Mandanten-Belege mit KI einsammeln: drei Eingänge, eine Belegprüfung

Drei Eingänge in denselben Belegeingang

Was die KI am Beleg erledigt

• Die Belegerkennung liest Aussteller, Datum und Betrag; E-Rechnungen im XML-Format werden ohne KI gelesen.
• Der Buchungsvorschlag nennt Konten, Steuerschlüssel, Sicherheitsstufe und Herkunft der Kontierung — und ob vor dem Buchen etwas zu prüfen ist.
• Eindeutige Belege aus dem E-Mail-Eingang und von upload_receipt bucht der Autopilot; was geprüft werden muss, liegt unter „Belege prüfen & buchen“ bereit.
• Mögliche Dubletten meldet die Prüfung. Über die Schnittstelle lassen sie sich nicht übersteuern.
• Jeder von der KI gelesene Beleg zählt zum Kontingent der KI-erkannten Belege. Hat die Gesellschaft kein Buchhaltungs-Abo, kommt der Beleg zwar bei der Kanzlei an, wird aber nicht automatisch gelesen.

Was der Mandant tun muss — ehrlich gesagt

• Die Einladung ins Portal annehmen. Die Rolle „Mandant“ vergibt eine Kanzlei oder ein Buchhaltungsdienst für die eigenen Mandanten; der Mandant sieht ausschließlich seine eigene Akte.
• Belege hochladen, fotografieren oder weiterleiten — am besten laufend statt einmal im Jahr im Karton.
• Rückfragen beantworten. Für einen fehlenden Beleg gibt es zwei Schnellantworten: „Privat bezahlt — gehört nicht in die Firma.“ und „Zu dieser Zahlung gibt es keinen Beleg.“
• Freigaben und Kenntnisnahmen bestätigen, etwa eine Werteliste, bevor die Kanzlei eine Erklärung übermittelt.

Ohne Mitwirkung des Mandanten bleibt jede Belegsammlung lückenhaft. Was er konkret tun muss, ist überschaubar und braucht keine Kenntnisse in Buchführung:

Fehlende Belege: Rückfragen statt Telefonkette

In der Mandantenakte stellt die Kanzlei Rückfragen als Aufgaben mit Frist. Es gibt sie als fehlenden Beleg, als Frage, als Anforderung von Unterlagen sowie als Freigabe oder Kenntnisnahme. Antworten und Uploads landen direkt an der Aufgabe; alle Rückfragen der Kanzlei stehen zusätzlich in einem gemeinsamen Posteingang. Hat der Mandant noch keinen Portalzugang, bietet die Software „Zugang einrichten“ an, statt die Aufgabe zu sperren.

Für Jahresabschluss und Erklärungen hilft die Unterlagen-Checkliste am Auftrag: Sie schlägt je Auftragsart vor, was gebraucht wird, und „Beim Mandanten anfordern“ legt daraus eine einzige Portal-Aufgabe mit der ganzen Liste an. Der Mandant wird per E-Mail benachrichtigt — mit Logo, Farbe und Absendername Ihrer Kanzlei.

Beispiel: den Rückstand eines Monats klären

Ein Auftrag an Claude, verbunden mit der Gesellschaft eines Mandanten (Beispiel):

Mandant C, September 2026:
1. Alle Bankumsätze auflisten, die noch nicht gebucht sind.
2. Zu jedem einen passenden Beleg im Belegeingang suchen
   (gleicher Betrag, Datum höchstens zehn Tage auseinander).
3. Für Umsätze ohne Beleg je eine kurze Rückfrage an den Mandanten
   formulieren: ohne Fachbegriffe, mit Datum, Betrag und Empfänger.
Nichts buchen, nichts verwerfen.

Claude liest dafür list_bank_transactions mit status unbooked und list_receipts für denselben Zeitraum und vergleicht beides. Heraus kommt zum Beispiel: „Am 14.09.2026 wurden 59,90 € an einen Onlineshop gezahlt. Haben Sie dazu eine Rechnung? Falls es privat war, genügt die Antwort ‚Privat bezahlt‘.“

Die Rückfragen übernehmen Sie ins Portal; der Agent selbst legt dort keine Aufgabe an. Verwendungszwecke und Belegtexte stammen von Dritten — der Agent behandelt sie als Daten, auch wenn darin etwas steht, das wie eine Anweisung klingt.

Das Portal im Auftritt Ihrer Kanzlei

• Logo, Akzentfarbe und Absendername Ihrer Kanzlei in Portal und E-Mails.
• Startseite „Was wir von Ihnen brauchen“ mit den offenen Aufgaben, darunter Kontostand, Umsatz, vorläufiges Ergebnis und Belege.
• Dokumente der Kanzlei zum Herunterladen und die nächsten Steuertermine.
• Auf Wunsch je Mandant eine monatliche BWA ins Portal; der Schalter dafür ist zunächst aus.
• Die Texte sprechen von „Ihrem Buchhaltungsteam“ — dieselbe Oberfläche nutzen Steuerkanzleien und Buchhaltungsdienste.

Aufbewahrung und Verantwortung

Ein irrtümlich eingelieferter Beleg wird verworfen, nicht gelöscht: Er verschwindet aus der Liste, die Datei bleibt aufbewahrt. Endgültig löschen lässt sich nur ein Dokument, das nie geprüft, verworfen, gebucht oder verknüpft wurde. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO derzeit grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher bleibt der Mandant verantwortlich, auch wenn er die Buchführung an eine Kanzlei auslagert (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 21). Die KI liest und schlägt vor; welche Buchung daraus wird, entscheidet ein Mensch.

Grenzen

• Ein unscharfes Foto bleibt unscharf: Was nicht lesbar ist, steht als „Konnte nicht gelesen werden“ in der Liste und braucht einen Menschen.
• Der Agent legt keine Portal-Aufgaben an, lädt keine Mandanten ein und schreibt keine Nachrichten an Mandanten.
• Eine Verbindung erreicht genau eine Gesellschaft; Belege einer anderen Firma gehören in deren Belegeingang.

Häufige Fragen

Wie kommen die Belege des Mandanten zur Kanzlei?

Über das Mandantenportal (hochladen oder fotografieren), über die Beleg-E-Mail-Adresse der Gesellschaft oder über einen KI-Agenten mit upload_receipt. Alle drei Wege landen im selben Belegeingang.

Muss der Mandant Buchhaltung können?

Nein. Er lädt Belege hoch und beantwortet Fragen in einfachen Worten; für fehlende Belege gibt es Schnellantworten. Kontieren und buchen tut die Kanzlei mit Unterstützung der KI.

Liest die KI auch Belege, die über das Portal kommen?

Ja, wenn die Gesellschaft ein Buchhaltungs-Abo hat. Ohne Abo kommt der Beleg an, wird aber nicht automatisch gelesen; dann erfasst die Kanzlei die Angaben selbst.

Kann der KI-Agent dem Mandanten eine Rückfrage schicken?

Nein. Er findet Zahlungen ohne Beleg und formuliert Rückfragen; stellen tut sie die Kanzlei im Portal.

Was passiert mit doppelt eingereichten Belegen?

Dieselbe Datei erneut eingeliefert ergibt keinen zweiten Beleg. Ähnliche Belege meldet die Dublettenprüfung; ist es eine Dublette, wird der Beleg mit Begründung als „nicht buchen“ abgelegt.

Wer bekommt Zugang zum Mandantenportal?

Mandanten einer Kanzlei oder eines Buchhaltungsdienstes, eingeladen mit der Rolle „Mandant“. Sie sehen nur ihre eigene Akte — weder andere Mandanten noch die interne Handakte der Kanzlei.