Reisekosten buchen mit KI: Bahn, Flug und Taxi, und warum die Rechtsform das Konto bestimmt

Das Konto hängt am Reisenden

Beispiele: Bahnfahrt, Flug und Taxi

Beispiel: Bahnfahrt im Inland 107,00 € brutto (100,00 € netto, 7,00 € Umsatzsteuer) und Inlandsflug 238,00 € brutto (200,00 € netto, 38,00 € Umsatzsteuer). Reisender ist zuerst der Inhaber eines Einzelunternehmens, dann der Geschäftsführer einer GmbH.

Beim Flug zählt die Vorsteuer 38,00 €, bei der Bahn 7,00 €. Auslandsanteile können steuerfrei sein oder ausländische Steuer enthalten, die keine deutsche Vorsteuer ist.

Einzelunternehmer
SKR03   4673  Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten   300,00
        1571  Abziehbare Vorsteuer 7 %                7,00
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %              38,00
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L           345,00
SKR04   6673  Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten   300,00
        1401  Abziehbare Vorsteuer 7 %                7,00
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %              38,00
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L           345,00

GmbH (Geschäftsführer)
SKR03   4660  Reisekosten   300,00 + 1571  7,00 + 1576  38,00   an 1600  345,00
SKR04   6650  Reisekosten   300,00 + 1401  7,00 + 1406  38,00   an 3300  345,00

Steuersätze: was für welches Verkehrsmittel gilt

Die Beförderung von Personen im Schienenbahnverkehr unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 %, ebenso der Verkehr mit Taxen und der genehmigte Linienverkehr, aber nur innerhalb einer Gemeinde oder bei einer Beförderungsstrecke bis 50 Kilometer (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG). Der Luftverkehr gehört nicht zu den begünstigten Leistungen, ein Inlandsflug trägt deshalb den Regelsatz von 19 %. Ein längerer Taxi- oder Fernbusweg kann ebenfalls 19 % tragen.

Die Software unterstellt keinen Satz, sondern folgt dem Ausweis auf dem Beleg: Steuersatz und Vorsteuer stehen im Vorschlag mit dem Hinweis, dass inländischer Bahnverkehr regelmäßig 7 %, Taxi je nach Strecke und Inlandsflug regelmäßig 19 % trägt. Wo kein Satz erkennbar ist, rät sie nicht.

Reisenebenkosten und Spesenabrechnungen

Parkgebühren auf einer Reise des Inhabers sind Reisenebenkosten (4676 bzw. 6680). Parkgebühren für das Firmenfahrzeug ohne Reisebezug sind Fahrzeugkosten, ein Dauerstellplatz ist Garagenmiete, Kurzzeit-Parkhauskosten sind keine Maut.

Eine Spesenabrechnung fasst oft mehrere Arten zusammen. Ohne Angestellte ist sie die des Inhabers: Fahrtkosten auf 4673 bzw. 6673, Übernachtung und Nebenkosten auf 4676 bzw. 6680. Hat der Betrieb Mitarbeiter, ist die Abrechnung regelmäßig die eines Arbeitnehmers und läuft auf die Arbeitnehmer-Reisekosten (4660 bzw. 6650). Die Software berücksichtigt dafür die Angabe der Gesellschaft, ob Mitarbeiter beschäftigt sind: Bei Betrieben mit Mitarbeitern schlägt sie die Arbeitnehmer-Reisekosten vor, bei Betrieben ohne oder mit unbekannten Mitarbeitern die des Inhabers.

Verpflegung: nur die Pauschalen

Eigene Verpflegung des Inhabers ist nicht in Höhe der Restaurantrechnung abziehbar. Abziehbar sind die Pauschalen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 4a EStG: 28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung und 14 € bei mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung. Die Pauschalen tragen keine Vorsteuer; sie laufen auf 4674 bzw. 6674 mit V0. Die Restaurantrechnung selbst gehört, wenn keine Geschäftspartner bewirtet wurden, auf „Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil)“ (4672 bzw. 6672); die ausgewiesene Vorsteuer bleibt bei ordnungsgemäßer Rechnung abziehbar. So steht es im Prüfhinweis der Software zur Bewirtung.

Nach der Dienstreise: Belege per Chat zuordnen

Steht die Verbindung (Claude oder ChatGPT verbinden), genügt nach der Reise:

Im Belegeingang liegen die Bahntickets, die Taxiquittung und die
Hotelrechnung der Reise nach Hamburg. Wir sind eine GmbH, der
Geschäftsführer ist gereist. Zeige den Vorschlag je Beleg und
sag mir, welche Belege zu unterschiedlichen Steuersätzen führen.

Das Programm nutzt list_receipts und get_entity, um Rechtsform und Kontenrahmen zu kennen, liest je Beleg get_receipt_proposal und gibt die Konten wieder. Die Zuordnung nach Rechtsform kommt aus den Stammdaten Ihrer Gesellschaft, nicht aus dem Gespräch. Gebucht wird per confirm_receipt nach Ihrem Ja; fehlen Belege, erzeugt create_receipt_upload_link einen Hochlade-Link.

Wo allgemeine Sprachmodelle bei Reisekosten irren

• Alle Reisekosten auf ein einziges Konto „Reisekosten“, ohne Rechtsform, Fahrt, Übernachtung und Verpflegung zu trennen.
• Auf Bahn und Flug pauschal 19 % oder pauschal 7 % buchen.
• Die Restaurantrechnung auf der Reise des Inhabers als Reisekosten oder Bewirtung buchen, statt auf den nicht abziehbaren Anteil und die Pauschale anzusetzen.
• Die Arbeitnehmerreise mit dem Konto des Inhabers verwechseln, obwohl der Beleg den Mitarbeiter nennt.

Wer gereist ist, wissen nur Sie

• Klären, wer gereist ist: Inhaber, Gesellschafter, Geschäftsführer oder Mitarbeiter.
• Abwesenheitszeiten für die Verpflegungspauschalen festhalten.
• Steuerfreie Erstattungen an Arbeitnehmer in der Lohnabrechnung behandeln; Lohn bietet die Software derzeit nicht an.
• Den Vorschlag bestätigen; die Zuordnung verantwortet Ihr Unternehmen, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Welches Konto gilt für Fahrtkosten des Einzelunternehmers?

SKR03 4673, SKR04 6673 („Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten“).

Und bei der GmbH?

SKR03 4660, SKR04 6650 („Reisekosten“). Der Geschäftsführer reist als Arbeitnehmer.

Welcher Steuersatz gilt für Bahntickets?

Im Schienenbahnverkehr 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG). Maßgeblich ist der Ausweis auf dem Beleg.

Ist ein Flug im Inland mit 7 % oder 19 % zu buchen?

Der Luftverkehr gehört nicht zu den begünstigten Beförderungen, im Inland gilt 19 %. Auslandsanteile können steuerfrei sein.

Kann ich Essen auf Reisen als Betriebsausgabe buchen?

Als Inhaber nur über die Verpflegungspauschalen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG): 28 € für einen vollen Tag, 14 € für An- und Abreisetag oder mehr als 8 Stunden Abwesenheit, ohne Vorsteuer.

Woher weiß die Software, wer gereist ist?

Aus der Rechtsform der Gesellschaft, der Angabe zu Mitarbeitern und dem Beleg. Weist der Beleg ausdrücklich einen Arbeitnehmer als Reisenden aus, hat dessen Konto Vorrang; bleibt es offen, weist der Prüfhinweis darauf hin.