KI im Buchhaltungsbüro: laufende Buchführung für Mandanten, sauber abgegrenzt

Was § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG dem Büro erlaubt

Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen dürfen grundsätzlich nur die in § 3 StBerG genannten Berufe leisten — Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer und ihre Gesellschaften; anderen ist sie nach § 5 Abs. 1 StBerG verboten. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nimmt davon „das Anlegen von Kontenplänen, das Buchen laufender Geschäftsvorfälle“, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung aus.

Voraussetzung ist, dass diese Arbeiten in der Verantwortung einer Person liegen, die nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen gearbeitet hat, mit mindestens 16 Wochenstunden. Nach § 8 Abs. 4 StBerG darf sie auf diese Befugnisse hinweisen und sich als Buchhalter bezeichnen.

Nicht genannt sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und steuerliche Beratung. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung; wo die Grenze im Einzelfall verläuft, klären Sie mit einer Beratung.

Die Kontoart „Dienstleister“

• Ausgeblendet, weil Steuerberatern vorbehalten: die Sammelübermittlung der Voranmeldungen, Vollmachten, das Honorar nach der Steuerberatervergütungsverordnung, die Vereinbarung nach § 62a StBerG sowie Erstellungsarten, Bescheinigung und Erstellungsbericht beim Jahresabschluss.
• Erhalten: je Mandant ein eigener, technisch getrennter Arbeitsbereich, Team und Zuständigkeiten, Rückfragen über das Mandantenportal und eine Fristenliste.
• Fristen der Büro-Mandate rechnet die Software als nicht beratene Fälle: Jahreserklärungen bis zum 31. Juli des Folgejahres nach § 149 Abs. 2 AO. Hat der Mandant eine eigene Steuerkanzlei, gilt für ihn die spätere Frist — die frühere ist die sichere Seite.
• Lohnabrechnung bietet die Software derzeit nicht an.

Bei der Registrierung wählen Sie „Wir sind Dienstleister“ — gedacht für Buchhaltung oder Finanzberatung für mehrere Mandanten. Danach melden wir uns für einen gemeinsamen Einrichtungstermin und stellen die Umgebung mit Ihnen auf Ihre ersten Mandate ein. Die Seitenleiste heißt dann „Büro“ statt „Kanzlei“.

Wo die KI dem Büro Arbeit abnimmt

Beispiel: ein Mandantentag mit Claude

Ein Auftrag an Claude, verbunden mit der Gesellschaft eines Mandanten über eine Verbindung mit dem Recht „Buchen“ (Beispiel):

Mandant B, Oktober 2026:
1. Welche Bankumsätze sind noch nicht gebucht?
   Liste mit Datum, Betrag und Gegenpartei.
2. Zahlungen offenen Rechnungen zuordnen, wo Betrag und Partner
   eindeutig passen. Die Zuordnungen vorher zeigen.
3. Für die übrigen: Gibt es einen passenden Beleg im Belegeingang?
4. Was dann noch offen ist, als Rückfragen an den Mandanten
   formulieren, in einfachen Worten. Nichts davon verschicken.

Claude ruft dafür list_bank_transactions mit status unbooked, list_open_items, list_receipts und get_receipt_proposal auf, die Zuordnungen nach Ihrem Ja mit match_bank_transaction. Ein typischer Buchungssatz aus einem bestätigten Beleg (Beispiel, SKR03): 4930 Bürobedarf 84,03 € und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 15,97 € an Kreditor 70001, zusammen 100,00 €. Die spätere Zahlung gleicht den offenen Posten aus.

Die Rückfragen stellen Sie im Mandantenportal; der Agent legt dort selbst keine Nachricht an.

Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei des Mandanten

Wichtig für die Abgrenzung: Die Steuerwerkzeuge des MCP-Servers — amtlich prüfen, vorbereiten, Freigabe-Link — hängen am Recht „Buchen“ und unterscheiden nicht danach, wer den Schlüssel hält. Ob Ihr Agent sie für einen Mandanten benutzt, liegt in Ihrer Verantwortung; die Voranmeldung als Leistung für Mandanten fällt nicht unter § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG.

Rechte des Schlüssels passend zum Auftrag

• Je Mandant eine eigene Verbindung; die Gesellschaft ergibt sich aus dem Schlüssel.
• „Buchen“ für die laufende Buchführung; ohne dieses Recht liest der Agent nur.
• Rechnungsversand nur, wenn das Büro tatsächlich Ausgangsrechnungen für den Mandanten verschickt — versendet wird nur an Adressen, die beim Geschäftspartner hinterlegt sind.
• Festschreibung erst nach Abstimmung mit dem Mandanten, denn danach ist im Zeitraum keine Änderung mehr möglich.
• Anlegen dürfen Administratoren und Ersteller, bestätigt mit dem zweiten Faktor; jeder Schlüssel läuft spätestens nach 366 Tagen ab.

Grenzen

• Kein Jahresabschluss, keine Steuererklärung und keine Voranmeldung als Leistung für Mandanten — das bleibt der Steuerkanzlei oder dem Mandanten selbst.
• Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher bleibt beim Mandanten, auch wenn er die Buchführung auslagert (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 21).
• Vorschläge der KI sind Vorschläge; das Büro prüft, bevor es bestätigt.
• Lohnabrechnung gehört zwar zu den erlaubten Tätigkeiten, die Software bietet sie derzeit aber nicht an.

Häufige Fragen

Darf ein Buchhaltungsbüro mit KI die Buchhaltung seiner Mandanten führen?

Ja, im Rahmen von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG: Kontenpläne anlegen und laufende Geschäftsvorfälle buchen, wenn die Arbeiten in der Verantwortung einer entsprechend qualifizierten Person liegen. Die KI ist ein Hilfsmittel; an der Befugnis ändert sie nichts.

Was ist die Kontoart „Dienstleister“?

Eine Kontoart für Buchhaltungsbüros, Finanzberatungen und Controller mit mehreren Mandanten. Sie arbeitet wie die Kanzlei-Umgebung, blendet aber aus, was Steuerberatern vorbehalten ist, und rechnet Fristen als nicht beratene Fälle.

Darf das Büro die Umsatzsteuervoranmeldung für den Mandanten machen?

§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nennt sie nicht. Im Dienstleister-Konto ist die Sammelübermittlung deshalb ausgeblendet; die Voranmeldung gibt der Mandant selbst oder seine Steuerkanzlei ab. Das Büro sorgt dafür, dass die Buchungen des Monats vollständig sind.

Wie kommt die Steuerkanzlei des Mandanten an die Zahlen?

Über einen Lese-Schlüssel des Mandanten für ihren Agenten, einen Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format oder, wenn sie selbst mit jahresabschluss.io arbeitet, über den gemeinsamen Datenstand im Arbeitsbereich des Mandanten.

Bietet die Software Lohnabrechnung an?

Derzeit nicht. Lohnjournale aus einem Lohnprogramm lassen sich als Buchungen übernehmen.

Wie beginnt ein Büro?

Mit der Registrierung als „Wir sind Dienstleister“. Danach melden wir uns für einen gemeinsamen Einrichtungstermin und richten die Umgebung mit Ihnen für Ihre ersten Mandate ein.