KI-Buchhaltung in der Betriebsprüfung: was der Prüfer sehen will

Der Rahmen: Prüfungsanordnung, Datenzugriff, Mitwirkung

Was geprüft wird, bestimmt die Prüfungsanordnung; das Recht auf Datenzugriff erweitert diesen Umfang nicht (GoBD Rz. 158). Bereitzustellen sind die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten (Rz. 159). Die Überlassung der Daten kann die Finanzbehörde nach Rz. 167 schon mit der Prüfungsanordnung verlangen, also vor dem ersten Prüfungstag.

Nach § 200a AO kann die Finanzbehörde frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen. Es ist innerhalb eines Monats zu erfüllen; bei einer Verzögerung, die nicht entschuldbar ist, droht ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag, höchstens für 150 Tage. Wer seine Daten vorbereitet hat, muss in dieser Lage nicht suchen.

Z1, Z2, Z3: die drei Zugriffsarten und Ihre Antwort darauf

Die drei Möglichkeiten stehen gleichberechtigt nebeneinander; die Finanzbehörde wählt nach pflichtgemäßem Ermessen, bei Bedarf auch mehrere (Rz. 163 und 164).

Was im GoBD-Datenexport steckt

• journal.csv mit allen Buchungen der gewählten Geschäftsjahre in einer Datei; Schlüssel ist die fortlaufende Buchungsnummer der Gesellschaft.
• Je Geschäftsjahr eine saldenliste.csv in einem eigenen Ordner, dazu konten.csv mit Bezeichnung und Soll- oder Haben-Natur jedes verwendeten Kontos.
• partner.csv, anlagen.csv und weitere Tabellen wie Anlagenbewegungen oder frühere Stände geänderter Stammdaten – jeweils nur, wenn es dazu Zeilen gibt.
• Eine index.xml nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung mit den Verknüpfungen zwischen den Tabellen, die zugehörige DTD und eine Erläuterung für Prüfer und Kanzlei.
• Mehrere Prüfungsjahre wählen Sie per Häkchen; sie landen gemeinsam in einem Archiv. Das Belegarchiv unter „Belege“ legt die Originalbelege dazu und ordnet jeden seiner Buchung zu.

Wer hat wann gebucht? Die Spuren einer KI-Buchung

• Buchungsnummer (entry_no), fortlaufend je Gesellschaft.
• Herkunft (source_type): aus einem Beleg (receipt), aus einem Bankumsatz (bank_tx), manuell (manual), aus einem Import oder als Abschlussbuchung.
• Ersteller und Zeitpunkt: Buchungen über den Konnektor, die Claude-App oder die API entstehen im Namen der Person, der die Verbindung gehört. Beide Angaben gehen in die Hash-Kette über das Journal ein. Dass ein KI-Programm den Aufruf ausgeführt hat, steht nicht an der Buchung selbst, sondern zeigt sich in den Aufrufen je Schlüssel.
• Je Verbindung ein eigener Schlüssel: Beim Konnektor trägt er den Namen des Programms, einen Schlüssel von Hand benennen Sie selbst, etwa „Claude – Belege“. Die API-Nutzung im Bereich „KI-Agent & API“ zeigt für die letzten 30 Tage je Schlüssel die Zahl der Aufrufe, der schreibenden Aufrufe und der Fehler sowie den letzten Aufruf – zusammengefasst, nicht als Einzelliste.
• Stornobuchungen verweisen auf die ursprüngliche Buchung (reverses_entry_id); die fehlerhafte Zeile bleibt sichtbar.
• Buchungsregeln halten fest, wer sie vorgeschlagen und wer sie freigegeben hat; Regeln, die eine KI vorschlägt, wirken erst nach der Freigabe.

Beispiel: die Prüfung mit Claude vorbereiten

Ein Auftrag im Chat, mit dem Sie vor Prüfungsbeginn Lücken finden (Werkzeugnamen in Klammern, Beispielwerte):

Sie:     Die Prüfungsanordnung umfasst 2023 bis 2025. Bitte nachsehen:
         Sind alle drei Jahre festgeschrieben? Gibt es manuelle
         Buchungen ohne Belegnummer? Wie groß ist das Belegarchiv?

Claude:  [list_fiscal_years]         2023, 2024, 2025
         [list_bookkeeping_periods]  2023 und 2024 festgeschrieben,
                                     2025 bis 30.09. festgeschrieben
         [list_journal_entries]      source_type=manual, je Jahr gelesen
         [get_receipt_archive]       2025: zwei Teile, 1.304 Belege
         „Zwei Umbuchungen aus 2024 haben weder Belegnummer noch
          Buchungstext. Alle übrigen manuellen Buchungen haben
          Belegnummer und Text. Soll ich die zwei auflisten?“
Sie:     Ja. Und wie komme ich an den GoBD-Export?
Claude:  [export_bookkeeping]        format=gobd: Die Datei geht nicht
                                     durch den Chat – herunterladen in der
                                     App unter „Abschluss“ → „Exporte“ oder
                                     per REST mit dem Schlüssel aus einer
                                     Umgebungsvariable.

Das Nachbessern ist dann Ihre Aufgabe: einen Eigenbeleg oder die Begründung nachreichen. Eine festgeschriebene Buchung ändert niemand mehr, auch keine KI; fehlt etwas, wird es mit einer neuen Buchung oder einem Storno sichtbar korrigiert. Den Export selbst übergeben Sie oder Ihre Kanzlei dem Prüfer.

Fragen aus der Prüfung – und wo die Antwort steht

Grenzen

Die Software bereitet Daten vor; gegenüber dem Prüfer sprechen Sie oder Ihre Kanzlei. Ein angebundenes KI-Programm gibt keine Daten an die Finanzbehörde weiter – Export und Belegarchiv laden Sie herunter und reichen sie selbst weiter. Eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht, ist der Besteuerung zugrunde zu legen (§ 158 Abs. 1 AO); können Bücher nicht vorgelegt werden oder werden sie nach § 158 Abs. 2 AO nicht zugrunde gelegt, wird geschätzt (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Ob ein Chatverlauf in Ihrem KI-Programm zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehört, ist eine Frage des Einzelfalls. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich dem Prüfer sagen, dass eine KI Buchungen vorbereitet hat?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Buchhaltung arbeitet. Belegerkennung und Automatik beschreibt die App darin aus Ihren Einstellungen; angebundene KI-Programme mit ihren Rechten ergänzen Sie selbst. Im Journal stehen zu jeder Buchung Herkunft (Beleg, Bankumsatz, manuell, Import) und Ersteller.

In welchem Format bekommt der Prüfer die Daten?

Der GoBD-Datenexport liefert CSV-Tabellen mit einer index.xml nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung samt DTD und Erläuterung als ZIP; das Belegarchiv bringt die Originalbelege mit.

Kann Claude den Export für den Prüfer abrufen?

Claude nennt mit export_bookkeeping und get_receipt_archive den Weg zur Datei; die Datei selbst geht nicht durch das Modell. Sie laden sie in der App oder per REST herunter und geben sie weiter.

Wie lange muss ich Belege und Bücher aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Abschlüsse und die zugehörigen Arbeits- und Organisationsanweisungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuern noch offen ist.

Darf der Prüfer von außen auf meine Buchhaltung zugreifen?

Beim unmittelbaren Datenzugriff liest er nur in Ihrem System und mit Ihrer Hard- und Software; einen Fernzugriff (Online-Zugriff) schließen die GoBD aus (Rz. 165).

Was passiert, wenn zu einer Buchung der Beleg fehlt?

Dann fehlt der Nachweis, den das Belegprinzip verlangt (Rz. 30). Klären Sie Lücken vor Prüfungsbeginn mit Ihrer Kanzlei; das Belegarchiv meldet fehlende Originaldateien, bevor Sie es herunterladen.