Holding und mehrere GmbHs mit einem KI-Agenten verwalten

Ein Schlüssel je Gesellschaft — und warum das gut ist

Jeder Schlüssel jab_live_… gilt für genau eine Gesellschaft. Welche das ist, steht im Schlüssel, nicht in der Anfrage; die Server-Anweisungen sagen dem Agenten ausdrücklich, keine entity_id mitzugeben. Ein Agent, der sich vertut, kann deshalb nicht versehentlich in der falschen Gesellschaft buchen — er hat für sie schlicht keinen Zugang.

Das erlaubt auch unterschiedliche Rechte je Gesellschaft: etwa read und write für die Holding, in der Sie selbst buchen, und nur read für eine Tochter, deren Buchhaltung eine Kanzlei führt. Je Gesellschaft sind höchstens zehn Schlüssel gleichzeitig aktiv, jeder mit eigenem Ablaufdatum. Die Schnittstelle steht jeder Gesellschaft mit Buchhaltungs-Abo zur Verfügung, das je Gesellschaft abgerechnet wird.

Mehrere Server-Einträge im KI-Programm

Beispiel einer .mcp.json für Claude Code mit Holding und zwei Töchtern; jeder Eintrag liest seinen Schlüssel aus einer eigenen Umgebungsvariable:

{
  "mcpServers": {
    "holding": {
      "type": "http",
      "url": "https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp",
      "headers": { "Authorization": "Bearer ${JAB_KEY_HOLDING}" }
    },
    "tochter-a": {
      "type": "http",
      "url": "https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp",
      "headers": { "Authorization": "Bearer ${JAB_KEY_TOCHTER_A}" }
    },
    "tochter-b": {
      "type": "http",
      "url": "https://api.jahresabschluss.io/functions/v1/bookkeeping-mcp",
      "headers": { "Authorization": "Bearer ${JAB_KEY_TOCHTER_B}" }
    }
  }
}

Alle Einträge zeigen auf dieselbe Adresse; unterscheiden tut sie allein der Schlüssel. Nennen Sie im Auftrag ausdrücklich, um welche Gesellschaft es geht. Ein sorgfältiger Agent ruft zu Beginn auf jedem Server get_entity auf und hält fest, welcher Eintrag zu welcher Firma gehört, bevor er schreibt.

In Cursor trägt die Datei .cursor/mcp.json je Gesellschaft einen Eintrag mit url und headers; Umgebungsvariablen schreiben sich dort ${env:…}. Programme, die nur lokale Server starten, binden jede Gesellschaft über eine eigene Brücke mcp-remote an.

Verrechnungen zwischen Gesellschaften in beiden Büchern

Jede Seite einer konzerninternen Beziehung wird in ihrem eigenen Buch gebucht — mit dem Schlüssel dieser Gesellschaft.

• Leistungen der Holding, etwa eine Management-Fee: create_outgoing_invoice in der Holding (nach Ihrer Bestätigung von Empfänger und Betrag), book_incoming_invoice in der Tochter mit derselben Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer ist dort Grundlage der Dublettenprüfung.
• Darlehen und Verrechnungskonten: create_journal_entry in beiden Gesellschaften auf die Konten für Forderungen gegen bzw. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen. Die Kontonummern findet der Agent mit list_accounts und einem Suchbegriff wie „verbundene“.
• Zahlungen: match_bank_transaction ordnet die Überweisung in beiden Gesellschaften der jeweiligen Rechnung zu — als Ausgang bei der zahlenden, als Eingang bei der empfangenden Gesellschaft.
• Abstimmung: get_saldenliste in beiden Gesellschaften zum selben Stichtag. Der Agent stellt die Verrechnungskonten gegenüber und nennt Ihnen jede Differenz, statt sie auszubuchen.
• Umsatzsteuerliche Organschaft: Ist eine Tochter nach § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG eingegliedert, sind Leistungen zwischen den inländischen Unternehmensteilen Innenleistungen. Der Katalog kennt dafür den Schlüssel NSTB_INL (nicht steuerbar im Inland). Ob eine Organschaft vorliegt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Beispiel: die Management-Fee für das dritte Quartal

Ein Auftrag mit Beispielwerten:

Bitte die Management-Fee für Q3 2026 abrechnen: Holding an Tochter A,
6.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (Beispielwerte).
Rechnung in der Holding ausstellen, in Tochter A als Eingangsrechnung
buchen, zuerst als Probelauf. Vor dem Ausstellen alles zeigen.

Der Agent ruft auf den Servern holding und tochter-a get_entity auf und bestätigt die Zuordnung. In der Holding sucht er mit list_business_partners die Tochter als Kunden; fehlt sie, legt er sie mit create_business_partner an. Dann zeigt er Ihnen Empfänger, Positionen und Betrag und stellt erst nach Ihrem Ja mit create_outgoing_invoice aus.

In Tochter A sucht er die Holding als Lieferanten und bucht mit book_incoming_invoice — erst mit dry_run: true, damit Sie Aufwandskonto, Vorsteuer und Verbindlichkeit sehen, dann echt, mit der Rechnungsnummer der Holding. Geht die Zahlung ein, ordnet er sie in beiden Gesellschaften mit match_bank_transaction zu.

Gewinnausschüttungen und Beteiligungen

Für die Holding als Kapitalgesellschaft bleiben Bezüge aus Beteiligungen, etwa Gewinnausschüttungen einer Tochter, bei der Ermittlung des Einkommens außer Ansatz (§ 8b Abs. 1 Satz 1 KStG); 5 Prozent davon gelten als Ausgaben, die nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen (§ 8b Abs. 5 Satz 1 KStG). Lag die Beteiligung zu Beginn des Kalenderjahres unmittelbar unter 10 Prozent, gilt das nicht (§ 8b Abs. 4 KStG).

Der Agent bucht die Ausschüttung in beiden Büchern nach Ihrer Vorgabe. Die steuerliche Würdigung gehört in die Körperschaftsteuererklärung, die Sie in der App erstellen und freigeben. Die Kapitalertragsteuer-Anmeldung der ausschüttenden Tochter ist über die Schnittstelle benannt gesperrt; sie entsteht in der App.

Konzernabschluss: eigenes Modul, nicht der Agent

Ein Mutterunternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft mit Sitz im Inland stellt einen Konzernabschluss und einen Konzernlagebericht auf, wenn es auf ein Tochterunternehmen beherrschenden Einfluss ausüben kann — in den ersten fünf Monaten des Konzerngeschäftsjahres (§ 290 Abs. 1 HGB). § 293 Abs. 1 HGB befreit kleinere Gruppen nach Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmerzahl; ob das für Ihre Gruppe gilt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Das Jahresabschluss-Modul erstellt nur Einzelabschlüsse. Für Gruppen gibt es in der App die eigenen Bereiche Konsolidierung und Konzernabschluss; die Konsolidierung ist derzeit für Beta-Nutzer geöffnet. Sie arbeitet mit den abgeschlossenen Einzelabschlüssen der Gesellschaften desselben Arbeitsbereichs. Über die Schnittstelle sind diese Bereiche nicht erreichbar — der Agent sorgt dafür, dass die Einzelabschlüsse sauber vorbereitet sind.

Was in der App bleibt

• Je Gesellschaft das Anlegen der Schlüssel unter „KI-Agent & API“, durch Administratoren oder den Ersteller des Arbeitsbereichs, bestätigt mit dem zweiten Faktor.
• Bankanbindungen, Einstellungen jeder Gesellschaft und die Bankverbindungen der Geschäftspartner — auch der eigenen Schwestergesellschaften.
• Jahresabschluss, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung jeder Gesellschaft sowie jede Übermittlung an ELSTER über den Freigabe-Link mit Ihrer PIN.
• Konsolidierung und Konzernabschluss.

Häufige Fragen

Kann ein API-Schlüssel mehrere Gesellschaften erreichen?

Nein. Jeder Schlüssel gilt für genau eine Gesellschaft, die sich aus dem Schlüssel ergibt. Für mehrere Gesellschaften legen Sie je Gesellschaft einen Schlüssel an und tragen je einen Server ins KI-Programm ein.

Bucht der Agent Verrechnungen automatisch auf beiden Seiten?

Nur auf Ihren Auftrag und je Seite mit dem Schlüssel der betroffenen Gesellschaft. Rechnungen stellt er erst nach Ihrer Bestätigung aus; vor der Buchung in der Gegengesellschaft kann er einen Probelauf zeigen.

Wie stimmt der Agent Verrechnungskonten ab?

Er liest mit get_saldenliste die Salden beider Gesellschaften zum selben Stichtag, stellt die Konten für verbundene Unternehmen gegenüber und nennt Ihnen jede Differenz. Ausgebucht wird nur, was Sie entscheiden.

Erstellt der KI-Agent den Konzernabschluss?

Nein. Dafür gibt es in der App die eigenen Bereiche Konsolidierung und Konzernabschluss; über die Schnittstelle sind sie nicht erreichbar. Der Agent bereitet die Einzelabschlüsse der Gesellschaften vor.

Muss meine Holding einen Konzernabschluss aufstellen?

Die Pflicht ergibt sich aus § 290 HGB, sobald ein beherrschender Einfluss auf ein Tochterunternehmen besteht; § 293 HGB befreit kleinere Gruppen nach Größenmerkmalen. Ob die Befreiung greift, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Kann meine Kanzlei alle Gesellschaften sehen?

Ja, wenn Sie ihr je Gesellschaft einen Lese-Schlüssel geben oder sie in derselben Software mitarbeitet. Die Bücher bleiben dabei je Gesellschaft getrennt.