GmbH- und UG-Buchhaltung mit Ihrem KI-Agenten

Was für GmbH und UG gilt

Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG); für sie gelten die Vorschriften über Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB) und damit die Buchführungspflicht des § 238 Abs. 1 HGB. § 41 GmbHG verpflichtet die Geschäftsführer, für die ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen. Wer die Buchungen technisch erledigt — Sie, Ihre Kanzlei oder ein Agent in Ihrem Auftrag —, regelt das Gesetz nicht; die Verantwortung bleibt bei der Geschäftsführung.

Den Jahresabschluss stellt die GmbH in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres auf; eine kleine Kapitalgesellschaft darf sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB). Offengelegt wird spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Bilanz und GuV gehen außerdem als E-Bilanz an das Finanzamt (§ 5b EStG).

Für die UG kommt hinzu: Ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses fließt in eine gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Das Jahresabschluss-Modul berechnet diesen Betrag bei den Abschlussbuchungen in der App.

Als Bilanzierer bucht die GmbH Aufwand und Erlös am Beleg, nicht am Geldfluss. Wählt der Agent für eine Bankzeile ohne Beleg ein Aufwands- oder Erlöskonto, bucht der Server sie nicht in die GuV, sondern parkt die Zahlung als offenen Posten, bis der Beleg vorliegt.

Der Jahreslauf mit dem Agenten

Die Stationen eines Geschäftsjahres und die Werkzeuge, die der Agent dafür aufruft.

• Jahresbeginn: create_fiscal_year legt das Geschäftsjahr an. get_opening_balances zeigt, ob die Eröffnungswerte stehen; carry_forward_opening_balances trägt die Schlussbilanz des endgültigen Vorjahres vor. Aus einem offenen Vorjahr wird nichts gebucht.
• Belege: upload_receipt legt PDF, Bild oder E-Rechnung in den Belegeingang. Eindeutige Belege bucht der Autopilot; für die übrigen holt der Agent get_receipt_proposal und bucht nach Ihrer Freigabe mit confirm_receipt.
• Bank: list_bank_transactions liest die Umsätze der in der App eingerichteten Bankanbindung, match_bank_transaction gleicht Zahlungen mit offenen Rechnungen aus, book_bank_transaction bucht Gebühren, Umbuchungen und Steuerzahlungen. Kontoauszüge als Datei spielt import_bank_statement ein.
• Rechnungen: create_outgoing_invoice stellt aus und bucht Erlös, Umsatzsteuer und Forderung, send_outgoing_invoice versendet an eine hinterlegte Adresse. book_incoming_invoice bucht Eingangsrechnungen mit Vorsteuer gegen den Kreditor.
• Umsatzsteuer: get_vat_return liest die Kennzahlen eines Monats oder Quartals; check_tax_filing prüft amtlich, prepare_tax_filing bereitet vor, request_tax_filing_approval liefert den Freigabe-Link.
• Monatsende: finalize_bookkeeping_period schreibt bis zu einem Stichtag fest — nur mit dem Recht finalize und Ihrer ausdrücklichen Bestätigung.
• Jahresende: run_depreciation, create_provision und create_accrual bereiten den Abschluss vor; publish_trial_balance übergibt die Saldenliste an den Jahresabschluss.
• Danach: get_annual_report_status zeigt den Stand, get_annual_report liest den ausgestellten Abschluss als Text, list_disclosure_files die Dateien für das Unternehmensregister.

Beispiel: die Voranmeldung für Oktober

Ein Auftrag, wie ihn eine Geschäftsführerin Anfang November stellen könnte:

Bitte die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Oktober 2026 vorbereiten:
offene Belege und Bankumsätze vorher buchen, dann amtlich prüfen
und mir den Freigabe-Link schicken. Übermitteln mache ich selbst.

Der Agent liest mit list_receipts und list_bank_transactions, was im Oktober noch offen ist, und bucht nach Ihren Freigaben. Dann ruft er get_vat_return mit period 2026-10 auf und zeigt Ihnen Kennzahlen und Zahllast. get_vat_supplementary nennt die bedingten Fragen des amtlichen Vordrucks; erst wenn Sie alle verneinen, bestätigt er das mit confirm_vat_supplementary. Liegt ein Sonderfall vor, erfassen Sie ihn in der App.

check_tax_filing mit art ustva prüft den Datensatz amtlich mit ERiC, ohne etwas zu senden. prepare_tax_filing friert Werte und Prüfwert (manifest_sha256) für 30 Minuten ein und nennt jedes Hindernis — etwa zertifikat_fehlt, wenn die Gesellschaft kein eigenes ELSTER-Zertifikat hinterlegt hat. request_tax_filing_approval liefert einen Link, der sieben Tage gilt: Sie öffnen ihn in der App, die App rechnet den Stand neu und vergleicht, und Sie übermitteln mit Ihrer PIN. Die PIN gehört nie in den Chat.

Abschlussvorbereitung zum Jahresende

Was der Agent vor der Übergabe an das Jahresabschluss-Modul erledigen kann:

Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und E-Bilanz

Die Erklärungen und die E-Bilanz erstellen Sie in der App; dort beantworten Sie auch die Sachverhaltsfragen. Die Freigabe von Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung bleibt beim Menschen in der App. Danach kann der Agent mit check_tax_filing (art kst oder gewst, mit year) amtlich prüfen, mit prepare_tax_filing vorbereiten und den Freigabe-Link anfordern; für die E-Bilanz nimmt er die filing_id aus list_tax_filings.

list_tax_deadlines liefert die Fristen eines Jahres wie im Steuerkalender der App, jeweils mit erledigt und überfällig. Über die Schnittstelle benannt gesperrt sind unter anderem alle Berichtigungen, die Gewerbesteuer mit Zerlegung und die Kapitalertragsteuer-Anmeldung; diese Schritte erledigen Sie in der App. Fälle, die die Software nicht direkt versendet, nennt die Erklärungsseite mit Grund.

Was in der App bleibt

• Den API-Schlüssel anlegen: Administratoren oder der Ersteller des Arbeitsbereichs, in den Einstellungen unter „KI-Agent & API“, bestätigt mit dem zweiten Faktor.
• Bankanbindung, Einstellungen der Gesellschaft (Kontenrahmen, Versteuerungsart, Voranmeldungszeitraum) und Bankverbindungen der Geschäftspartner.
• Die von Hand erfasste Eröffnungsbilanz eines ersten Jahres, zu dem es kein Vorjahr im System gibt.
• Erstellen, Prüfen und Ausstellen des Jahresabschlusses nach HGB — in der App mit KI-Hilfe. An das Unternehmensregister übermittelt die Software nicht direkt; sie erzeugt die Einreichungsdatei.
• Sachverhalt und Freigabe von Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung sowie das Erstellen der E-Bilanz.
• Jede Übermittlung an ELSTER: Sie senden über den Freigabe-Link mit Ihrer PIN.

Allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei

Viele GmbHs buchen laufend selbst und lassen Abschluss und Erklärungen von ihrer Kanzlei prüfen. Der Agent hält dafür die Bücher aktuell und liefert der Kanzlei mit export_bookkeeping Journal, Saldenliste, einen Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format oder das GoBD-Paket. Die Kanzlei kann auch in derselben Software mitarbeiten.

Für den Anfang empfiehlt sich ein Schlüssel nur mit read: Der Agent liest, Sie prüfen seine Vorschläge. Das Recht write kommt hinzu, wenn Sie ihn buchen lassen wollen; send und finalize erst, wenn er Rechnungen versenden oder Zeiträume festschreiben soll.

Häufige Fragen

Darf eine GmbH ihre Buchhaltung selbst machen?

Ja. § 41 GmbHG verpflichtet die Geschäftsführer, für eine ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen; wer die Buchungen erledigt, schreibt das Gesetz nicht vor. Die Verantwortung bleibt bei der Geschäftsführung, auch wenn ein Agent bucht.

Erstellt der KI-Agent den Jahresabschluss der GmbH?

Nein. Der Agent bereitet vor und übergibt mit publish_trial_balance die Saldenliste. Den Jahresabschluss erstellen, prüfen und stellen Sie in der App aus, dort mit KI-Hilfe; danach liest der Agent ihn mit get_annual_report.

Kann der Agent die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Er prüft sie amtlich, bereitet die Übermittlung vor und fordert einen Freigabe-Link an. Übermittelt wird in der App mit Ihrer PIN; das Recht für eine Übermittlung durch den Agenten wird derzeit nicht vergeben.

Was ist bei einer UG anders?

Buchhaltung und Abschluss laufen wie bei der GmbH. Zusätzlich fließt ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG); das Jahresabschluss-Modul berechnet den Betrag bei den Abschlussbuchungen.

Bis wann muss der Jahresabschluss der GmbH stehen?

Aufgestellt wird in den ersten drei Monaten des Folgejahres, bei einer kleinen Kapitalgesellschaft bis zu sechs Monate, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB). Offengelegt wird spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).

Welche Rechte braucht der Schlüssel für die GmbH-Buchhaltung?

read ist immer dabei; write brauchen Sie zum Buchen, für Rechnungen, die Übergabe der Saldenliste und das Prüfen und Vorbereiten von Steuermeldungen. send ist für den Rechnungsversand nötig, finalize für das Festschreiben.