Werbekosten buchen mit KI: laufende Anzeigen auf Aufwand, die Homepage in die Anlagen

Werbung ist nicht gleich Werbung

Beispiel: Kampagne bei einem irischen Werbenetzwerk

Beispiel: Monatsrechnung für Online-Anzeigen über 840,00 € netto, ohne Umsatzsteuer, Leistender mit Sitz in Irland (Steuerschlüssel RC19).

Eine Zeitungsanzeige eines deutschen Verlags zu 100,00 € netto dagegen trägt 19,00 € deutsche Umsatzsteuer: 4600/6600 im Soll, 1576/1406 für die Vorsteuer, Gegenkonto Verbindlichkeiten (SKR03 1600, SKR04 3300).

SKR03   4600  Werbekosten                                    840,00
        1577  Abziehbare Vorsteuer nach § 13b UStG 19 %      159,60
          an 1787  Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19 %           159,60
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L                   840,00
SKR04   6600  Werbekosten                                    840,00
        1407  Abziehbare Vorsteuer nach § 13b UStG 19 %      159,60
          an 3837  Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19 %           159,60
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L                   840,00

Wie die Software § 13b erkennt

Im Kontierungs-Katalog steht „Werbekosten“ ohne festen Steuerschlüssel; es gilt der Ausweis auf dem Beleg. Erkennt die Software einen Leistenden aus dem EU-Ausland, der keine Umsatzsteuer ausweist, wählt sie RC19 vor und nennt die Kennzahlen 46 und 47 der Voranmeldung; bei einem Leistenden aus einem Drittland RCB19 mit den Kennzahlen 84 und 85. Bestätigt wird der Schlüssel vor dem Buchen; ohne Rückfrage bucht der Autopilot ihn erst, wenn der Lieferant mit derselben USt-IdNr. und demselben Land in Ihren Stammdaten mit diesem Schlüssel hinterlegt ist.

Der Katalogeintrag selbst nennt als Prüfpunkt, dass bei ausländischen Plattformen § 13b UStG zu prüfen ist. Die Rechtsgrundlage ist § 13b Abs. 1 bzw. Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Abs. 5 Satz 1: Der Leistungsempfänger schuldet die Steuer, wenn er Unternehmer ist und der Leistende im Ausland ansässig ist. Eine Rechnung mit ausländischer Umsatzsteuer, etwa aus einem anderen EU-Staat, ist keine deutsche Vorsteuer.

Die Homepage: aktivieren, nicht verbuchen

Für die Homepage-Rechnung einer Agentur schlägt die Software 0027 bzw. 0135 vor, mit Vorsteuer, wenn die Rechnung deutsche Umsatzsteuer ausweist. Beim Buchen trägt sie die Website ins Anlagenverzeichnis ein, mit dem Buchungstext als Bezeichnung und dem Buchungsdatum als Zugang; steht keine Nutzungsdauer auf dem Beleg, schätzt sie für EDV-Software drei Jahre, die Sie prüfen. Nennt der Beleg mehrere Anlagegüter, bleibt die Rechnung gebucht, und ein Hinweis bittet um die Einzelerfassung.

Stammen Grafik, Texte oder Fotos von einem selbständigen Künstler oder Publizisten, kann Künstlersozialabgabe anfallen. Für Werbung in eigener Sache entsteht sie erst, wenn die Entgelte für solche Aufträge im Kalenderjahr zusammen 1.000 € übersteigen (§ 24 Abs. 2 KSVG); ein Unternehmen, das Werbung für Dritte betreibt, etwa eine Werbeagentur, ist ohne diese Grenze abgabepflichtig (§ 24 Abs. 1 KSVG). Die Entgelte werden der Künstlersozialkasse bis zum 31. März des Folgejahres gemeldet (§ 27 Abs. 1 KSVG). Die Software weist darauf hin; melden müssen Sie.

Kampagnen- und Agenturrechnungen im Chat

Steht die Verbindung (Claude oder ChatGPT verbinden), lässt sich der Werbemonat so prüfen:

Im Belegeingang liegen die Oktober-Rechnungen von Google, LinkedIn
und unserer Webagentur. Zeige den Vorschlag je Beleg. Sag mir,
welche Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer kommen und welche
Posten der Agentur in die Anlagen gehören.

Gesucht wird mit list_receipts; get_receipt_proposal liefert je Beleg den Vorschlag samt dem Hinweis, ob vor dem Buchen etwas zu prüfen ist, und zeigt bei Mischrechnungen die vorgeschlagenen Zeilen. Die Aufteilung einer Agenturrechnung in Erstellung und Hosting übernimmt confirm_receipt über eine Korrektur mit mehreren Zeilen (vat_splits); jede Zeile trägt Konto, Steuerschlüssel und Beträge. Rechnungen holen Sie per Hochlade-Link oder über die Beleg-Adresse Ihrer Gesellschaft herein, denn eine Datei, die Sie in den Chat ziehen, kommt bei der Software nicht an.

Wo ein Sprachmodell bei Werbung irrt

• Es rechnet zur Netto-Rechnung 19 % hinzu und bucht sie als gewöhnliche Vorsteuer. Richtig ist § 13b: Steuerschuld und Vorsteuer entstehen zugleich und stehen in eigenen Kennzahlen; eine Vorsteuer ohne die zugehörige Steuerschuld gibt es nicht.
• Es bucht die Agenturrechnung für die neue Website als Werbung. Das ist falsch, sobald die Homepage dauerhaft nutzbar ist.
• Es nimmt Kundengeschenke in die Werbung auf. Werbegeschenke mit Empfängerbezug sind Geschenke, für die die 50-€-Grenze gilt.
• Es verwechselt eine Messestandmiete mit dem Kauf von Standbestandteilen. Dauerhaft nutzbare, selbständige Bestandteile können zu aktivieren sein, die Teilnahmegebühr bleibt Aufwand.

Ihre Entscheidungen bei Werbung und Website

• Beurteilen, ob eine Leistung ein dauerhaftes Gut schafft oder eine laufende Maßnahme ist.
• Den Sitz des Leistenden prüfen und den vorgewählten § 13b-Schlüssel bestätigen.
• Die Künstlersozialabgabe einschätzen, die Entgelte des Jahres zusammenrechnen und melden.
• Den Buchungsvorschlag bestätigen; bei Agenturverträgen mit Nutzungsrechten an Texten und Bildern lohnt die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Auf welches Konto gehören Werbekosten?

SKR03 4600, SKR04 6600 (Werbekosten).

Warum steht auf der Google-Ads-Rechnung keine Umsatzsteuer?

Bei Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers an einen Unternehmer im Inland schuldet der Empfänger die Steuer (§ 13b UStG). Sie melden sie an und ziehen sie, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, als Vorsteuer ab.

Muss ich eine Homepage aktivieren?

Eine entgeltlich erworbene Homepage ist ein immaterieller Vermögensgegenstand und wird aktiviert und abgeschrieben. Selbst erstellte Seiten dürfen steuerlich nicht aktiviert werden (§ 5 Abs. 2 EStG).

Sind Werbegeschenke Werbekosten?

Nein, Geschenke an Geschäftspartner haben eigene Konten und eine Freigrenze von 50 € je Empfänger und Jahr.

Was ist mit der Künstlersozialabgabe?

Beauftragen Sie selbständige Künstler oder Publizisten, etwa für Grafik oder Texte, kann Abgabe anfallen. Für Werbung in eigener Sache erst, wenn die Entgelte im Kalenderjahr 1.000 € übersteigen (§ 24 Abs. 2 KSVG).

Bucht die Software Auslandsrechnungen automatisch?

Nicht ungesehen: Die Software wählt den § 13b-Schlüssel vor und lässt ihn bestätigen. Ohne Rückfrage bucht der Autopilot ihn nur bei einem Lieferanten, der in Ihren Stammdaten mit diesem Schlüssel, derselben USt-IdNr. und demselben Land bestätigt ist.