Geschenke an Geschäftspartner buchen mit KI: warum die 50-€-Grenze kippt statt kürzt

Die Regel in drei Sätzen

• Geschenke an Personen, die nicht Ihre Arbeitnehmer sind, mindern den Gewinn nicht, es sei denn, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände übersteigen insgesamt 50 € nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG).
• Gemessen wird an den Anschaffungskosten ohne abziehbare Vorsteuer; wer keine Vorsteuer abziehen darf, etwa ein Kleinunternehmer, misst am Bruttobetrag. Die Software verfährt genauso.
• Mit dem Abzugsverbot entfällt nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG zugleich die Vorsteuer. Das Geschenk über der Grenze kostet also Betriebsausgabe und Vorsteuer.

Zwei Beispiele, zwei Ergebnisse

Beispiel A: Weinpräsent für einen Kunden, 47,60 € brutto (40,00 € netto, 7,60 € Vorsteuer). Es ist das einzige Geschenk an diesen Empfänger im Jahr, also innerhalb der Grenze.

Im Fall B steht die Umsatzsteuer von 11,78 € im Aufwand, nicht auf dem Vorsteuerkonto. Wer die Grenze mit 62 € netto um 12 € überschreitet, trägt das Geschenk also vollständig aus versteuertem Gewinn, einschließlich der Umsatzsteuer. Die Konten 4630/4635 und 6610/6620 heißen im Katalog „Geschenke abzugsfähig“ bzw. „nicht abzugsfähig“, jeweils „ohne § 37b EStG“.

A) bis 50 € netto
SKR03   4630  Geschenke abzugsfähig         40,00
        1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %      7,60
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L      47,60
SKR04   6610  Geschenke abzugsfähig         40,00
        1406  Abziehbare Vorsteuer 19 %      7,60
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L      47,60

B) Geschenkset mit Wein und Karaffe, 73,78 € brutto
   (62,00 € netto, 19 %) - Grenze überschritten
SKR03   4635  Geschenke nicht abzugsfähig   73,78  (Steuerschlüssel V0)
          an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L      73,78
SKR04   6620  Geschenke nicht abzugsfähig   73,78  (Steuerschlüssel V0)
          an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L      73,78

Was die Software am Beleg tut

Die Software erkennt Stichworte wie Geschenk, Präsentkorb, Werbegeschenk oder Kundenpräsent und schlägt die Aufteilung für den Beleg vor. Aus einem einzelnen Beleg lässt sich die Jahressumme je Empfänger nicht ablesen; deshalb verlangt die Software vor dem Buchen den steuerlichen Empfänger und die geprüfte Jahressumme einschließlich des aktuellen Geschenks, erfasst über „Korrigieren“. Liegt die Summe bis 50 €, muss das abzugsfähige Konto gewählt sein; liegt sie darüber, gehört der gesamte Aufwand auf das nicht abzugsfähige Konto, mit dem Steuerschlüssel V0 bzw. KU statt eines Vorsteuerschlüssels.

Zwei Fälle bucht der Belegablauf bewusst nicht. Hat derselbe Empfänger früher im Jahr schon Geschenke bekommen, die zusammen mit dem neuen die Grenze überschreiten, müssten die früheren Buchungen samt Vorsteuer umgebucht werden; diese Jahreskorrektur erzeugt der Belegablauf nicht, er lehnt die Buchung mit dieser Begründung ab. Und ein Präsentkorb mit zwei Steuersätzen, etwa Lebensmitteln zu 7 % und Wein zu 19 %, braucht eine gesonderte fachliche Aufteilung. In beiden Fällen buchen Sie oder Ihre Kanzlei die Korrektur von Hand im Journal.

Weihnachtsgeschenke mit Claude oder ChatGPT durchgehen

Wie Sie die Verbindung einrichten, steht unter Claude oder ChatGPT verbinden. Für die Weihnachtsgeschenke genügt dann:

Prüfe im Belegeingang die Rechnungen der Weinhandlung und des
Feinkostladens vom Dezember. Es sind Kundengeschenke. Frage mich
je Beleg nach dem Empfänger, rechne mit mir die Jahressumme je
Empfänger durch und bereite die Buchungen vor.

Das Programm liest die Belege mit list_receipts und holt je Beleg den Vorschlag mit get_receipt_proposal. Mit list_journal_entries, gefiltert auf die Geschenkkonten, sieht es, was in diesem Jahr schon gebucht ist; ob eine frühere Buchung denselben Empfänger betrifft, zeigt erst Ihre Empfängerliste. Gebucht wird per confirm_receipt; die Korrektur trägt gift_recipient und gift_annual_total, genau die beiden Angaben, die die Software verlangt. Claude oder ChatGPT rechnet mit, entscheiden und bestätigen müssen Sie.

Aufzeichnung: ohne sie gibt es keinen Abzug

Geschenke, die unter die Freigrenze fallen, mindern den Gewinn nur, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet sind (§ 4 Abs. 7 EStG). Die eigenen Geschenkkonten erfüllen die Trennung; der Empfänger gehört zusätzlich an die Buchung oder den Beleg, damit die Jahressumme je Person belegbar ist.

Aufmerksamkeiten sind etwas anderes

Die Freigrenze betrifft Geschäftsfreunde, nicht das eigene Team. Blumen zum Geburtstag einer Mitarbeiterin oder ein Obstkorb im Büro sind Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer und laufen im Katalog auf „Aufmerksamkeiten“ (SKR03 4653, SKR04 6643). Nach R 19.6 LStR gelten Sachzuwendungen an Arbeitnehmer aus persönlichem Anlass bis 60 € brutto als Aufmerksamkeit; Geldgeschenke fallen nie darunter. Nennt der Beleg ein Geschenk an eigene Mitarbeiter, etwa „Geschenk für Mitarbeiter“, lässt die Software die 50-€-Aufteilung weg; der Geschenkkorb für den Mitarbeiter eines Kunden bleibt dagegen ein Geschäftsgeschenk.

Fünf Fehler bei Geschäftsgeschenken

• Die Grenze als Freibetrag lesen: „die ersten 50 € sind abziehbar“. Falsch; über 50 € ist alles nicht abziehbar.
• Pro Beleg statt pro Empfänger und Jahr rechnen. Fünf Geschenke zu je 20 € an dieselbe Person ergeben 100 €.
• Die Vorsteuer trotzdem ziehen. Sie entfällt mit dem Abzugsverbot, der Beleg bekommt V0.
• Pauschalierung nach § 37b EStG übersehen: Sie ändert die Geschenkgrenze nicht, verlangt aber eine gesonderte Erfassung der pauschalen Steuer und die Information des Empfängers. Für diesen Fall hat die Software eigene Konten (4631/4636 bzw. 6611/6621), wenn der Beleg die Pauschalierung nennt.
• Das Geschenk auf „Werbekosten“ buchen, wie es ein Sprachmodell ohne Kontenkatalog gern tut. Dort prüft niemand die 50-€-Grenze, und die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG fehlt.

Empfängerliste und Jahressumme führen Sie

• Empfänger und Jahressumme verbindlich benennen; die Liste je Person führen Sie selbst.
• Prüfen, ob es wirklich ein Geschenk ist und kein Entgelt oder eine Prämie mit Gegenleistung.
• Früheren Geschenken an denselben Empfänger nachgehen, sobald die Grenze berührt wird, und die Umbuchung veranlassen.
• Die Entscheidung trifft Ihr Unternehmen, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Grenze für Geschäftsgeschenke?

50 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), gemessen an den Anschaffungskosten. Für Wirtschaftsjahre, die vor dem 1. Januar 2024 beginnen, galten 35 €.

Ist die 50-€-Grenze brutto oder netto?

Maßgeblich sind die Anschaffungskosten. Ist die Vorsteuer abziehbar, rechnet man netto; wer sie nicht abziehen darf, rechnet brutto.

Was passiert bei 50,01 €?

Der gesamte Betrag ist nicht abziehbar, nicht nur der Mehrbetrag. Auch die Vorsteuer entfällt (§ 15 Abs. 1a Satz 1 UStG).

Auf welche Konten buche ich Geschäftsgeschenke?

SKR03: 4630 bis zur Grenze, 4635 darüber. SKR04: 6610 bzw. 6620. Mit pauschaler Steuer nach § 37b EStG nutzt die Software 4631/4636 bzw. 6611/6621.

Gilt die Grenze auch für Geschenke an Mitarbeiter?

Nein. Geschenke an eigene Arbeitnehmer fallen nicht unter § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG. Sie gehören auf ein Arbeitnehmerkonto, bei persönlichem Anlass kommt eine Aufmerksamkeit bis 60 € in Betracht.

Kann ein Chatprogramm die Jahressumme je Empfänger kennen?

Nur soweit sie in Ihren Buchungen steht. Die Software verlangt Empfänger und geprüfte Jahressumme ausdrücklich, weil ein einzelner Beleg sie nicht verrät.