Vermögensverwaltende Immobilien-GmbH: Buchhaltung mit Ihrem KI-Agenten

Die Weichen stellen Sie in der App

Beim Einrichten einer Kapitalgesellschaft fragt die App: „Ist die Vermietung von Grundstücken oder Wohnungen Ihre Haupttätigkeit?“ und danach „Vermieten Sie mit Umsatzsteuer?“ mit den Antworten steuerfrei, Option nach § 9 UStG oder teils, teils. Bei „Ja“ sind Mieten Umsatzerlöse. Bei steuerfreier Vermietung behandelt die Software Vorsteuer aus Eingangsrechnungen auf allen Buchungswegen als nicht abziehbar und schlägt V0 vor; bei „teils, teils“ — etwa daneben Photovoltaik, Ferienwohnungen oder Verwaltung für Dritte — gibt sie einen Hinweis, weil die Vorsteuer dann nach § 15 Abs. 4 UStG aufzuteilen ist.

Diese Angaben ändert der Agent nicht; Einstellungen der Gesellschaft bleiben in der App. Unbeantwortete Fragen bleiben offen, angenommen wird nichts — und der Steuersatz einer Rechnung ergibt sich immer aus dem Beleg.

Die Steuerschlüssel einer Vermietungs-GmbH

Welcher Schlüssel wofür steht — und in welche Kennzahl der Voranmeldung er führt.

Mieteingänge zuordnen

Als Kapitalgesellschaft bilanziert die GmbH; ein Erlös entsteht deshalb am Beleg, nicht an der Bankzeile. Wählt der Agent für einen Mieteingang ohne Beleg ein Erlöskonto, bucht der Server die Zahlung nicht in die GuV, sondern parkt sie als offenen Posten. Damit die Miete als Erlös erscheint, braucht sie einen Beleg — etwa eine Mietrechnung (Sollstellung), die der Agent nach Ihrer Bestätigung von Mieter und Betrag mit create_outgoing_invoice und dem Schlüssel ST0 ausstellt.

Die Mieter führt die Buchhaltung als Debitoren; list_business_partners findet sie, create_business_partner legt neue an. Eingehende Mieten liest der Agent mit list_bank_transactions und ordnet sie mit match_bank_transaction der offenen Sollstellung zu; eine Teilzahlung lässt den Rest offen. list_open_items mit kind debitor zeigt danach, welche Mieten noch ausstehen — die Grundlage für ein freundliches Erinnerungsschreiben, das Sie selbst versenden.

Nebenkosten, Hausgeld und Versicherungen

• Vorauszahlungen der Mieter auf Neben- und Betriebskosten: als Erlös mit ST0, wie die Miete. Eine Erstattung aus der Betriebskostenabrechnung wird nicht mit dem Aufwand verrechnet.
• Hausgeld an die Wohnungseigentümergemeinschaft: Grundstücksaufwand mit V0. Der Anteil, der in die Erhaltungsrücklage fließt, ist mit der Zahlung noch kein Aufwand für eine Erhaltungsmaßnahme; die Jahresabrechnung der Gemeinschaft weist ihn aus.
• Gebäudeversicherung: Aufwand mit V0. Einen im Voraus bezahlten Jahresbeitrag grenzt der Agent zum Bilanzstichtag mit create_accrual ab.
• Hausverwaltung und Handwerker: Der Steuerschlüssel folgt dem Beleg; bei steuerfreier Vermietung behandelt die Software die Vorsteuer als nicht abziehbar.
• Gleichbleibende Monatszahlungen aus einem einzigen Beleg — etwa Hausgeld nach Wirtschaftsplan oder eine Versicherung in Monatsraten — ordnen Sie in der App über „Vorhandenen Beleg verwenden“ zu; ein Werkzeug dafür bietet die Schnittstelle nicht.
• Ein Werkzeug für die Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern bietet die Schnittstelle ebenfalls nicht; der Agent bucht deren Ergebnis.

Gebäude, Grund und Boden, AfA

Grund und Boden nutzt sich nicht ab, das Gebäude schon: Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens mit zeitlich begrenzter Nutzung sind die Anschaffungskosten planmäßig über die Nutzungsdauer abzuschreiben (§ 253 Abs. 3 HGB). Der Agent legt deshalb zwei Anlagegüter mit create_fixed_asset an: Grund und Boden mit method keine_afa, das Gebäude linear mit Nutzungsdauer oder AfA-Satz. Das Werkzeug erzeugt keine Zugangsbuchung — der Kaufpreis läuft über den Beleg, also den Kaufvertrag. Bereits gebuchte Anschaffungsnebenkosten wie Notar oder Grunderwerbsteuer ordnet book_fixed_asset_movement mit kind nachtraegliche_ak und der Kennung dieser Buchung der Anlage zu.

run_depreciation bucht die AfA des Geschäftsjahres, wahlweise nach Monaten oder Quartalen verteilt. Steuerlich regelt § 7 Abs. 4 EStG die Sätze: 3 % jährlich für Gebäude im Betriebsvermögen, die nicht Wohnzwecken dienen (Bauantrag nach dem 31. März 1985), sonst 3 % bei Fertigstellung nach dem 31. Dezember 2022, 2 % bei Fertigstellung von 1925 bis 2022 und 2,5 % davor. Für Wohngebäude, mit deren Herstellung nach dem 30. September 2023 und vor dem 1. Oktober 2029 begonnen wurde, erlaubt § 7 Abs. 5a EStG unter Bedingungen stattdessen 5 % vom jeweiligen Buchwert. Welcher Satz und welche Aufteilung des Kaufpreises gilt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Beispiel: der Monat für drei Wohnungen

Ein Auftrag Anfang November:

Bitte den Oktober 2026 für unsere drei Wohnungen abschließen:
Mieteingänge den Sollstellungen zuordnen, fehlende Mieten auflisten,
Hausgeld und Versicherung buchen, sofern Belege da sind.
Keine neue Rechnung ohne mein Okay.

Der Agent liest mit list_bank_transactions die Umsätze vom 1. bis 31. Oktober mit status unbooked und mit list_open_items die offenen Sollstellungen der Mieter. Passt ein Eingang auf den Cent, ordnet er ihn mit match_bank_transaction zu; bei Abweichungen fragt er nach. Fehlende Mieten listet er mit Mieter und Betrag auf.

Für Hausgeld und Versicherung sucht er mit list_receipts die Belege. Liegt ein Beleg vor, holt er get_receipt_proposal, prüft, dass V0 vorgeschlagen ist, und bucht nach Ihrer Freigabe mit confirm_receipt. Fehlt der Beleg, sagt er es Ihnen, statt die Zahlung frei auf ein Aufwandskonto zu buchen.

Gewerbesteuer: die erweiterte Kürzung, sachlich

Die Summe aus Gewinn und Hinzurechnungen wird um die als Betriebsausgabe erfasste Grundsteuer für Grundbesitz im Betriebsvermögen gekürzt (§ 9 Nr. 1 Satz 1 GewStG in der geltenden Fassung). An deren Stelle tritt auf Antrag bei Unternehmen, die ausschließlich eigenen Grundbesitz oder daneben eigenes Kapitalvermögen verwalten und nutzen (oder bestimmte Wohnungsbauten betreuen oder errichten und veräußern), die Kürzung um den Teil des Gewerbeertrags, der auf die Verwaltung und Nutzung des eigenen Grundbesitzes entfällt (§ 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG).

Die Gewerbesteuererklärung in der App hat dafür ein eigenes Feld; den Betrag tragen Sie dort ein. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, prüft der Agent nicht — das ist eine Frage für Ihre Kanzlei. Nach der Freigabe in der App kann er die Erklärung mit check_tax_filing (art gewst) amtlich prüfen und mit prepare_tax_filing die Übermittlung vorbereiten.

Was in der App bleibt

• Die Fragen zur Vermietung als Haupttätigkeit und zur Umsatzsteuer der Vermietung.
• Bankanbindung, Bankverbindungen der Mieter und alle übrigen Einstellungen der Gesellschaft.
• Jahresabschluss, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung samt Antrag auf erweiterte Kürzung.
• Die Aufteilung der Vorsteuer bei gemischter Nutzung und jede Übermittlung an ELSTER über den Freigabe-Link mit Ihrer PIN.

Häufige Fragen

Ist die Miete einer Immobilien-GmbH umsatzsteuerfrei?

Die Vermietung von Grundstücken und Wohnungen ist nach § 4 Nr. 12 Satz 1 Buchst. a UStG steuerfrei. Gegenüber Unternehmern kann der Vermieter nach § 9 UStG optieren, wenn der Mieter das Grundstück für Umsätze mit Vorsteuerabzug nutzt; bei Wohnraum scheidet das aus.

Kann die GmbH die Vorsteuer aus Handwerkerrechnungen abziehen?

Nicht, soweit die Leistungen der steuerfreien Vermietung dienen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Ist in der App „steuerfrei“ gewählt, schlägt die Software für solche Rechnungen V0 vor. Bei gemischter Nutzung ist aufzuteilen.

Wie bucht der Agent die Gebäude-AfA?

Er nimmt Grund und Boden (ohne AfA) und Gebäude (linear) getrennt mit create_fixed_asset ins Anlagenverzeichnis auf und bucht mit run_depreciation die AfA des Geschäftsjahres. Den Kaufpreis bucht er über den Beleg.

Prüft der Agent, ob die erweiterte Kürzung möglich ist?

Nein. Der Antrag nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG gehört in die Gewerbesteuererklärung in der App; ob die Voraussetzungen vorliegen, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Wie kommen Mieten ohne Rechnung in die Buchhaltung?

Ohne Beleg parkt der Server einen Mieteingang als offenen Posten, weil eine bilanzierende GmbH Erlöse am Beleg bucht. Üblich ist eine Sollstellung je Mieter, die der Agent nach Ihrer Bestätigung als Ausgangsrechnung mit ST0 ausstellt und der Zahlung zuordnet.

Was passiert, wenn die GmbH teils steuerpflichtig vermietet?

Dann wählen Sie in der App „teils, teils“. Die Software gibt einen Hinweis, statt die Vorsteuer pauschal zu streichen, weil sie nach § 15 Abs. 4 UStG aufzuteilen ist; die Aufteilung klären Sie mit Ihrer Kanzlei.