Export aus Kanzlei Software per KI-Agent: der Buchungsstapel für Ihre Kanzlei

Die Exportformate

Alle Formate liefert dasselbe Werkzeug; der Parameter format wählt die Datei. Für jeden Export genügt das Recht read.

datev oder datev_automatik?

Welche Variante passt, entscheidet die Arbeitsweise Ihrer Kanzlei. In der Variante datev steht jede Buchung so im Stapel, wie sie im Journal steht: Erlös oder Aufwand netto, die Steuer als eigene Zeile auf dem Steuerkonto. Damit ein Automatikkonto beim Einlesen die Steuer nicht ein zweites Mal herausrechnet, trägt die Zeile auf einem solchen Konto den Schlüssel 40, der die Automatik aufhebt.

In der Variante datev_automatik fasst der Export Netto- und Steuerzeile einer Buchung zu einer Bruttozeile mit BU-Schlüssel zusammen und überträgt die Kostenstellen. Fragen Sie Ihre Kanzlei vor dem ersten Export, welche Form sie erwartet, und lassen Sie die erste Datei zur Probe einlesen, bevor Sie den Ablauf zur Routine machen.

Was in der Datei steht

• Eine Kopfzeile mit der Kennung EXTF, dem Zeitraum, dem Beginn des Wirtschaftsjahres, der Sachkontenlänge und dem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04).
• Berater- und Mandantennummer aus den Stammdaten der Buchhaltung in der App. Die App nimmt Beraternummern von 1001 bis 9.999.999 und Mandantennummern von 1 bis 99.999 an; fehlen sie, steht 0 im Kopf.
• Je Zeile das Festschreibe-Kennzeichen: 1 für Buchungen, die in der Buchhaltung festgeschrieben sind.
• Im Belegfeld 1 die Beleg- oder Rechnungsnummer der Buchung; fehlt sie, die Buchungsnummer aus dem Journal. So lässt sich jede Zeile zurückverfolgen.
• Der Zeichensatz Windows-1252 ohne BOM. Deshalb geht die Datei nicht als Text durch das Modell, wo Umlaute oder Sonderzeichen verändert werden könnten.
• Kann ein Konto im Kanzlei Software-Format nicht eindeutig dargestellt werden, erzeugt der Export keine Datei und nennt die Konten (Status 422). Journal und Saldenliste lassen sich dann trotzdem exportieren.

Ablauf: der Jahresexport in einem Auftrag

So kann der Auftrag an einen Agenten mit Terminal- oder Dateizugriff aussehen:

Meine Kanzlei braucht die Buchhaltung 2026 im Kanzlei Software-Format.
Bitte vorher prüfen, ob alles gebucht ist und Soll und Haben aufgehen.
Dann Buchungsstapel und Stammdaten herunterladen und Journal
und Saldenliste als CSV in den Ordner export/ legen.

Schritt 1: list_fiscal_years liefert die Kennung des Geschäftsjahres. Mit list_receipts sucht der Agent Belege, die noch zur Prüfung liegen (needs_review), mit list_bank_transactions und status unbooked offene Bankumsätze. Was offen ist, zeigt er Ihnen, bevor er exportiert.

Schritt 2: get_saldenliste zeigt, ob Soll und Haben aufgehen (balanced). list_bookkeeping_periods nennt den Festschreibungsstand je Monat. Ob Sie vor dem Export festschreiben, entscheiden Sie; finalize_bookkeeping_period braucht das Recht finalize und Ihre ausdrückliche Bestätigung des Stichtags.

Schritt 3: export_bookkeeping mit format journal und saldenliste liefert CSV-Text, den der Agent in Dateien schreibt. Für datev und datev_stammdaten antwortet das Werkzeug mit dem Download-Weg; der Agent führt den Befehl mit dem Schlüssel aus Ihrer Umgebungsvariable aus oder gibt ihn Ihnen zum Ausführen.

Der Abruf per REST

Die Befehle, die das Werkzeug nennt, sehen so aus — Kennung des Geschäftsjahres als Platzhalter, Schlüssel aus der Umgebungsvariable JAB_API_KEY:

BASE="https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-api/v1"
FY="<fiscal_year_id>"   # aus list_fiscal_years

curl -H "Authorization: Bearer $JAB_API_KEY" -o EXTF_Buchungsstapel.csv \
  "$BASE/export?fiscal_year_id=$FY&format=datev"

curl -H "Authorization: Bearer $JAB_API_KEY" -o EXTF_Stammdaten.csv \
  "$BASE/export?fiscal_year_id=$FY&format=datev_stammdaten"

curl -H "Authorization: Bearer $JAB_API_KEY" -o gobd-export.zip \
  "$BASE/export?fiscal_year_id=$FY&format=gobd"

JAB_API_KEY enthält Ihren Schlüssel jab_live_…; er gehört nie in den Chat. Exporte werden protokolliert und begrenzt: Kommen zu viele in kurzer Zeit, antwortet der Server mit 429 und nennt in Retry-After, wann es wieder geht. Den Buchungsstapel finden Sie auch in der App in der Buchhaltung unter „Export“, falls Sie ihn lieber selbst herunterladen.

Vor dem Export: kurze Prüfliste

• Alle Belege des Jahres gebucht oder bewusst abgelegt (list_receipts, get_receipt_proposal, dismiss_receipt).
• Keine ungebuchten Bankumsätze mehr (list_bank_transactions mit status unbooked).
• Offene Posten plausibel (list_open_items) — eine Forderung, die längst bezahlt ist, deutet auf eine fehlende Zuordnung hin.
• Saldenliste ausgeglichen (get_saldenliste mit balanced).
• Berater- und Mandantennummer in der App hinterlegt, damit die Kanzlei die Datei ohne Nacharbeit zuordnen kann.
• Mit der Kanzlei abgestimmt, ob sie datev oder datev_automatik braucht und ob sie die Stammdaten-Datei mitnehmen will.

Grenzen: was der Export nicht ist

• Keine Direktanbindung: Die Software überträgt nichts an Kanzlei Software und verbindet sich nicht mit der Software Ihrer Kanzlei. Die Datei geben Sie oder Ihr Agent weiter.
• Der Rückweg läuft ebenfalls über Dateien: Einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software, etwa die Lohnbuchungen eines Lohnbüros, lesen Sie in der App ein. Über die Schnittstelle bucht der Agent ausgeglichene Zeilen mit import_journal_batch (bis 5.000 Zeilen je Stapel, alles oder nichts); eine EXTF-Datei nimmt dieses Werkzeug nicht an.
• In der Sandbox sind alle Exporte gesperrt, auch die CSV-Formate: Ein kopiertes Journal ist kein Buch, das an eine Kanzlei gehen soll.
• Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet die Software derzeit nicht an.
• Ob die Datei in der Software Ihrer Kanzlei sauber einläuft, hängt auch von deren Mandanteneinstellungen ab, etwa Kontenrahmen und Sachkontenlänge.

Aufbewahrung, Datenzugriff und die Rolle der Kanzlei

Bücher, Buchungsbelege und die übrigen steuerlich bedeutsamen Unterlagen sind nach § 147 Abs. 1 AO geordnet aufzubewahren; für Bücher und Jahresabschlüsse gelten zehn, für Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde verlangen, dass ihr die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden (§ 147 Abs. 6 AO) — dafür ist das GoBD-Paket gedacht.

Der Export aus Kanzlei Software ist eine Übergabe an Ihre Kanzlei, kein Ersatz für die Aufbewahrung in der Buchhaltung selbst: Journal, Belege und Festschreibung bleiben in der Software. Arbeitet Ihre Kanzlei lieber direkt mit den Daten, kann sie in derselben Software mitarbeiten oder mit einem eigenen Lese-Schlüssel Exporte selbst abrufen.

Häufige Fragen

Gibt es eine direkte Kanzlei Software-Schnittstelle?

Nein. Die Software erzeugt Dateien im Kanzlei Software-Format; eine Verbindung zu Kanzlei Software oder zur Software Ihrer Kanzlei gibt es nicht. Der Agent nennt Ihnen den Abruf der Datei, Ihre Kanzlei liest sie ein.

Welche Variante braucht meine Kanzlei?

Das klären Sie mit ihr. datev überträgt Netto und Steuer als getrennte Zeilen, wie gebucht; datev_automatik fasst sie je Buchung zu einer Bruttozeile mit BU-Schlüssel zusammen, für Systeme mit Automatikkonten.

Warum zeigt der Agent die Kanzlei Software-Datei nicht im Chat?

Weil sie byte-genau bleiben muss: Der Buchungsstapel ist in Windows-1252 kodiert, das GoBD-Paket ist ein ZIP. Als Text durch ein Sprachmodell gereicht, könnten Zeichen verändert werden. Deshalb nennt das Werkzeug den Abruf per REST.

Welches Recht braucht der API-Schlüssel für den Export?

read genügt für alle Exporte. Einen solchen Lese-Schlüssel können Sie auch Ihrer Kanzlei geben, damit sie die Dateien selbst abruft.

Kann der Agent Buchungen aus Kanzlei Software zurückspielen?

Einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software lesen Sie in der App ein. Über die Schnittstelle bucht der Agent ausgeglichene Buchungszeilen als Stapel mit import_journal_batch; Steuerbeine kommen dort als eigene Zeilen.

Was passiert, wenn ein Konto im Kanzlei Software-Format nicht darstellbar ist?

Dann erzeugt der Export keine Datei, sondern nennt die betroffenen Konten. Journal und Saldenliste lassen sich trotzdem exportieren und an die Kanzlei geben.

Geht der Export aus Kanzlei Software auch in der Sandbox?

Nein. In der Sandbox sind alle Exporte gesperrt; exportieren Sie mit einem Schlüssel der echten Gesellschaft.