahnung

Was von selbst läuft und was nicht

Rechnungsabos: wiederkehrende Rechnungen

Unter Ausgangsrechnungen auf „Abos & Entwürfe“, oder über create_invoice_subscription.

• Rhythmus: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, mit nächstem Termin und auf Wunsch einem Ende.
• Aktion am Termin: Entwurf (Standard), ausstellen, oder ausstellen und senden.
• Leistungszeitraum: Vorperiode (Standard), laufende Periode oder keiner.
• Platzhalter: {Vormonat} oder {Quartal} im Text beziehen sich auf den Termin. Ein Tippfehler im Platzhalter hält das Ausstellen an, statt auf der Rechnung zu landen.
• Mengen: Wechselt die Stundenzahl, ändern Sie nur die Menge. Das gilt ab dem nächsten Entwurf.

Der Lauf kommt jede Nacht. Scheitert etwas, zum Beispiel weil eine Adresse fehlt, rückt der Termin nicht weiter, der Fehler steht am Abo, und die nächste Nacht versucht es mit denselben Daten erneut. So entsteht je Termin genau ein Entwurf, keine zweite Rechnung.

Beispiel: Wartungsvertrag mit wechselnden Stunden

Beispielwerte: Ein Abo am 1. Dezember 2026 mit der Position „Wartung {Vormonat}“, 12 Stunden zu 80,00 €, 19 %:

Entwurf:   Wartung November 2026, 12 Stunden x 80,00 €
           Netto 960,00 €, USt 182,40 €, Brutto 1.142,40 €
           noch keine Nummer, keine Buchung

Ausstellen: fortlaufende Nummer und Buchung

Forderung (SKR03)                          Soll      Haben
1400 Forderungen, Debitor Kunde        1.142,40
8400 Erlöse 19 % USt                                 960,00
1776 Umsatzsteuer 19 %                               182,40

Im SKR04: 1200, 4400 und 3806.

Ein verworfener Entwurf reißt keine Lücke in den Nummernkreis, denn die Nummer entsteht erst beim Ausstellen. Das passt zu § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG, der eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer verlangt.

Pflichtangaben beim Ausstellen

Vor der Nummer prüft die Software die Angaben. Fehlen Aussteller, Empfängername, Empfängeranschrift, Datum oder, außer bei Anzahlungsrechnungen, das Leistungsdatum oder taugt eine Position nicht, stellt sie die Rechnung nicht aus und nennt den Grund. Das ist hier eine harte Grenze, weil eine vergebene Nummer nicht zurückkommt. Daneben können Sie aus einem Angebot einen Entwurf machen, PDF-Anhänge wie Tätigkeitsnachweise mitsenden und das Aussehen aus 50 Vorlagen wählen. Rechnungen aus einem anderen Programm kommen unter „Rechnungen hochladen“ oder über easybill in die Buchhaltung.

E-Rechnungspflicht: was für Ihre Ausgangsrechnungen gilt

Gilt für Rechnungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

• Umsätze aus 2025 und 2026: Bis zum 31. Dezember 2026 ist noch Papier erlaubt oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Umsätze aus 2027: Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (Nr. 2). Unabhängig vom Umsatz bleibt mit Zustimmung des Empfängers die Übermittlung per EDI erlaubt (Nr. 3).
• In allen anderen Fällen: nur noch E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG, also strukturiertes Format, kein reines PDF. Das trifft auch einen Umsatz aus 2026, dessen Rechnung erst 2027 übermittelt wird.
• Immer als sonstige Rechnung möglich: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 Satz 4 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV). Rechnungen an Privatkunden und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, fallen nicht unter diese Pflicht.

Die Software wählt das Format selbst: Ohne ausdrückliche Wahl gilt das Wunschformat des Geschäftspartners, bei einer Leitweg-ID die XRechnung, bei inländischen Geschäftskunden ZUGFeRD und sonst das PDF. Als Geschäftskunde zählt nur, wer in den Stammdaten so gekennzeichnet ist oder eine deutsche USt-IdNr. trägt, die übrigen bekommen ein PDF. Ist eine E-Rechnung im Einzelfall nicht möglich, geht ein vorgegebenes Format als PDF mit Hinweis hinaus. Vor einem reinen PDF, wo die Pflicht schon greift, warnt nur der Versanddialog der App, nicht der Versand über Abo oder KI-Programm. Die Datei und ihr Prüfergebnis liefert get_outgoing_invoice_document.

Rechnungen mit KI schreiben

KI-Rechnungserstellung als Gespräch mit einem verbundenen KI-Programm, die Rechnung bleibt bis zum Ausstellen ein Entwurf (Beispiel):

Sie:     Rechnung an die Beispiel GmbH: Workshop am 12.11., 1.500 € netto.

Claude:  [list_business_partners]  Partner gefunden
         [create_invoice_draft]    Entwurf, keine Nummer, keine Buchung
         „Empfänger Beispiel GmbH, 1.785,00 € brutto. Ausstellen?“

Sie:     Ja, und an die hinterlegte Adresse senden.

Claude:  [issue_invoice_draft]     Nummer vergeben, gebucht
         [send_outgoing_invoice]   Rechnungsnummer, Betrag und Adresse
                                   nach Ihrem Ja, als ZUGFeRD

Vor dem Ausstellen und vor dem Versand soll das Programm Empfänger und Betrag zeigen und auf Ihr Ja warten. So weist die Anbindung es an, erzwingen kann sie das nicht. Fest begrenzt sind dagegen die Rechte: send_outgoing_invoice braucht das Recht „send“, in der Freigabe heißt es „Rechnungen per E-Mail versenden“. Versendet wird nur an Adressen, die beim Geschäftspartner hinterlegt oder auf der Rechnung vermerkt sind, höchstens dreimal je Rechnung und 100-mal je Gesellschaft in 24 Stunden. Ein Abo, das selbst versendet, verlangt dasselbe Recht schon beim Anlegen. Eine Rechnung, die Claude nur als Text im Chat formuliert, hat dagegen keine Nummer und keine Buchung.

Mahnen: Vorschlag ja, Automatik nein

• Überblick: Das Mahnwesen zeigt offene Rechnungen mit Fälligkeit, Verzug, bisheriger Stufe und Mahnsperre, list_dunning_candidates liefert dasselbe im Chat.
• Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Die Übergabe an Inkasso oder Gericht ist nur ein Vermerk.
• Auslösen: Im Mahnlauf wählen Sie die Posten aus. Im Chat zeigt create_dunning_notice mit preview den Vorschlag, ohne preview entsteht die Mahnung, und send_dunning_notice versendet sie mit dem Recht „send“. Vor beidem soll das Programm Ihr Ja einholen.
• Kosten: Mahngebühr und Verzugszinsen wählen Sie im Mahnlauf der App. Die Zinsen rechnet die Software taggenau mit dem jeweiligen Basiszinssatz und 5 beziehungsweise 9 Prozentpunkten (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB).
• Schutz: Eine Mahnsperre am Kunden oder eine Stornierung verhindert den Versand.

In Verzug kommt ein Schuldner durch die Mahnung nach Fälligkeit, bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat (§ 286 Abs. 1 und 3 BGB). Diesen Hinweis hält die Rechnung beim Ausstellen fest, wenn er eingestellt ist.

Was bei Ihnen bleibt

• Die Steuerfrage: Ob ein Umsatz steuerfrei ist, unter § 13b UStG fällt oder eine innergemeinschaftliche Lieferung ist, entscheiden Sie, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.
• Der Versandweg: Rechnungen gehen per E-Mail hinaus, über unseren Versand oder Ihren eigenen Mailserver auf Port 465 oder 2525. Das Peppol-Netz bindet die Software nicht an. Verlangt eine Behörde ihr Portal, laden Sie die XRechnung dort selbst hoch.
• Fremdwährung: Eine E-Rechnung in fremder Währung erzeugt die Software nicht.
• Fehler: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht geändert. Korrigiert wird mit cancel_outgoing_invoice oder einer Gutschrift als Teilstorno über create_outgoing_credit_note, beides mit eigener Nummer. Besteht die E-Rechnungspflicht, gilt sie auch für die Berichtigung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 20), beide Belege gibt es deshalb auch als E-Rechnung. Eine zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer schulden Sie, bis Sie sie berichtigen (§ 14c Abs. 1 UStG).
• Die Mahnentscheidung: Wen Sie wann mahnen, ist auch eine Frage der Kundenbeziehung.

Häufige Fragen

Kann die Software wiederkehrende Rechnungen automatisch stellen und versenden?

Ja. Ein Rechnungsabo legt am Termin einen Entwurf an oder stellt die Rechnung aus und versendet sie, je nach Einstellung. Ab Werk entsteht nur ein Entwurf.

Kann KI Rechnungen schreiben?

Ja, über ein verbundenes KI-Programm mit dem Recht „Buchen“. Claude oder ChatGPT legt einen Entwurf an und soll ihn erst nach Ihrem Ja ausstellen, Nummer und Buchung kommen von der Software.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

An inländische Unternehmer grundsätzlich für jede Rechnung ab dem 1. Januar 2027, auch über einen Umsatz aus 2025 oder 2026. Nur für Umsätze aus 2027 bleibt bis Ende 2027 eine andere Form erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug oder Sie per EDI abrechnen (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer.

Laufen Mahnungen automatisch?

Nein. Die Software zeigt fällige Posten und schlägt die nächste Stufe vor. Einen Mahnlauf lösen Sie selbst aus, kein Zeitplan tut das. Ein KI-Programm mit den nötigen Rechten kann Mahnungen anlegen und versenden und soll vorher Ihr Ja einholen.

An welche Adressen darf ein KI-Programm Rechnungen versenden?

Nur an Adressen, die beim Geschäftspartner hinterlegt oder auf der Rechnung vermerkt sind, und nur mit dem Recht „send“. Auch eine neue Adresse anlegen darf es nur mit diesem Recht, und die Anbindung weist es an, nur eine von Ihnen genannte oder bestätigte Adresse zu verwenden.

Was passiert, wenn am Abo-Termin etwas fehlt?

Der Termin rückt nicht weiter, der Fehler steht am Abo, und der nächste Nachtlauf versucht es erneut. Eine zweite Rechnung entsteht dadurch nicht.

Kann ich eine automatisch gestellte Rechnung zurücknehmen?

Eine ausgestellte Rechnung bleibt bestehen. Sie stornieren sie mit einer Stornorechnung oder korrigieren sie mit einer Gutschrift, jeweils mit eigener Nummer. Ein Entwurf lässt sich dagegen ohne Spur im Nummernkreis verwerfen.