Ist KI-Buchhaltung GoBD-konform? Was die GoBD verlangen

Welche GoBD gelten – und was sie über KI sagen

Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269), geändert am 11. März 2024 (BStBl I S. 374) und am 14. Juli 2025 (BStBl I S. 1502). Die Fassung vom 14. Juli 2025 ist ab diesem Tag anzuwenden (Rz. 185). Die zweite Änderung betrifft vor allem E-Rechnungen und deren Aufbewahrung (Rz. 118, 119, 131) sowie den mittelbaren Datenzugriff (Rz. 166).

Die Wörter „künstliche Intelligenz“ kommen in keiner der drei Fassungen vor. Das ist kein Freibrief, sondern heißt: Für KI gelten dieselben Maßstäbe wie für jedes andere DV-System. Dazu zählen nach Rz. 20 das Hauptsystem und alle Vor- und Nebensysteme, mit denen Daten erfasst, verarbeitet oder übermittelt werden – also auch die Belegerkennung, ein angebundenes KI-Programm und die Schnittstelle dazwischen.

Die Anforderungen, übersetzt auf KI-Vorschläge

Was die einzelnen Grundsätze für eine Buchung bedeuten, die eine KI vorbereitet hat.

Wie jahresabschluss.io diese Punkte technisch abdeckt

• Ein Buchungskern für alle Wege: Buchungen aus der App, aus der Belegerkennung, aus dem Konnektor in claude.ai, aus der Erweiterung für die Claude-App und über die REST-API durchlaufen dieselben Prüfungen – Soll gleich Haben, keine Buchung in festgeschriebene Zeiträume, Storno statt Löschen.
• Fortlaufende Buchungsnummer je Gesellschaft und eine Hash-Kette über die Buchungsfelder einschließlich Ersteller und Zeitpunkt: Jede Buchung trägt den Prüfwert ihrer Vorgängerin, sodass eine nachträgliche Änderung ohne Protokolleintrag bei der Prüfung der Kette auffiele.
• Festschreibung datumsgenau in der App; über die Schnittstelle nur mit einem Schlüssel, dem Sie das Recht „finalize“ eigens geben – auf der Freigabeseite des Konnektors steht es nicht zur Wahl. finalize_bookkeeping_period verlangt im Aufruf eine ausdrückliche Bestätigung, die das KI-Programm laut Werkzeugbeschreibung erst nach Ihrer Zustimmung setzen darf.
• Belegbezug in der Buchung selbst: Belegnummer (belegfeld1) und verknüpfte Belege (attachment_receipt_ids). Das Belegarchiv eines Geschäftsjahres ordnet jeden Beleg seiner Buchung zu.
• Buchungsregeln, die eine KI vorschlägt, steuern die Automatik erst, wenn ein Mensch sie freigegeben hat; wer eine Regel vorgeschlagen, freigegeben oder abgeschaltet hat, wird festgehalten.
• Dubletten: Dieselbe Datei ein zweites Mal eingeliefert ergibt denselben Beleg. Meldet die Belegbuchung (confirm_receipt) eine mögliche Dublette, lässt sich das über die Schnittstelle nicht übergehen. Bucht ein KI-Programm eine Eingangsrechnung direkt mit book_incoming_invoice, geht sie trotz Dublettenhinweis nur mit einer eigenen Kennzeichnung durch, die es erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung setzen darf.
• Endgültig löschen lässt sich nur ein Beleg, der nie geprüft, gebucht oder verknüpft wurde; alles andere wird verworfen, und die Datei bleibt aufbewahrt (§ 147 AO).

Beispiel: ein Beleg von der KI bis zur Festschreibung

So läuft es, wenn Claude über den Konnektor mit Ihrer Gesellschaft verbunden ist (Beispielwerte, SKR04):

Sie:     Im Belegeingang liegt eine Rechnung der Fachbuchhandlung.
         Bitte prüfen und buchen, wenn alles passt.

Claude:  [list_receipts]         Beleg „Fachbuchhandlung“, 42,80 €,
                                 Stand needs_review
         [get_receipt_proposal]  6820 Fachliteratur an Kreditor
                                 Fachbuchhandlung, Steuerschlüssel V7,
                                 kein Prüfhinweis
         „Vorschlag: 40,00 € Fachliteratur und 2,80 € Vorsteuer (7 %)
          an den Kreditor, zusammen 42,80 €. Soll ich so buchen?“
Sie:     Ja.
Claude:  [confirm_receipt]       gebucht als Nr. 1842, Beleg verknüpft

Monatsende in der App:  März festschreiben – danach nur noch Storno

Für die GoBD zählt nicht der Chat, sondern was in der Buchhaltung steht: Buchung Nr. 1842 mit Datum, Konten, Steuerschlüssel, Buchungstext, Ersteller und verknüpftem Beleg. Der Chatverlauf liegt in Ihrem KI-Programm. Was eine Buchung begründet, gehört deshalb in die Buchung selbst – in den Buchungstext oder, wenn Sie vom Vorschlag abweichen, in die Begründung, die confirm_receipt für eine Korrektur verlangt.

Was Sie selbst festlegen und dokumentieren

• Die Verfahrensdokumentation (Rz. 151–155): Die App erzeugt sie aus Ihren Einstellungen – genutzte Bereiche, automatische Buchung, Zahlungsfreigabe. Ergänzen Sie die verantwortliche Person, Ort, Datum und wie Papierbelege erfasst werden.
• Einen Abschnitt zu jedem angebundenen KI-Programm: welches Programm, welche Gesellschaft, welche Rechte, wer Vorschläge prüft und wer festschreibt. Ändert sich etwas, versionieren Sie die Dokumentation (Rz. 154).
• Die Automatik: ob eindeutige Vorschläge von allein gebucht werden, ab welchem Betrag immer geprüft wird und ob nur freigegebene Regeln wirken dürfen.
• Einen festen Rhythmus für die Festschreibung, zum Beispiel jeden Monat nach der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Kontrollen, die Sie tatsächlich ausüben und festhalten (Rz. 100): Stichproben gebuchter Vorschläge und ein Blick auf die Karte „Trefferquote der Kontierung“, die je Quelle zeigt, wie oft ein Vorschlag so gebucht wurde, wie er kam.

Warum „GoBD-zertifiziert“ gegenüber dem Finanzamt nichts zusagt

Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung oder eines DV-Systems – weder in einer Außenprüfung noch per verbindlicher Auskunft (Rz. 180). Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Auswahl helfen, binden das Finanzamt aber nicht (Rz. 181). Den Grund nennt Rz. 179: Ob ein System ordnungsmäßig arbeitet, hängt auch von Rechtevergabe, Einstellungen und der Vollständigkeit der eingegebenen Daten ab.

Deshalb nennt jahresabschluss.io seine Software nicht „GoBD-zertifiziert“, sondern beschreibt, welche Mechanismen sie mitbringt. Ordnungsmäßig wird die Buchführung erst im Zusammenspiel von Software, Ihren Einstellungen und Ihrer Arbeitsweise. Eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation ist nach Rz. 155 nur dann kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, wenn die Nachvollziehbarkeit nicht darunter leidet.

Grenzen: was keine Software für Sie erledigt

Eine KI bemerkt nicht, dass ein Beleg fehlt, den nie jemand eingeliefert hat, und sie weiß nicht, ob eine Ausgabe privat veranlasst war, wenn das nirgends steht. Wer Vorschläge ungeprüft übernimmt, bleibt trotzdem verantwortlich; die GoBD halten in Rz. 21 fest, dass das auch bei einer Auslagerung an Dritte gilt. Chatverläufe und Einstellungen Ihres KI-Programms liegen beim Hersteller dieses Programms – welche davon Sie aufbewahren sollten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Ist eine Buchung, die eine KI vorgeschlagen hat, GoBD-konform?

Sie kann es sein. Entscheidend ist nicht, wer den Vorschlag gemacht hat, sondern ob die gebuchte Zeile einen Beleg hat, nachvollziehbar ist und danach nicht unbemerkt verändert werden kann. Prüfen und verantworten müssen Sie den Vorschlag selbst.

Ist die Software GoBD-zertifiziert?

Nein. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate (Rz. 180 der GoBD), und Zertifikate oder Testate Dritter binden sie nicht (Rz. 181). jahresabschluss.io beschreibt stattdessen offen, welche Mechanismen die Software mitbringt.

Kann eine KI Buchungen ändern oder löschen?

Über den Konnektor, die Claude-App-Erweiterung oder die API nicht. Korrigiert wird per Storno mit Verweis auf die ursprüngliche Buchung, und in festgeschriebene Zeiträume bucht niemand mehr.

Muss ich den Chat mit Claude oder ChatGPT aufbewahren?

Die GoBD verlangen nachvollziehbare Buchungen; das leisten Beleg, Buchungstext und Konten. Ob Ihr Chatverlauf darüber hinaus aufzubewahren ist, hängt vom Einzelfall ab – klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Wie schnell muss gebucht werden, wenn eine KI die Belege verarbeitet?

Für unbare Vorgänge gelten zehn Tage als unbedenklich, Kassenvorgänge sind täglich festzuhalten (Rz. 47 und 48). Die KI arbeitet, sobald der Beleg da ist; dass er zeitnah eingeht, liegt bei Ihnen.

Was gehört zum Thema KI in die Verfahrensdokumentation?

Welches KI-Programm mit welchen Rechten an welche Gesellschaft angebunden ist, welche Vorgänge es übernimmt, wer Vorschläge prüft und festschreibt und wie Automatik und Buchungsregeln eingestellt sind.