Automatische Kontierung mit KI: woher die Kontovorschläge kommen und wann ein Mensch prüft

Die Reihenfolge bei Bankumsätzen

Ein offener Bankumsatz durchläuft Stufen. Die erste, die sicher trifft, liefert den Vorschlag; die KI kommt nur für den Rest zum Zug.

• Zuordnung: Passt die Zahlung zu einer offenen Rechnung oder einem offenen Posten, zu einer Lastschriftrückgabe oder zu einer Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters, entsteht eine echte Verknüpfung. Sie geht jeder Regel vor.
• Ihre Buchungsregeln: Regeln, die Sie selbst angelegt und aktiviert haben, greifen deterministisch – etwa „Verwendungszweck enthält Kfz-Versicherung → Konto Kfz-Versicherungen“.
• Früher bestätigt: Was Sie bei derselben Gegenpartei schon gebucht haben, merkt sich die Software getrennt je Kontenrahmen, damit ein SKR03-Lernstand nicht in einem SKR04-Buch landet. Bestandskonten wie Kautionen oder Darlehen werden nicht gelernt.
• Sachverhaltstafel (in der Prüfansicht als „Kontierungsregel“ bezeichnet): feste Fälle mit Konto, Steuerschlüssel, Norm, Begründung und, wo nötig, einem Prüfhinweis. Beispiel: Kontoführungsgebühren gehen auf Nebenkosten des Geldverkehrs (SKR03 4970, SKR04 6855), steuerfrei nach § 4 Nr. 8 UStG.
• Stichwort: eine zurückhaltende Zuordnung nach Begriffen im Text.
• Gespeicherter KI-Vorschlag: Ein früherer KI-Treffer für denselben Umsatz wird wiederverwendet, damit sich der Vorschlag nicht bei jedem Aufruf ändert.
• KI-Auswertung: Erst die übrigen Umsätze bewertet ein Sprachmodell. Bleibt ein Abgang ohne Treffer, wird er beim Bilanzierer als offene Verbindlichkeit geparkt, ohne Aufwand und ohne Vorsteuer, bis die Rechnung da ist.

Woher ein Belegvorschlag stammt

Auch für Belege sagt die Software, woher ein Konto kommt. Das Werkzeug get_receipt_proposal liefert im Feld account_source eine dieser Herkünfte: „Ihre Buchungsregel“, „Stammdaten“ (die feste Kontierung eines Geschäftspartners), „Einstellung der Anbindung“, „Früher bestätigt“, „Kontierungsregel“, „KI-Auswertung“, „Stichwort“ oder „Sammelkonto“. Dazu kommen needs_check, wenn vor dem Buchen ein Sachverhalt zu prüfen ist, und review_note mit dem Grund, warum ein Beleg nicht automatisch gebucht wurde.

Damit die KI-Auswertung nicht im luftleeren Raum rät, bekommt sie ein Betriebsprofil als Kontext: Branche, Unternehmensgegenstand und die Angaben, die Sie bestätigt haben, etwa ob Sie Mitarbeiter oder Fahrzeuge haben. Eine unbeantwortete Frage erzeugt dabei keine Annahme. Ob ein Restaurantbeleg Bewirtung oder Wareneinsatz ist, hängt eben davon ab, ob Sie Gäste bewirten oder selbst ein Restaurant betreiben. Aus dem Profil folgt jedoch nie ein Betrag oder ein Steuersatz.

Sicherheitsstufen und die Schwelle von 85 %

Jeder Vorschlag hat eine Sicherheit, die die Schnittstelle als Stufe ausgibt: high ab 0,85, medium ab 0,6, darunter low. Im Produktstandard bucht die Automatik Vorschläge ab 85 % Sicherheit aus Hochladen, Postfach und Bank ohne weiteren Klick; Anlagegüter und Rechnungsabgrenzungen werden dabei automatisch angelegt; was der Beleg nicht eindeutig hergibt, wird gebucht und mit einem Hinweis versehen. Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer bucht die Automatik ohne Einzelprüfung nur, wenn die Steuerart für genau diesen Lieferanten – gleiche USt-IdNr., gleiches Land – in seinen Stammdaten festgelegt ist; sonst wartet jeder Fall auf Sie, denn ob die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG greift, beweist der Beleg allein nicht.

Die Software selbst nennt die Sicherheit einen „zusätzlichen Filter, keine garantierte Richtigkeitsquote“. Bei Bankumsätzen bleibt eine nur gelernte Zuordnung unter der Schwelle und damit ein Vorschlag, gleich wie oft Sie sie bestätigt haben. Automatisch bucht sie erst, wenn Sie sie unter „Kontierungsregeln“ als Regel aktivieren.

Die Automatik einstellen

In der App unter Buchhaltung → „Automatisch buchen“ legen Sie fest, welche Vorschläge ohne Einzelbestätigung buchen dürfen.

• Arbeitsweise: „Nur Vorschläge“ (jede Buchung braucht Ihren Klick), „Automatisch buchen – Produktstandard“ oder „Individuell – KI möglich“.
• Mindest-Sicherheit des Vorschlags: höher als 85 % ist möglich, niedriger nicht, weil 85 % auch die technische Untergrenze ist.
• Quellen: Hochladen, Postfach und Bank lassen sich einzeln zulassen.
• Entscheidungsbasis: ob die KI Konto und Steuerschlüssel auch ohne Regel bestimmen darf. Wer das ausschließt, lässt Bankumsätze nur noch mit eigener Regel buchen; Zahlungen ohne Regel bleiben liegen.
• Höchstbetrag brutto je Beleg: optional, etwa damit größere Rechnungen immer über Ihren Tisch gehen.
• Fachprüfungen: ob Anlagegüter und Abgrenzungen trotzdem einzeln geprüft werden.
• Bestätigung: Beim Speichern bestätigen Sie ausdrücklich, dass innerhalb dieser Grenzen eine Journalbuchung ohne weiteren Klick entstehen kann.

Kontierungsrichtlinie als Hausregel

Eine Kontierungsrichtlinie hält fest, wie in Ihrem Betrieb wiederkehrende Fälle gebucht werden. Als Text für Ihr KI-Programm kann sie so aussehen (Beispiel für SKR03):

Kontierungsrichtlinie – gilt für alle Buchungsvorschläge
- Software-Abonnements, Cloud, Hosting: 4964, V19. Läuft das Abo über den Bilanzstichtag, Abgrenzung ansprechen.
- Gekaufte Software: bis 800 € netto als geringwertiges Wirtschaftsgut, darüber 0027 aktivieren.
- Telefon und Internet: 4920, V19. Geräte auf der Rechnung getrennt melden.
- Büromiete: 4210 ohne Vorsteuer. Weist die Rechnung USt aus, V19.
- Kontoführung: 4970, steuerfrei.
- Anbieter aus dem Ausland ohne deutsche USt: nicht selbst entscheiden, als Prüffall melden.
- Sicherheit nicht „high“: nicht buchen, Vorschlag mit Herkunft und Grund zeigen.

In der Software selbst setzen Sie dieselbe Richtlinie an zwei Stellen um: als Buchungsregeln unter „Kontierungsregeln“ – Sie legen eine Regel an oder übernehmen einen Vorschlag, prüfen ihre Wirkung und aktivieren sie – und als „Feste Kontierung je Partner“ mit Standardkonto und Standard-Steuerschlüssel eines Lieferanten. Die feste Kontierung kann Ihr KI-Programm mit update_business_partner pflegen, wenn die Verbindung das Recht „Buchen“ hat; die Felder heißen default_account und default_tax_key. Buchungsregeln dagegen legen Sie in der App an.

Für Ihr KI-Programm gehört die Richtlinie in die Projektanweisungen oder eine Datei wie AGENTS.md, damit sie in jeder Unterhaltung gilt. So schlagen Software und Programm nach denselben Regeln vor.

Ein Ablauf mit Ihrem KI-Programm

Sie schreiben: „Zeig mir alle offenen Belegvorschläge, deren Sicherheit nicht hoch ist, mit Herkunft der Kontierung.“ Das Programm ruft list_receipts auf und für jeden offenen Beleg get_receipt_proposal. Es sortiert nach confidence_level und zeigt je Beleg Lieferant, Betrag, vorgeschlagenes Konto, account_source und review_note.

Bei einem Beleg schreiben Sie: „Das ist keine Werbung, sondern Fachliteratur – buche auf 4940.“ Das Programm ruft confirm_receipt mit einer correction auf, die einen Grund für das Protokoll verlangt; der Buchungskern prüft Geschäftsjahr, Festschreibung, Dubletten und Umsatzsteuer. Liefert derselbe Verlag jeden Monat, folgt der nächste Satz: „Hinterlege für diesen Lieferanten 4940 als Standardkonto“ – nach Ihrer Bestätigung mit update_business_partner. Ist ein Beleg eine Dublette, legt dismiss_receipt ihn mit Begründung ab.

Wann ein Mensch prüft – und was bei Ihnen bleibt

• Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichem Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer, solange die Steuerart nicht für den Lieferanten in den Stammdaten festgelegt ist. Setzt Ihr KI-Programm einen solchen Standard-Steuerschlüssel, bestätigen Sie ihn vorher selbst.
• Wenn needs_check gesetzt ist – der Hinweis steht dann auch beim Beleg in der App – oder confirm_receipt eine Rückfrage meldet, etwa weil eine Rechnung erst nach der Frist ihres Voranmeldungszeitraums eingegangen ist.
• Bei Dublettenhinweisen: Über die Schnittstelle lassen sie sich nicht übersteuern, das Programm muss sie Ihnen zeigen.
• Bei Ermessensfragen wie Anlage oder Aufwand und privater oder betrieblicher Veranlassung.
• Nachvollziehbarkeit: Herkunft und Begründung einer automatischen Kontierung bleiben am Vorgang sichtbar. Das unterstützt die Anforderung des § 238 Abs. 1 HGB, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Beschreiben Sie Ihre Einstellungen in der Verfahrensdokumentation.
• Verantwortung: Kontierungsvorschläge sind Vorschläge. Ob sie stimmen, entscheiden Sie, allein oder mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Wie funktioniert die automatische Kontierung mit KI?

Die Software prüft je Beleg oder Bankumsatz mehrere Quellen: Zuordnung zu Rechnungen, Ihre Regeln, früher bestätigte Kontierungen, eine feste Sachverhaltstafel, Stichworte und zuletzt eine KI-Auswertung. Jeder Vorschlag nennt seine Herkunft und eine Sicherheitsstufe.

Ab welcher Sicherheit bucht die Software selbst?

Im Produktstandard ab 85 % Sicherheit, aus Hochladen, Postfach und Bank. Sie können die Schwelle erhöhen, Quellen abwählen, einen Höchstbetrag setzen oder auf „Nur Vorschläge“ umstellen.

Lernt die Software aus meinen Bestätigungen?

Ja, je Gegenpartei und getrennt nach Kontenrahmen. Bei Bankumsätzen bleibt eine nur gelernte Zuordnung ein Vorschlag; automatisch bucht sie erst als aktivierte Regel. Bestandskonten wie Kautionen werden nicht gelernt.

Welche Fälle bucht die Automatik nicht ohne Prüfung?

Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer, es sei denn, die Steuerart ist für genau diesen Lieferanten in den Stammdaten festgelegt. Außerdem gelten Ihre Grenzen: Quellen, Entscheidungsbasis und Höchstbetrag.

Kann mein KI-Programm Kontierungsregeln anlegen?

Buchungsregeln legen Sie in der App an. Mit dem Recht „Buchen“ kann Ihr KI-Programm aber das Standardkonto und den Standard-Steuerschlüssel eines Geschäftspartners setzen, die künftig als Herkunft „Stammdaten“ in die Vorschläge eingehen.

Ist eine automatische Kontierung GoBD-gerecht?

Sie läuft durch denselben Buchungskern wie eine Erfassung von Hand, mit Storno statt Löschen und Festschreibung. Beschreiben Sie Ihre Einstellungen zur Automatik in der Verfahrensdokumentation.